Si vous vous êtes un agent du Conseil de l'Europe :

• Vous avez l’obligation, au sens de l’Arrêté n° 1327 de signaler toute conduite dont vous avez des raisons plausibles de croire qu’elle constitue un fait de fraude ou de corruption et qui est liée à la mise en œuvre des activités du Conseil de l’Europe et à l’utilisation de ses fonds et de ses ressources ;
• Cette obligation s’applique quelles que soient les personnes faisant l’objet des suspicions (exemple : des personnes relevant de l’effectif du Secrétariat Général quels que soient leurs rangs, leurs fonctions ou leurs qualités, ainsi que les tiers), et quelle que soit l’origine des suspicions (exemple : si des tiers vous ont signalé des suspicions de fraude ou corruption).
• Si vous avez des doutes en ce qui concerne votre obligation de signalement, veuillez vous adresser à la DIO en toute confidentialité. Tout manquement aux dispositions de l'Arrêté n°1327 pourrait entraîner une sanction disciplinaire.

Si vous n'êtes pas un agent mais vous intervenez dans les activités de l’Organisation, quel que soit le lieu où elles se tiennent, vous êtes encouragé à signaler toute conduite dont vous avez des raisons plausibles de croire qu’elle constitue un fait de fraude ou de corruption lié à la mise en œuvre des activités du Conseil de l’Europe et à l’utilisation de ses fonds et ressources.

L’Arrêté n° 1327 :

• stipule que "l’identité de la personne qui effectue le signalement […] n’est pas divulguée, sauf avec son autorisation expresse" ;
• permet que le signalement de suspicions de fraude ou corruption soit fait de façon anonyme.
   

Il va sans dire que la protection de l’identité des personnes qui signalent des suspicions de fraude ou corruption et le respect de la confidentialité tout au long du processus d’examen sont extrêmement importants. La DIO attache la plus grande importance au respect de ces principes, applique les plus hautes normes professionnelles et se conforme au Certified Fraud Examiners Code of Professional Standards.

La façon dont l’identité de la personne qui effectue le signalement est protégée dépend de la façon dont les suspicions sont transmises à la DIO :

• Si vous divulguez votre identité à la DIO, uniquement les agents de la DIO* qui ont le droit d’accéder à votre signalement connaîtront votre identité. Dans la mesure du possible, la DIO ne divulguera pas votre identité sauf avec votre autorisation expresse.
• Si vous ne souhaitez pas divulguer votre identité à la DIO, la DIO ne connaîtra pas votre identité (à moins que vous ne le fassiez savoir à la DIO ou autres parties) et traitera votre signalement comme anonyme.

Veuillez noter que, si vous utilisez le compte de messagerie électronique ou le numéro de téléphone dédié, l’adresse électronique ou le numéro de téléphone utilisés seront visibles pour les agents de la DIO autorisés à accéder aux messages.*

Si vous ne souhaitez pas divulguer votre identité, merci d’indiquer malgré tout un moyen de vous joindre afin que la DIO puisse vous demander un complément d’information dans le cadre de l’évaluation préliminaire.

^* Le Directeur, la Chef de la Division de l’audit interne et l'Investigatrice au sein de la Direction de l’audit interne et de l’évaluation

Toutes les informations ou preuves rassemblées au cours d’un examen préliminaire et/ou d’une investigation sont à caractère sensible.

Tout membre du personnel intervenant dans un examen préliminaire ou une investigation doit respecter la confidentialité des informations rassemblées, y compris le fait qu’un processus d’examen est en cours.

Cette obligation s’applique à toutes personnes intervenant dans un examen préliminaire ou une investigation quel que soit leur rôle (investigateur(trice), plaignant(e), témoin, personne faisant l’objet de l’investigation, et toute tierce partie participante).

Afin de renforcer cette obligation, la DIO peut demander aux membres du personnel intervenant dans une évaluation préliminaire ou une investigation de signer une déclaration de confidentialité ad hoc et déclarer tout intérêt pouvant influencer leur jugement et entraver l’impartialité et l’objectivité dans le processus.

Tout manquement aux dispositions de confidentialité et intégrité peut entraîner une sanction disciplinaire.

L’Arrêté n° 1327 prévoit que toute personne qui signale des suspicions de fraude ou corruption, a droit à une protection contre les mesures de rétorsion.Cette protection :

• peut être fournie seulement si la personne signalant des suspicions de fraude ou corruption divulgue son identité à la DIO ;
• peut aussi être fournie aux personnes suspectées à tort d’avoir signalé une suspicion de fraude ou corruption.

La protection contre les mesures de rétorsion s’applique quel qu’en soit l’auteur. La protection offerte peut varier selon le caractère des mesures de rétorsion et peut comprendre par exemple la réattribution provisionnelle de l’agent dans une autre fonction, l’interdiction à l’auteur de la mesure de rétorsion à l’accès aux locaux du Conseil de l’Europe ou l’arrêt de sa collaboration avec le Conseil de l’Europe.

Si vous estimez avoir fait l’objet d’une mesure de rétorsion et :

• la mesure de rétorsion constitue, selon vous, un acte de harcèlement sexuel ou moral, vous pouvez avoir recours aux procédures prévues par l’Arrêté n° 1292 du 3 septembre 2010 relatif à la protection de la dignité de la personne au Conseil de l’Europe ;
• la mesure de rétorsion a un caractère autre qu’un acte de harcèlement sexuel ou moral, vous pouvez demander l’assistance et les conseils du/de la Directeur/trice général/e de l’administration.

Veuillez noter que l’Arrêté n° 1327 ne protège pas la communication d’allégations de fraude ou de corruption dont l’auteur sait qu’elles sont inexactes (i.e. injure ou dénonciation calomnieuse commise de mauvaise foi).
 

Pour plus de détails sur la protection contre les mesures de rétorsion veuillez consulter l’Arrêté n° 1327 du 10 janvier 2011 relatif à la vigilance et à la prévention en matière de fraude et de corruption.

Dans le cadre des examinations de cas de fraude et corruption, en plus de l'obligation de signaler toute suspicion de fraude ou corruption (question n° 1) les agents qui relèvent de l’effectif du Secrétariat ont les obligations suivantes :

Obligation de confidentialité
Si vous êtes impliqué dans un examen préliminaire ou une investigation ou si vous prenez connaissance par un autre biais d’allégations de fraude ou corruption qui ont été signalées à la DIO, vous devez impérativement respecter la confidentialité des informations – y compris le fait qu’une évaluation préliminaire ou une investigation est en cours. L’identité des personnes à l’origine des allégations et des témoins ne sera pas divulguée (qu’elles soient agents ou pas) à moins de leur autorisation expresse, que ce soient à des personnes internes ou externes au Conseil de l’Europe.

Obligation de coopération
Si vous êtes invité à un entretien par les personnes procédant à un examen préliminaire ou menant une investigation, vous avez l’obligation de coopérer pleinement et de divulguer toutes les informations en votre possession qui pourraient être pertinentes.

Tout manquement à se conformer à ces obligations pourrait entraîner une sanction disciplinaire. Cependant, vous ne pouvez pas encourir de sanctions pour n’avoir pas répondu à des questions susceptibles de vous conduire à vous auto-incriminer.

Conformément à l'Instruction n°65 du 28 juin 2016 relative aux investigations, les droits suivants s’appliquent à toute personne faisant l’objet d’une investigation sur un fait présumé de fraude et/ou de corruption :

Droit d’être informé
Si la DIO ouvre une investigation, vous devez être informé(e) de l’ouverture de celle-ci, sans retard injustifié et par écrit, de la nature des allégations, ainsi que des noms des personnes qui mèneront l’investigation, de la procédure à suivre et des délais de celle-ci. Si, pendant l’investigation, des opérations d’analyse numérique sont nécessaires, vous serez informé(e), dans le cadre des besoins légitimes de l’investigation, des raisons de l’accès et des données concernées et vous serez invité(e) à être présent(e) durant l’ouverture des fichiers de données électroniques. Enfin, s’il n’existe pas suffisamment de preuves à l’appui pour justifier la rédaction d’un rapport sur de possibles faits de fraude et/ou de corruption, vous serez informé(e) par écrit de la clôture de l’investigation ; sinon, vous recevrez le rapport d’investigation avant qu’il soit envoyé au Secrétaire Général.

Droit d’assistance
Si vous êtes invité(e) à un entretien, vous avez le droit d’être accompagné(e) d’un agent de votre choix (sous réserve que celui-ci ne soit pas directement concerné par l’investigation et/ou qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêts). Veuillez noter que le rôle de la personne qui vous accompagne est d’agir en tant qu’observateur, et non de répondre à votre place aux questions.

Droit d’être entendu(e)
Pendant une investigation, vous aurez la possibilité d’expliquer votre conduite, de désigner des témoins et d’autres éléments de preuve pertinents et de présenter des informations. Vous serez invité(e) à lire, ajouter des commentaires et signer le compte rendu de l’entretien. Enfin, vous aurez la possibilité de commenter le rapport d’investigation s'il y a lieu, avant qu’il soit envoyé au Secrétaire Général.

Droit à une procédure équitable
Les personnes chargées d’effectuer un examen préliminaire et/ou une investigation doivent être objectives et indépendantes. Elles en réfèrent exclusivement au/à la Directeur/trice de l’audit interne et de l’évaluation, et ne peuvent pas recevoir d’instructions d’autres personnes à cet égard. Elles doivent immédiatement signaler au/à la Directeur/trice de l’audit interne et de l’évaluation tout conflit d’intérêts susceptible d’apparaître à cet égard.

En principe, toute suspicion de fraude ou corruption devrait être signalée à la DIO. Nous vous demandons de :

• ne pas attendre d’avoir des preuves complètes qu’il y a eu fraude ou corruption, avant de signaler vos suspicions ;
• ne pas mener votre propre enquête avant de décider le signalement des suspicions.

Veuillez noter que même une information limitée ou une question peuvent se relever utile à la DIO. Un petit élément d’information ou un doute peuvent être liés à d’autres informations sur le même sujet reçues par la DIO par une autre source, et leur effet combiné pourrait constituer une information pertinente qui requiert un examen plus approfondi.

Les agents de la DIO sont spécifiquement formés pour examiner des suspicions de fraude ou corruption et assurer que cela soit fait selon la norme professionnelle la plus élevée.

Si vous n’êtes pas certain de devoir signaler une suspicion, veuillez contacter la DIO à titre confidentiel (sans indiquer l’identité de la personne faisant l’objet de votre suspicion si vous ne le souhaitez pas).

Veuillez noter que l’Arrêté n° 1327 prévoit que toute communication d’allégations de fraude ou de corruption dont l’auteur sait qu’elles sont inexactes, constitue une violation des instruments réglementaires internes du Conseil de l’Europe.
 

Cette disposition s’applique seulement aux allégations dont l’auteur sait clairement qu’elles sont inexactes (i.e. injure ou dénonciation calomnieuse commise de mauvaise foi) et ne s’applique pas au signalement des suspicions fait en toute bonne foi.

Selon l’Arrêté n° 1327 :

• On entend par "corruption" le fait de solliciter, d’offrir, de donner ou d’accepter, directement ou indirectement, une commission illicite, ou un autre avantage indu ou la promesse d’un tel avantage indu qui affecte l’exercice normal d’une fonction ou le comportement requis du bénéficiaire de la commission illicite, ou de l’avantage indu ou de la promesse d’un tel avantage indu ;

• On entend par "fraude" tout acte ou omission illégale caractérisé par la tromperie, la dissimulation ou l’abus de confiance, commis dans l’intention d’obtenir de l’argent, des biens ou des services, d’éviter le paiement ou la perte de services, ou d’obtenir un avantage personnel ou professionnel, s’accompagnant ou non de menaces de violence ou de recours à la force physique.