Veuillez vous référer à la page sur la Visibilité pour toutes les informations pertinentes sur les obligations de subvention associées à ce sujet.

Cela concerne le cas où des modifications doivent être apportées, après l'approbation de votre subvention et pendant la mise en œuvre du projet.

 En cas de changements budgétaires entre les lignes budgétaires : dans l'enveloppe de subvention du FEJ, vous pouvez déplacer des montants entre les lignes budgétaires, tant que l'objectif de votre projet reste tel qu'approuvé par le FEJ. Si vous avez besoin de transférer de l'argent d'une ligne vers un nouveau type de coûts qui n'était pas initialement inclus dans votre demande ou d'augmenter les frais, veuillez consulter le FEJ à l'avance pour approbation.

 En cas de changement de lieu et de dates : veuillez envoyer un message au FEJ via le système en ligne dès que vous savez que vous devez modifier les dates et/ou le lieu de votre activité. Veuillez nous fournir également les coordonnées GPS de votre nouveau site. Expliquez dans le message la raison du changement.

 En cas de modifications du programme de l'activité : si les modifications concernent des aménagements de types de sessions qui ne changent pas les objectifs de votre activité, merci d'envoyer le programme révisé au FEJ pour information. Si le changement concerne les objectifs de l'activité ou de la subvention en tant que tels ou la durée de votre programme, veuillez consulter le FEJ avant l'activité et justifier les changements.

 En cas de changement de personnes dans l'équipe : pour les activités internationales et les activités internationales dans le cadre des plans de travail, il existe un critère strict selon lequel l'équipe doit comprendre au moins 4 personnes de 4 nationalités/pays de résidence différents. Si votre équipe change, mais que le critère mentionné est respecté, incluez-le dans votre rapport de projet. Dans le cas où le critère n'est plus respecté, veuillez demander l'approbation du FEJ avant le changement.

 En cas de changement lié aux participants au projet : si le changement n'a pas d'impact sur les critères stricts (qui, pour les activités internationales, sont : 75% de participants de moins de 30 ans et provenant d'au moins 7 pays bénéficiaires du FEJ), le changement n'a pas besoin d'être communiqué à l'avance. Si le critère ci-dessus n'est plus respecté, contactez le FEJ de toute urgence. Egalement, s'il y a un changement majeur dans les profils des participants, contactez le FEJ.

Le FEJ peut vous poser des questions ou des informations supplémentaires liées aux changements.

Le rapport fait partie du processus. Vous devez remplir le rapport en ligne, ajouter une liste signée par les participants et envoyer un rapport financier signé au Fonds Européen pour la Jeunesse dans les 2 mois suivant la fin de l'activité. Consultez les lignes directrices sur les rapports sur le site web du FEJ pendant la phase préparatoire. 

L'ONG bénéficiaire peut soit envoyer des copies papier de toutes les preuves de dépenses par courrier postal, soit les enregistrer sur une clé USB et les envoyer par courrier postal au FEJ. Dans ce dernier cas, chaque document doit être enregistré sous forme de fichier PDF, être clairement nommé, à l'aide du numéro de référence de la liste des factures, et classé selon cette liste. Si les documents ne sont pas présentés comme requis, il sera demandé à l'ONG bénéficiaire de refaire son rapport pour suivre cette structure.

Avec vos documents financiers soumis, vous devez soumettre par courrier, en version imprimée et avec une signature originale, le modèle de formulaire de rapport budgétaire complété.

Consulter la page Rapport sur le site web du FEJ et veuillez lire les lignes directrices du rapport financier.