Les délégations nationales du Congrès sont composées de représentants de collectivités locales ou régionales des 46 Etats membres du Conseil de l'Europe, ainsi que des pays Partenaires pour la démocratie locale. Ces représentants sont soit titulaires d’un mandat général au sein d’une collectivité locale ou régionale résultant d’une élection directe, soit politiquement responsables devant une assemblée directement élue.

Les Représentants et les Suppléants sont désignés selon une procédure propre à chaque Etat membre pour une durée de cinq ans. Ils sont répartis par délégation nationale entre la Chambre des pouvoirs locaux et la Chambre des régions du Congrès.

Chaque délégation doit respecter des critères pour une représentation équitable

Une répartition géographique équilibrée de la délégation sur le territoire de l’Etat membre ;
Une représentation équitable des différentes catégories de collectivités locales et régionales existant dans l’Etat membre ;
Une représentation équitable des différents courants politiques présents dans les organes des collectivités territoriales.
Une représentation équitable des femmes et des hommes. Depuis 2008, toute délégation doit comprendre des représentants des deux sexes avec une participation d’au moins 30% du sexe sous représenté.

Les secrétaires de délégation, interlocuteurs privilégiés du Congrès

Chaque délégation nationale désigne un secrétaire de délégation. Celui-ci est, avec le Président de la délégation, l’interlocuteur privilégié du Secrétariat du Congrès. Il a un rôle clé d’échange d’informations notamment dans le cadre du renouvellement des délégations nationales tous les deux ans et suite aux élections locales ou régionales.

Le secrétaire de délégation est également à la disposition des élus pour les aider et les conseiller. Il facilite, en particulier, la participation aux travaux du Congrès dans le cadre des sessions, commissions, conférences, groupes de travail, missions d’observations d’élections…