Qu’est-ce qu’un plan de travail annuel ?

Un plan de travail annuel est un projet qui inclut un ensemble d’activités successives se déroulant sur une année, connectées entre elles et qui contribuent au même objectif plus large. Dans le cadre de l’approche stratégique ou du plan d’action global d’une organisation (ce que l’organisation voudrait réaliser dans l’(les) année(s) à venir), vous êtes invités à définir un ensemble cohérent d’activités/éléments à soumettre au FEJ. Il doit être en phase avec ce que vous voulez atteindre, mais aussi en ligne avec le travail et les priorités et principes du secteur jeunesse du Conseil de l’Europe.

Chaque activité/élément doit contribuer à l’objectif du plan de travail et les réalisations du plan de travail dans son ensemble doivent contribuer à l’objectif global de l’organisation. Le plan de travail ne doit pas nécessairement refléter toute la stratégie de votre ONG, il peut s’agir d’un élément seulement de celle-ci.

Les différentes activités d’un plan de travail doivent contribuer à atteindre l’objectif du plan de travail dans son ensemble et doivent être interconnectées.

Il est utile d’examiner le « flux » des différentes actions par ordre chronologique : les activités individuelles se nourrissent de et s’alimenteront les unes les autres (au niveau du contenu, par les participants sélectionnés et/ou des multiplicateurs, vers un résultat commun).

La production de matériel ou les réunions préparatoires ne doivent pas être incluses comme activités séparées. Elles doivent être incluses dans les activités auxquelles elles contribuent.

Le montant maximum de la subvention est de 60 000 €. La subvention accordée pour un plan de travail annuel est versée en trois tranches : 60% lorsque le contrat est signé et envoyé par la poste au FEJ et que les conditions dans le contrat (le cas échéant) sont respectées, 25% à la réception du rapport intermédiaire et les 15% restant en fonction de l'évaluation satisfaisante du rapport d’activité et du rapport financier.

Les critères suivants sont obligatoires pour les plans de travail annuel

Doivent comprendre plusieurs activités (internationales/autres) ; au moins une activité internationale ;
Flux/lien clair entre les actions : interconnectées ;
Chaque activité individuelle contribue au plan global de l’ONG ;
Lien avec les priorités, missions et vision du secteur jeunesse du Conseil de l’Europe ;
Plusieurs activités internationales et locales (au moins une activité internationale) ;
Au moins un tiers de co-financement pour les activités internationales ;
Une perspective de genre est prise en compte pendant tout le processus ;
De l'importance sera donnée à une approche fondée sur l'education non-formelle.

En vertu des principes d’éducation/d’apprentissage non-formels, quatre jours de travail étaient considérés comme la durée minimale pour une activité internationale. Pour s’adapter aux besoins des ONG, le FEJ ne considère plus cette durée comme un critère obligatoire. Cependant, le FEJ continuera à évaluer les demandes d’aide sur la base de leur mérite et de la qualité du programme présenté. Les ONG qui sollicitent une aide pour des activités qui durent moins de quatre jours devront convaincre le FEJ que cette activité intègre une approche pédagogique non-formelle.

Pour plus d’informations, cliquer sur le lien suivant.

Quel type d’activités peut-être inclus ?

Activités internationales

Un plan de travail ne peut pas être un ensemble de très petites activités ou seulement la production de matériel. Un plan de travail doit avoir une dimension européenne, ce qui signifie qu'il doit toujours contenir des activités internationales (au moins une).

Rappel des critères des activités internationales (voir lien): 4 nationalités représentées dans l'équipe, un équilibre de genre et un équilibre géographique entre les participants (minimum de 7 nationalités).

Vous devrez trouver un co-financement pour les activités internationales. Le FEJ ne sera pas en mesure de couvrir plus de deux tiers du coût total des activités internationales calculées ensemble (à savoir la règle des deux tiers ne s’appliquera pas à chaque activité internationale distincte).

Autres activités

« D’autres activités » peuvent être incluses telles que des campagnes, des visites d’étude, des séries d’ateliers de travail, des activités « mobiles » (activités incluant un voyage).

Les réunions préparatoires, la recherche, les analyses des besoins doivent être liées à une activité dans le plan de travail et ne peuvent pas être des activités séparées. La production de matériel devra être le « résultat de » ou faire partie du « suivi » d’une activité et non une activité indépendante.

Les réunions statutaires ou internes (par exemple, les réunions du Conseil d'administration, les Assemblées générales) ne peuvent pas être incluses en tant qu'activités distinctes dans un plan de travail. Celles-ci sont couvertes par une subvention structurelle du FEJ. Si une réunion statutaire a lieu en conjonction avec une activité soutenue par le FEJ (par exemple, une réunion du Conseil d’administration directement après une activité internationale), vous devez clairement l’expliquer et les coûts correspondants doivent être séparés.

Quels sont les coûts couverts par la subvention ? Budget et gestion financière

Consulter la page spécifique sur le budget et la gestion financière pour des informations à ce sujet.

But et objectifs d’un plan de travail annuel

Il vous sera demandé de préciser les objectifs de chaque activité du plan de travail et aussi les objectifs et le but du plan de travail dans son ensemble. Les objectifs de chaque activité individuelle doivent contribuer à atteindre les objectifs globaux du plan de travail.

Vous devez montrer la pertinence de l'ensemble des activités soumises au FEJ dans le cadre du développement de l'organisation à moyen ou long terme, mais aussi montrer comment cela contribue aux priorités, à la mission et à la vision du Conseil de l'Europe.

Caractéristiques communes à tous les projets soutenus par le FEJ et exemples de projets

Le Fonds européen pour la jeunesse fournit un soutien financier et pédagogique à une grande variété de projets pour les jeunes, axés sur un large éventail de sujets. Que les projets aient lieu au niveau local ou international, les projets soutenus par le FEJ partagent tous des caractéristiques communes.Vous pouvez en apprendre plus et découvrir des exemples de projets soutenus à la page web dédiée à ce sujet.

Conseils pour la demande de subvention

Restez concret et utilisez le nombre de caractères disponibles à bon escient.
Par exemple, testez vos talents d’écriture en montrant votre plan de travail à quelqu'un d'extérieur à votre organisation et demandez-lui son avis : Est-ce que c'est logique ? Est-ce que c'est clair ? Est-ce que c'est cohérent ? Est-ce que c'est convaincant ?
Gardez une orientation claire.
Pour garantir le « flux » et la cohérence entre les différentes actions, assurez-vous qu’une activité mène à la suivante : elles doivent s’alimenter et se nourrir les unes des autres. Voici quelques suggestions : avoir une connexion thématique entre les activités, des participants communs à plusieurs activités, la même équipe de projet dans toutes les activités, créer une plateforme comprenant les résultats de toutes les activités disponibles pour tous les participants.
Une fois qu’un plan de travail est soumis et validé, il n’est pas possible d’y ajouter de nouvelles activités. Si une nouvelle activité émerge pendant l’année, vous pouvez soumettre une autre demande pour une autre subvention à la prochaine date limite.
Les lignes directrices et les formulaires du FEJ, doivent être utilisés pour vous guider avant de soumettre la demande en ligne.
Si la demande est approuvée, l’organisation devra soumettre un rapport intermédiaire, un rapport d’activités et un rapport financier final.
Un plan de travail est évalué globalement mais les activités individuelles sont évaluées également. Elles sont comparées à la logique générale avec cette question en tête : comment ces activités soutiennent-elles l'objectif principal ?
Ce qui doit être clair dans la demande :
- L’objectif spécifique de chaque activité ;
- Le flux ou le lien entre les activités ;
- La valeur ajoutée de chaque activité : comment l’objectif de l’activité contribue à l’objectif global du plan de travail.

Comment rédiger un rapport pour un plan de travail annuel ?

Le rapport pour les plans de travail est divisé en deux parties. Un rapport intermédiaire est demandé (date mentionnée dans le contrat) - il concerne seulement le rapport d'activité. Les ONG sont invitées à faire le point sur l'état d'avancement, les changements éventuels et les objectifs atteints jusqu'ici. Aucune facture n’est demandée, cependant les ONG sont invitées à fournir les montants réels (si possible). Le rapport final est attendu 2 mois après la dernière activité du plan de travail. Conseils pour les rapports plus en détails.