Oui. La VTR peut contribuer au cofinancement d'une activité, mais il s'agit également d'une reconnaissance de la contribution des bénévoles à un projet, ce qui se produit également dans les activités pilotes. Les règles de calcul et d'inclusion de la VTR sont les mêmes pour tous les types de subventions. Veuillez consulter la page dédiée pour plus d'informations.

Dans l'enveloppe de subvention du FEJ, vous pouvez déplacer des montants entre les lignes budgétaires, tant que l'objectif de votre projet reste tel qu'approuvé par le FEJ. Si vous avez besoin de transférer de l'argent d'une ligne vers un nouveau type de coûts qui n'était pas initialement inclus dans votre demande ou d'augmenter les frais, veuillez consulter le FEJ à l'avance pour approbation.

Les subventions du FEJ sont accordées sur la base des informations fournies avec la demande. Certains éléments mineurs du projet, notamment la réaffectation des fonds entre les lignes budgétaires, sont possibles, mais ils doivent être approuvés par le FEJ. Dans ce cas, envoyez un message dans le système en ligne du FEJ pour demander le changement, en indiquant clairement la réaffectation budgétaire demandée et les raisons pour lesquelles vous souhaitez la réaffecter.

Les subventions du FEJ sont accordées sur la base des informations fournies avec la demande. Certains éléments mineurs du projet, notamment la réaffectation des fonds entre les lignes budgétaires, sont possibles, mais ils doivent être approuvés par le FEJ. Dans ce cas, envoyez un message dans le système en ligne du FEJ pour demander le changement, en indiquant clairement la réaffectation budgétaire demandée et les raisons pour lesquelles vous souhaitez la réaffecter.

Comme indiqué dans les instructions relatives à l'établissement des rapports financiers, les subventions du FEJ ne peuvent pas couvrir l'achat d'équipement ;
ces coûts sont inéligibles et ne peuvent pas être inclus dans le budget, même s'ils sont couverts par une autre source de financement, car certains calculs sont basés sur le coût total (par exemple, le cofinancement pour les activités internationales et la VTR), qui ne devrait inclure que les dépenses éligibles.

Veuillez lire attentivement les instructions pour les rapports financiers du FEJ, qui indiquent pour chaque type de dépense quel type de preuve est nécessaire.

Les dossiers financiers doivent être conservés par l'organisation bénéficiaire de la subvention pendant 10 ans et doivent être disponibles en cas d'audit.

Oui. Même dans le cas d'activités internationales, qui nécessitent un tiers de cofinancement, le FEJ ne précise pas quels coûts doivent être couverts par d'autres sources.

Les projets sont cofinancés lorsque le coût total est couvert par au moins une autre source de revenus que le FEJ. Ceci est obligatoire pour les activités internationales (y compris pour les activités internationales dans le cadre d'un plan de travail annuel), qui doivent être cofinancées à hauteur d'au moins 1/3, mais c'est possible et bienvenu pour toutes les subventions. Les autres sources de revenus peuvent être les fonds propres de l'ONG, d'autres donateurs (publics ou privés), des sponsors ou même les contributions des participants.

Les participants peuvent contribuer à un projet, soit par des frais de participation, soit par une contribution à des coûts spécifiques, tels que le voyage. Toutefois, le FEJ n'encourage pas cette démarche, car de tels obstacles peuvent empêcher la participation pour des raisons financières.

Oui, c'est possible, à condition que les frais de déplacement ne soient pas supérieurs aux frais de déplacement si le participant était venu sur le lieu de la réunion uniquement pour l'activité, et à condition que le FEJ ne couvre aucun frais lié aux jours supplémentaires (logement, repas).  Les escales en route pour/depuis le lieu de la réunion ne sont pas autorisées.

Si l'organisation bénéficiaire considère que le refus de visa n'est pas dû à une quelconque responsabilité du participant, et si l'organisation bénéficiaire accepte d'inclure le coût du visa refusé dans les dépenses de la subvention du FEJ, alors la subvention du FEJ peut couvrir ce coût.

Tout d'abord, l'organisation bénéficiaire de la subvention doit vérifier avec le participant la raison objective pour laquelle il ne peut plus participer, et évaluer s'il s'agit d'une justification raisonnable pour abandonner. Si c'est le cas, l'organisme bénéficiaire et le participant doivent vérifier auprès de l'entreprise s'ils peuvent récupérer le coût du billet. Si le coût du billet ne peut pas être entièrement récupéré, l'organisation bénéficiaire doit évaluer si elle souhaite l'inclure dans les dépenses à couvrir par la subvention du FEJ, et dans ce cas, l'organisation bénéficiaire devra fournir des explications sur les raisons de l'annulation, les mesures prises pour récupérer le billet, et pourquoi elle souhaite demander au FEJ de couvrir ce coût.

Pour les activités internationales et les plans de travail annuels, le FEJ accepte les salaires comme cofinancement, à condition que votre organisation puisse expliquer l'implication du membre du personnel dans le projet et le temps consacré au projet. Cependant, si votre organisation reçoit également une subvention structurelle du FEJ, veuillez noter que les salaires doivent être inclus soit dans le cofinancement du plan de travail/activité internationale, soit dans celui de la subvention structurelle, mais pas dans les deux.
Le salaire doit être inclus à la fois dans les feuilles Dépenses et Revenus du budget de votre projet. Les documents suivants sont demandés pour le rapport financier :
Sous Dépenses :
- Les fiches de paie du/des membre(s) du personnel.
- Une preuve de paiement (relevé bancaire).
Sous Revenus :
- Une preuve que les salaires sont couverts par une autre source de financement (par exemple, un contrat avec un autre donateur qui couvre le salaire).
- Une lettre de votre organisation (auto-déclaration) signée par votre représentant légal confirmant que le membre du personnel est employé par l'ONG, le pourcentage du temps de travail consacré au projet, et la durée de l'implication dans le projet.