Examen préalable pour déterminer si les allégations relèvent du mandat de la DIO.

L'examen préliminaire a pour objectif d'enregistrer et d'établir les faits basiques, y compris : comment, quand et par qui l'allégation a été signalée ; la nature des allégations ; l'identité de l'auteur présumé du délit, si elle est connue ; l'identité de tout témoin ou autre personne impliquée dans les allégations ; si les faits allégués peuvent être étayés ; et les règles ou règlements internes qui pourraient avoir été enfreints.

Il vise, entre autres, à évaluer si les faits allégués peuvent être étayés, à vérifier quelles pièces justificatives ou autres éléments peuvent être trouvés, à conserver et à sécuriser les preuves de base et à déterminer si une investigation est justifiée ou non.

Si, sur la base des résultats de l'examen préliminaire, le/la Directeur/trice de la DIO décide qu'il existe des motifs suffisants, il/elle peut décider d'ouvrir une investigation afin d'établir les faits pertinents et, si nécessaire, faire des recommandations à cet égard. L'investigation pourrait notamment consister en la collecte et la sécurisation de preuves matérielles, documentaires, numériques ou testimoniaux, et la production d'un rapport d'investigation confidentiel.

• Les rapports produits dans le contexte d'une investigation sont soumis au/à la Secrétaire Général/e et peuvent inclure des recommandations de suivi disciplinaires, financiers ou administratifs, ou le transfert d'informations aux autorités judiciaires nationales ou autres, compétentes pour investiguer davantage.
• La DIO doit également rendre compte au senior management de tout risque, faiblesse du contrôle interne ou autre lacune détectée à la suite d'un examen préliminaire ou d'une investigation et émettre des recommandations pour y remédier.
• La DIO peut renvoyer le cas à un autre organe ou entité du Conseil de l’Europe pour un suivi non disciplinaire (y compris le recouvrement financier, si nécessaire).
• La DIO peut également saisir, à tout stade de la procédure, le/la Secrétaire Général/e pour suite à donner si elle estime que des mesures provisoires doivent être prises ou le/la Directeur/trice des Ressources Humaines si des mesures conservatoires sont jugées nécessaires.
• La Division de l’Investigation assure le suivi de la mise en œuvre des recommandations relatives aux examens préliminaires et aux investigations.
• La Division de l’Investigation peut coordonner des activités avec d'autres organes du Conseil de l’Europe et des parties prenantes externes.

Le/la Secrétaire Général/e a le droit de décider de l'ouverture ou non d'une procédure disciplinaire et d'imposer une sanction disciplinaire, ainsi que des suites à donner aux recommandations formulées par la DIO à la suite d'une examen préliminaire ou d'une investigation.