Toute ONG désirant soumettre une demande de subvention auprès du Fonds Européen pour la Jeunesse doit suivre cette procédure.

Enregistrement de l’ONG

Une ONG souhaitant soumettre une demande de subvention doit tout d’abord s’enregistrer en ligne en anglais ou en français.

Les demandes de subvention

Il existe 4 types de subventions ouverts à différents types d’organisations : activités internationales (ouvert aux ONG internationales, nationales, aux réseaux internationaux et régionaux), plans de travail annuel (ouvert aux ONG et aux réseaux internationales(aux)), activités pilotes (ouvert aux ONG  nationales et  locales, aux réseaux régionaux), subventions structurelles (ouvert aux ONG internationales et aux réseaux internationaux et régionaux).

Les projets doivent répondre aux priorités du secteur jeunesse du Conseil de l'Europe.

Sur la page formulaires & lignes directrices on peut retrouver tous les formulaire de projet et des mod[les de formulaires pour les budgets. Ces mod[les peuvent etre utilisés pour préparer la demande de subvention. La demande de subvention doit par la suite etre soumise dans le système en ligne du FEJ en anglais ou en français.

Evaluation par le FEJ

Le secrétariat du FEJ évalue chaque demande selon les critères de base de chaque  type de subvention. Le secrétariat du FEJ peut poser des questions sur la demande de subvention, et dans ce cas de figure, les champs de la demande de subvention dans le système en ligne du FEJ seront rouverts pour que l'ONG puisse ajouter des informations. Chaque demande de subvention est évaluée par 3 personnes.

 

Décision

Toutes les décisions sur les demandes de subvention du FEJ sont prises par le Comité de Programmation sur la Jeunesse. Le Comité de Programmation sur la Jeunesse (CPJ) se compose de 8 représentants gouvernementaux et de 8 organisations non gouvernementales de jeunesse. Il établit et supervise les programmes du Fonds Européen pour la Jeunesse et des Centres Européens de la Jeunesse du Conseil de l'Europe. Le CPJ se réunit en juin et en décembre. Les membres sont élus pour un mandat de 2 ans. Il prend les décisions concernant toutes les demandes soumises au FEJ ainsi que sur les sessions d'étude organisées en coopération avec les Centres Européens de la Jeunesse. 

Les décisions sur les demandes de subventions se trouvent ici. 

Documents

 Les étapes pour une subvention octroyée

Si une subvention est octroyée, le secrétariat du FEJ prendra contact avec l'organisation candidate pour les prochaines étapes. Ils comprennent la signature d’un formulaire d’acceptation de subvention et l’envoi des versements de subvention.

Lorsque la subvention est accordée, 80% de la subvention accordée sera transféré environ 10 semaines avant le début du projet. La décision de soutenir un projet sera annulée s’il apparaît qu'elle était fondée sur de fausses informations ou si l'ONG n’accuse pas la réception et l'acceptation de la décision et de ses conditions. 

L’exception à cette règle est la subvention pour un plan de travail annuel. La subvention accordée pour un plan de travail annuel est payée en trois versements : 60% lorsque le contrat est signé et envoyé au FEJ (par la poste) et que les conditions mentionnées dans le contrat (le cas échéant) sont remplies. Les deux autres versements de 25% et 15% sont liés à la réception d'un rapport intermédiaire et d’un rapport final satisfaisants.

Les 20% restant sont payés en fonction de l'évaluation satisfaisante du rapport d’activité et du rapport financier. Le FEJ peut transmettre d'autres commentaires à ce stade.

Le bénéficiaire rend compte de l'activité dans les 2 mois suivant la fin du projet. Le bénéficiaire doit justifier de l'utilisation de la subvention accordée en fournissant :

  • un rapport d’activité et un rapport financier clairs et complets ;
  • un budget final indiquant les coûts totaux réels de l'activité ;
  • tous les justificatifs de dépenses liées aux coûts.

Le FEJ se réserve le droit de suspendre, d'annuler ou de se retirer de l'activité ou des activités et de leur financement si des erreurs substantielles, des irrégularités et des fraudes de toute nature ont été découvertes à un stade quelconque de l'exécution ou si le bénéficiaire a omis de prendre toutes les mesures appropriées pour remédier à la situation. Le bénéficiaire devra rembourser la subvention en totalité ou en partie. Des sanctions seront appliquées dans le cas d’une fraude