Lors de sa 40^ème réunion plénière (Strasbourg, 15-16 juin 2023), la CEPEJ a adopté un nouvel outil destiné à aider les pays à réduire les arriérés d'affaires judiciaires, un problème fréquent rencontré par de nombreux Etats et très préjudiciable au droit à un procès équitable dans un délai raisonnable consacré par l'article 6 de la Convention européenne des droits de l'homme. Cet outil répond aux demandes de nombreux Etats à la suite desquelles la CEPEJ à adopter une " Note de réflexion sur la préparation d'un outil de la CEPEJ pour réduire les arriérés judiciaires " préparée par le Groupe de travail de la CEPEJ sur la gestion du temps judiciaire (CEPEJ-SATURN) en décembre 2022, et à constituer un Groupe de travail ad hoc chargé de préparer l'outil pour la prochaine réunion plénière de juin 2023.

La notion d'"arriéré" fait référence aux affaires pendantes dans le tribunal concerné qui n’ont pas été résolues dans un délais-cadre*. Cette accumulation d'affaires pendantes découle de divers problèmes, tels qu'un cadre juridique inadéquat, tels que des ressources insuffisantes au sein des tribunaux pour traiter des affaires entrantes, de lacunes dans les pratiques de gestion des affaires. Cette situation est problématique car elle entraîne des retards importants dans les affaires judiciaires, augmente le coût des procédures judiciaires, contribue à l'insécurité juridique et a un impact négatif sur la perception et la confiance du public dans les systèmes judiciaires. 

C'est précisément pour remédier à cette dynamique préjudiciable que la CEPEJ a créé cet outil. Son objectif principal est de donner des indications générales sur la manière d’identifier le problème dans un système judiciaire donné et de fournir des exemples qui pourraient inspirer des actions visant à résoudre et prévenir les retards de procédure au sein des Etats membres.

La méthodologie étape par étape mise en place par la CEPEJ dans cet outil se présente en quatre phases stratégiques :

Premièrement, l'identification des raisons des arriérés grâce à une analyse quantitative et qualitative, se fondant à la fois sur des données statistiques relatives aux affaires judiciaires (par exemple, le nombre d'affaires entrantes/résolues/pendantes/en attente, l'âge des affaires pendantes, la durée des procédures, le nombre de juges, etc.), sur les indicateurs d'efficacité de la CEPEJ (tels que le Clearance Rate et le Disposition Time) et sur une analyse juridique et opérationnelle (par exemple, la règlementation et les règles de procédure, la disponibilité et l'utilisation efficace des ressources, les pratiques des tribunaux et l'organisation interne du travail des tribunaux).

Deuxièmement, le développement d'une stratégie concrète et ciblée, qui implique la définition d'objectifs à différents niveaux (au niveau des juges, au niveau des tribunaux, au niveau du système judiciaire dans son ensemble) et l'adoption de certaines mesures correspondant aux causes du problème identifié dans la première étape (mesures pouvant porter sur le cadre législatif, l'organisation des systèmes judiciaires, la formation juridique, l'allocation des ressources, la numérisation des systèmes judiciaires, l'interaction avec les acteurs de la justice, la gestion des tribunaux et la gestion des dossiers).

Troisièmement, la mise en place de mécanismes de contrôle réguliers pour suivre la réalisation des objectifs. Ce contrôle va de pair avec la mise en œuvre de la stratégie, en mettant l'accent à la fois sur la qualité, la rapidité et la pertinence des diverses activités de réduction de l'arriéré pour atteindre les résultats souhaités.

Enfin, assurer la durabilité afin d'éviter que les arriérés ne se reproduisent à l'avenir. Cette dernière étape consiste à définir des orientations pour l'efficacité future des systèmes judiciaires sur la base des enseignements tirés, de l'analyse des flux d'affaires prévisibles et des tendances futures.

En identifiant les domaines où les arriérés se forment, en comprenant les causes sous-jacentes et en proposant des mesures pour traiter les arriérés à différents niveaux des systèmes judiciaires, cet outil offre des approches adaptables aux circonstances spécifiques d'un système judiciaire, plutôt qu'un ensemble fixe de solutions. Pour assurer une mise en œuvre efficace de cet outil, il est recommandé de s’appuyer sur le savoir-faire de la CEPEJ et de ses experts afin de procéder aux ajustements nécessaires et de créer des solutions sur mesure pour les besoins spécifiques d'un système judiciaire. Sa mise en œuvre nécessitera également une coopération étroite avec les tribunaux et les institutions judiciaires pour générer, tester et appliquer des solutions aux problèmes identifiés à la fois au niveau du système et au niveau local. Basé sur l'expérience acquise lors de sa mise en œuvre pratique, cet outil est destiné à évoluer, ce qui en fait une ressource dynamique qui sera mise à jour en conséquence.