La gestion budgétaire et financière est un élément crucial de la gestion de projet. C'est d'autant plus vrai pour les subventions que le Fonds européen pour la jeunesse accorde aux organisations de jeunesse, puisque le budget du FEJ est composé d'argent public pour lequel il doit y avoir transparence et responsabilité.

Pour les organisations de jeunesse, la gestion financière est un processus continu lié aux activités menées par les organisations pour remplir leur mission. S'assurer que l'argent est bien dépensé et qu'il n'y a pas de pertes qui auraient pu être évitées fait également partie de la durabilité des organisations.

Dans le cadre des projets soutenus par le FEJ, la gestion financière et budgétaire est considérée comme faisant partie intégrante de ce dont l'organisation bénéficiaire doit s'occuper, depuis le moment où elle développe son idée de projet jusqu'à ce qu'elle finalise le rapport du projet et que son rapport soit accepté par le FEJ.

Cette page présente les paramètres et les règles des subventions du Fonds européen pour la jeunesse.

Pour chaque demande de subvention, l'ONG candidate devra remplir un budget, indiquant les coûts du projet par types de dépenses et les montants prévus, et une fiche de recettes indiquant les sources de financement. Avant de commencer à les remplir, les ONG doivent se familiariser avec les instructions pour la gestion financière et le rapport financier du FEJ. Ces règles sont fondamentales pour l'élaboration d'un budget cohérent.

Règles budgétaires pour les activités pilotes

  • Lors de votre candidature, vous devez indiquer la durée totale du projet, et pas seulement les dates de la rencontre des jeunes. Veuillez noter que la durée totale du projet signifie la période pendant laquelle les coûts du projet sont encourus.
  • Subvention maximale : 15 000 euros couvrant les coûts directs du projet.
  • Lors de votre candidature, vous devez indiquer la durée complète du projet. Veuillez noter que la durée totale du projet désigne la période au cours de laquelle les coûts du projet sont engagés et les activités du projet, y compris les préparatifs ou l'évaluation, se déroulent.
  • Aucun cofinancement n'est requis.
  • Paiement de la subvention par le FEJ : premier versement, 80 % environ 10 semaines avant le début du projet et le respect des conditions du contrat (le cas échéant), et 20 % versés après réception et approbation du rapport final du projet.
  • Pour en savoir plus, consultez la page spécifique.
  • Pour les projets approuvé jusqu'à la date limite du 1er juin 2023 inclus, le budget peut inclure les frais administratifs, qui peuvent concerner les salaires, le loyer des bureaux, les assurances, les factures d'électricité, d'eau et de chauffage, jusqu'à 7 % de la subvention accordée.
  • Pour les projets à partir de la date limite du 1er septembre 2023, le budget peut inclure jusqu'à 7 % de la subvention accordée pour les frais administratifs, c'est-à-dire les frais de chauffage, d'eau, d'électricité, le loyer des bureaux et les assurances, et jusqu'à 10 % de la subvention accordée pour les salaires pour la coordination du projet.

Règles budgétaires pour les activités internationales

  • Subvention maximale : 25 000 euros, qui couvrent jusqu'à 2/3 du total des coûts réels du projet. Les coûts pouvant être couverts par la subvention du FEJ sont les suivants : voyage des participants, hébergement et repas, honoraires des formateurs ou des experts, production de matériel, location de salles et d'équipements. À compter de la date limite du 1er avril 2023, le projet peut également inclure jusqu'à 7% de frais administratifs de la subvention accordée pour le loyer des bureaux, l'électricité, l'eau et le chauffage et les assurances, et jusqu'à 10% pour les salaires pour la coordination du projet.
  • Lors de votre candidature, vous devez indiquer la durée complète du projet, pas seulement les dates de la rencontre des jeunes. Veuillez noter que la durée totale du projet désigne la période au cours de laquelle les coûts du projet sont engagés et quand les activités du projet, y compris les préparatifs ou l'évaluation, se déroulent. Le projet doit se dérouler pendant une année civile (il doit donc finir au plus tard fin décembre de l'année concernée).
  • Le cofinancement doit couvrir au moins 1/3 du budget du projet.
  • Le budget peut inclure la VTR, jusqu'à 15% du budget total (c'est-à-dire les dépenses totales du projet moins le VTR).  Le bénévole ne peut pas être rémunéré (bien que le voyage, le logement et la nourriture puissent être couverts) mais la valeur monétaire de sa contribution peut être incluse. Si la VTR est utilisée, elle doit être présente à la fois dans les dépenses et les recettes, et le montant doit être le même dans les deux tableaux. Pour en savoir plus, consultez la page spécifique.
  • Paiement de la subvention par le FEJ : premier versement, 80% environ 10 semaines avant le début du projet et le respect des conditions du contrat (le cas échéant), et 20% versés à la réception et à l'approbation du rapport final du projet.
  • Pour en savoir plus, consultez la page spécifique.
  • Le FEJ accepte les salaires comme cofinancement, à condition que votre organisation puisse expliquer l'implication du membre du personnel dans le projet et le temps consacré au projet. Cependant, si votre organisation reçoit également une subvention structurelle du FEJ, veuillez noter que les salaires doivent être inclus soit dans le cofinancement du plan de travail/activité internationale, soit dans celui de la subvention structurelle, mais pas dans les deux. Pour plus d'informations, voir les instructions pour la gestion financière et le rapport financier. 

Règles budgétaires pour les plans de travail

  • Subvention maximale : 60 000 euros couvrant les coûts directement liés au projet.
  •  Pour les activités internationales (AI) du plan de travail, l'ONG doit assurer le cofinancement d'1/3 des activités internationales. Le budget des activités internationales peut également inclure la VTR. Pour en savoir plus, consultez la page spécifique. Si plus d'une activité internationale (AI) est incluse dans le plan de travail, la somme de tous les coûts pour les activités internationales (AI) est prise en compte pour le calcul des 2 /3 - le montant total du soutien du FEJ pour les activités internationales ne peut pas dépasser 2/3 des dépenses totales pour les activités internationales.
  • À compter de la date limite du 1er avril 2023, le projet peut également inclure jusqu'à 7% de frais administratifs de la subvention accordée pour le loyer des bureaux, l'électricité, l'eau et le chauffage et les assurances, et jusqu'à 10% pour les frais de personnel pour la coordination du projet.
  • Le paiement de la subvention par le FEJ prévoit 3 versements : 60% lorsque le contrat signé est envoyé au FEJ par courrier et que les conditions du contrat (le cas échéant) sont remplies, 25% à l'évaluation du rapport intermédiaire et les 15% restants à la réception d'un rapport d'activité et financier satisfaisant.
  • Pour en savoir plus, consultez la page spécifique.
  • Le FEJ accepte les salaires comme cofinancement, à condition que votre organisation puisse expliquer l'implication du membre du personnel dans le projet et le temps consacré au projet. Cependant, si votre organisation reçoit également une subvention structurelle du FEJ, veuillez noter que les salaires doivent être inclus soit dans le cofinancement du plan de travail/activité internationale, soit dans celui de la subvention structurelle, mais pas dans les deux. Pour plus d'informations, voir les instructions pour la gestion financière et le rapport financier. 

Règles budgétaires pour les subventions structurelles

  • Subvention maximale : 30 000 € par an pendant 2 ans (soit un maximum de 60 000 € pour 2 ans) pour les frais administratifs généraux encourus par les ONG de jeunesse.
  • Une liste de critères d'éligibilité et d'attribution des subventions structurelles est révisée et approuvée par le Comité de programmation sur la jeunesse avant chaque cycle de deux ans.
  • Vous pouvez consulter cette liste sur la page web spécifique.
Coûts non éligibles

Pour toutes les subventions de projet, le FEJ n'est pas autorisé à couvrir certains coûts, qui peuvent ne pas être inclus dans le budget ou qui ne seront pas remboursés dans le cadre de la subvention, comme par exemple :

  • l'achat d'équipements, de logiciels, d'ordinateurs, d'imprimantes ou de tout autre appareil électrique ;
  • les frais administratifs qui ne sont pas clairement et visiblement liés à ce projet, autres que les frais administratifs prévus dans les couts éligibles ;
  • les bourses d'études de toute nature (scolaire, universitaire, recherche, programmes ou échanges, formation professionnelle) ;
  • les opérations commerciales ;
  • la construction, l’achat ou l’équipement de bâtiments ;
  • les activités sportives ;
  • le tourisme ;
  • la participation à des échanges internationaux ;
  • les projets dans le domaine de l'agriculture et de l'assainissement de l'eau ;
  • le financement supplémentaire pour couvrir les coûts de participation des participants défavorisés à des projets et/ou activités financés par d'autres donateurs ;
  • le micro-crédit ;
  • le soutien financier pour la collecte et l'envoi de matériel pédagogique et/ou de nourriture et/ou de vêtements et/ou de livres partout dans le monde.