Les rapports concernant les actes répréhensibles seront examinés par la DIO pour évaluer s'il existe un risque de représailles. S'il apparaît à la DIO qu'un membre du Secrétariat risque de subir des représailles, ou que des représailles contre un membre du Secrétariat sont en cours, elle en informera le Directeur des Ressources Humaines (DRH) afin que des mesures de protection appropriées puissent être mises en œuvre et, si nécessaire, recommandera au/à la Secrétaire Général/e que d'autres mesures provisoires soient prises.

L'avis du membre du Secrétariat visé par les représailles alléguées sera pris en compte lors de la formulation des mesures de protection et il sera informé de toute mesure à prendre. La DRH pourra demander conseil au Conseiller en éthique à cet égard.

• La division de l'Investigation développe et organise des formations : en interne en présentiel, des cours en ligne, des vidéos et d'autres supports pour les agents afin d'accroître la sensibilisation et la vigilance en matière de fraude et d'éthique, de corruption ou d'actes répréhensibles.
• Des formations sont également délivrées sur demande spécifique d'une entité et tiennent compte des besoins spécifiques.

La DIO s'engage à aider les managers à effectuer des évaluations des risques de fraude et à faire face au risque de fraude survenant dans leurs activités opérationnelles.

Une évaluation des risques de fraude est un processus dynamique et proactif visant à identifier et évaluer les risques de fraude qui pourraient empêcher une organisation d'atteindre ses objectifs. L'évaluation devrait porter, entre autres, sur le risque :

• de rapports financiers frauduleux,
• de rapports extra-financiers frauduleux,
• de détournement d'actifs, et
• d’autres actes illégaux (y compris la corruption).
   

L'évaluation tient compte de divers éléments, notamment :

• des facteurs internes et externes,
• des types de fraude et risques associés (y compris pour le contournement des contrôles par le mangement),
• de probabilités et importances estimées des risques identifiés,
• des activités existantes de lutte contre la fraude et leur efficacité.
• de réponse aux risques (tolérance au risque), etc.

Elle vise également à aider le management à prendre des décisions éclairées pour faire face aux risques de fraude identifiés, communiquer les résultats, ainsi que sensibiliser et promouvoir les meilleures pratiques. Plus d'informations peuvent être trouvées sur le site Intranet respectif (pour les membres du Secrétariat uniquement).

• La DIO collecte et gère les déclarations d'intérêts soumises par les membres du Secrétariat, dans le respect du cadre légal applicable.
• Les managers et tous les membres du Secrétariat impliqués dans les achats doivent soumettre une déclaration d'intérêts au début de chaque année et déclarer tout changement concernant leur situation ou leurs intérêts au cours d'une année civile. La DIO analyse ensuite les déclarations soumises, émet des recommandations pour atténuer les risques et assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations.

 Déclaration d'intérêts dans le contexte des achats et l'octroi de subventions (pour les membres du personnel uniquement).

• La Division de l’Investigation contribue à l'élaboration ou à la modification des règles internes relatives aux actes répréhensibles et aux processus d’investigation et élabore ses propres lignes directrices internes.
• Les recommandations habituellement formulées (mais pas exclusivement) suite à un examen préliminaire ou une investigation, résultent également d'une analyse des risques de fraude ou d'une demande de conseil faite directement auprès de la DIO.