Les Délégués ont adopté des lignes directrices pour l’organisation des sessions ministérielles.
4.1. Format
4.2. Ordre du jour
4.3. Participation
4.4. Liste des orateurs
4.5. Interprétation
4.1. Format
Les sessions ministérielles se déroulent en deux parties : une session formelle et des discussions informelles (souvent au cours d’un déjeuner/dîner de travail). Les arrangements concernant le format – y compris la séquence de session formelle et de discussions informelles – font l’objet d’une décision au cas par cas, pour chaque session, par les présidences sortante et entrante, en consultation avec les Etats membres.
4.2. Ordre du jour
Les présidences sortante et entrante prennent l’initiative de proposer des sujets, en consultation étroite avec les Etats membres, en particulier le pays représentant la Présidence de l’UE, ainsi qu’avec le/la SG. Pour que les sessions ministérielles suscitent l’intérêt des ministres, il conviendrait de choisir des sujets politiques d’actualité et revêtant une certaine urgence sur lesquelles une discussion au niveau paneuropéen du Conseil présenterait une valeur ajoutée.
L’ordre du jour de la session ministérielle formelle inclut généralement :
- des questions institutionnelles liées à la passation de pouvoirs entre la présidence sortante et la présidence entrante (bilan des réalisations de la présidence sortante et présentation des priorités de la présidence entrante) ;
- des questions d’ordre général ou particulier que les Ministres souhaiteraient soulever au cours d’une intervention qui serait limitée dans le temps ;
- des points appelant une décision au niveau ministériel suite aux travaux menés pendant les six mois de la présidence sortante, qui seraient traités sans débat (ils seraient inclus dans le relevé de décisions et ne seraient discutés que sur demande expresse d’un Etat membre).
Sur cette base, un ordre du jour provisoire est préparé par le/la SG, en consultation avec les présidences sortante et entrante, pour examen par les Délégués. Un État membre ou le/la SG peut demander qu’un point soit inclus à l'ordre du jour provisoire. La décision finale sur le projet d'ordre du jour est prise par les Délégués.
L'ordre du jour est adopté formellement au début de la session.
Lors des discussions informelles, les Ministres des Affaires étrangères peuvent aborder un thème politique d’actualité directement lié à leur mandat et dans un cadre strictement paneuropéen. Le thème retenu est généralement introduit par la présidence. En fonction à nouveau du thème, une personnalité de premier plan pourrait être invitée pour introduire le sujet ou donner son sentiment. Les discussions conduisent à la préparation de conclusions par la présidence.
4.3. Participation
Participation à la session formelle :
- le/la Président(e) de l’Assemblée est invité(e) à toutes les sessions ministérielles3. En fonction des thèmes, le/la Président(e) de la Cour, le/la Président(e) du Congrès, le/la Président(e) de la Conférence des OINGs, ainsi que le/la Commissaire aux Droits de l’Homme, pourraient également être invités.
- le/la Haut(e)-Représentant(e) de l’UE pour les affaires étrangères et la politique de sécurité est invité(e), comme le sont les ministres des Affaires étrangères des Etats observateurs.
- d’autres participants en dehors du Conseil sont invités sur une base ad hoc.
La participation aux discussions informelles est déterminée au cas par cas par la présidence après consultation des Etats membres.
4.4. Liste des orateurs
Au cours de la session formelle, la liste des orateurs est établie sous la responsabilité de la présidence. Le temps de parole est attribué aux ministres et personnalités politiques. Les États membres peuvent présenter des positions nationales contenant des déclarations détaillées par écrit sur les sujets de discussion, soit pour fournir une déclaration plus détaillée sur une question que le temps alloué ne permet pas de faire, soit pour que les délégations qui ne sont pas représentées au niveau ministériel/politique puissent donner leurs points de vue. Les documents doivent être soumis dans l'une des langues officielles.
Il n’y a pas de liste des orateurs pour les discussions informelles.
4.5. Interprétation
Au cours de la session formelle, outre les deux langues officielles, l'interprétation simultanée est assurée en allemand, italien et russe, ainsi qu’en espagnol (passif).
Au cours du déjeuner/dîner de travail informel, l'interprétation simultanée est assurée en anglais et en français4.
|
