Le budget du Fonds Européen pour la Jeunesse est composé d’argent public. Chaque pays membre du Conseil de l’Europe y contribue. Transparence et responsabilité sont essentielles à notre façon de travailler et nous comptons sur les ONG pour comprendre et respecter cela.

La date limite pour la remise du rapport d’activité est mentionnée dans le contrat (Formulaire d'acceptation de Subvention) que vous signez et renvoyez au FEJ, soit deux mois après la fin de votre projet. Veuillez lire attentivement le contrat.

Vous recevrez un rappel automatique dans le système en ligne, vous donnant un mois supplémentaire pour envoyer votre rapport d’activité.

Si vous ne pouvez pas respecter la date limite, veuillez contacter le FEJ par l’intermédiaire du système en ligne, en utilisant la page Commentaires de la demande de subvention.

Le formulaire de rapport d’activité est lié à la demande de subvention. Lorsque le premier versement a été effectué (statut : Paiement en cours), vous serez en mesure de créer le formulaire de rapport.

Connectez-vous au système en ligne et ouvrez le menu « Rapport ». Cliquez sur le bouton « Créer » et le formulaire de rapport s’ouvrira. Vous devez remplir le formulaire en suivant les boutons d’aide et les lignes directrices. En cliquant sur « Enregistrer » en bas de la page, le formulaire de rapport aura le statut « Rapport enregistré » et vous pourrez y revenir par le menu « Rapport en cours ».

Veuillez lire les lignes directrices pour le rapport financier avant de soumettre votre rapport.

Le FEJ est responsable devant les Etats membres du Conseil de l’Europe sur la manière dont l’argent est dépensé. En cas de doute concernant un rapport financier, le FEJ se réserve le droit de demander les documents originaux et de contacter les autorités nationales compétentes pour confirmer l’authenticité des documents reçus.

Avant de préparer votre rapport, veuillez lire attentivement le contrat que vous avez signé et consulter toute la documentation disponible à la page Formulaires et lignes directrices. Vous trouverez des lignes directrices vous expliquant comment remplir le formulaire de rapport et comment présenter le rapport financier.

Veuillez noter que le rapport sera renvoyé s’il ne correspond pas à ces lignes directrices (par exemples, toutes les copies de factures doivent être signées et certifiées pour une activité pilote).

Le logo du Conseil de l’Europe et l’identité visuelle du FEJ, ainsi qu’une mention du soutien financier reçu du Fonds européen pour la jeunesse, doivent être présents sur tout matériel produit avec cette subvention (voir lien).

Pour une activité internationale ou une activité pilote, vous êtes tenus de :

• de remplir le rapport d’activité en ligne (voir les versions Word des rapports sur la page Formulaires et lignes directrices)
• d’envoyer par voie postale  un rapport financier clair et transparent,  utilisant le tableau Excel créé par le FEJ et suivant les lignes directrices pour le rapport financier, ainsi que la liste des participants signée et les copies de tout matériel produit, photos, vidéos.

Le rapport pour les plans de travail est divisé en deux parties. Un rapport intermédiaire, qui concerne seulement le rapport d’activité, est demandé (la date est mentionnée dans le contrat). Vous devez faire le point sur l'état d'avancement, les changements éventuels et les objectifs atteints jusqu'ici. Aucune facture n’est demandée, mais vous devez indiquer le coût final des activités ayant eu lieu jusqu'à présent (aussi réaliste que possible). Le rapport final doit nous être parvenu 2 mois après la dernière activité du plan de travail.

Rapport intermédiaire

• La date du rapport intermédiaire est indiquée dans le contrat que vous avez signé ainsi que les conditions et les recommandations formulées par le Comité de Programmation pour la Jeunesse.
• Ce rapport est destiné à évaluer comment la première partie du plan de travail s’est déroulée. Vous devez expliquer, pour chaque activité :
  • Quels objectifs ont été atteints ?
  •  Comment ces objectifs ont été atteints ? Y a-il eu des changements/événements imprévus dans le déroulement ou l'organisation de l'activité ?
  • Si certains objectifs n’ont pas été atteints, pourquoi ?
  • Sur cette base, y-a-t-il des  modifications à apporter aux activités futures ?
• Il s’agit principalement de faire un rapport sur le contenu, car le rapport financier vous sera demandé à la fin du plan de travail. Vous devez seulement indiquer si :
  • Le coût d'une activité a changé
  • Une activité a été annulée
  • Veuillez fournir une mise à jour/version finale du programme  des activités mises en œuvre et une liste des participants signée.
• Nous n’attendons pas de rapport financier complet, mais que vous indiquiez pour chaque activité le coût total réel (ceci peut être ajusté dans le rapport final si nécessaire).

Rapport final

• Deux mois après la fin de la dernière activité de votre plan de travail, vous devrez remplir un rapport financier détaillé de toutes les activités (y compris celles pour lesquelles vous avez soumis le rapport intermédiaire).
• Vous devrez également faire un retour sur le contenu du plan de travail. Ceci doit inclure :
  • Une réflexion globale et une évaluation du plan de travail dans son ensemble. L'objectif est d'avoir un aperçu critique. Voici des exemples de questions que vous devriez vous poser :
    • Toutes les activités mises ensemble ont-elles atteint l'objectif global du plan de travail ?
    • Avez-vous rencontré des problèmes?
• Un rapport expliquant comment la deuxième partie des activités s’est déroulée:
  • Quels objectifs spécifiques ont été atteints par chaque activité ?
  • Comment ces objectifs ont été atteints ?  Y a-t-il eu des changements/ événements imprévus dans le déroulement ou de l'organisation de la seconde moitié des activités ?
  • Qu’est-ce qui n’a pas été réalisé et pourquoi ?

Une version Word du formulaire de rapport est disponible à la page formulaires et lignes directrices.

En principe, la subvention a été accordée pour deux ans. À la fin de la première année, un rapport d'activité est demandé, ainsi qu’une estimation chiffrée pour le budget.

A la fin de la deuxième année, un rapport plus détaillé est exigé, ainsi que des comptes certifiés/audités pour les deux années. Les comptes annuels de votre organisation pour les deux années concernées, signés par le représentant légal et validés par des auditeurs externes, doivent être envoyés au FEJ  dans les six mois suivant la fin de la période de deux ans.

Une version Word du formulaire de rapport est disponible à la page Formulaires et lignes directrices.

Le rapport en ligne doit être complété dans le système en ligne. Quand vous aurez sauvegardé le rapport et joint tous les documents nécessaires, veuillez soumettre le rapport sur la page Validation.

Le rapport financier avec toutes les preuves relatives aux dépenses et aux recettes  doit être envoyé par la Poste à :

Fonds Européen pour la Jeunesse
30 rue Pierre de Coubertin
F-67000 Strasbourg

Avant d’envoyer votre rapport, veuillez lire attentivement les Lignes directrices pour le rapport.  Nous vous informerons de son arrivée.

Le rapport d’activité en ligne sera évalué par le secrétariat du FEJ, plus particulièrement en ce qui concerne la demande, les conditions liées à l’octroi de la subvention et la communication en ligne durant les phases de préparation et de mise en œuvre de l’activité.

Le rapport financier sera vérifié une fois que toute la documentation justifiant les dépenses et recettes sera reçue par la poste. La réception du rapport vous sera confirmée via le système en ligne.

Si des clarifications ou des informations complémentaires relatives à votre rapport sont nécessaires, vous serez contacté par l’intermédiaire du système en ligne.

Le FEJ est responsable devant les Etats membres du Conseil de l’Europe sur la manière dont les fonds sont dépensés. En cas de doutes sur un rapport financier, le FEJ pourrait demander les documents originaux et consulter les autorités nationales compétentes pour confirmer l’authenticité des documents reçus.

Quand toutes les informations auront été fournies et que le FEJ aura confirmation que la subvention a été dépensée selon les conditions mentionnées dans le Formulaire d’Acceptation de la Subvention, il procèdera au paiement final.

Exemple: Le FEJ ne peut pas couvrir plus de deux tiers des coûts totaux d’une activité internationale. Le budget estimatif de votre activité était de 15 000 € et la subvention accordée de 10 000 €. Mais, le budget final a été réduit à 13 000 € parce que vous aviez moins de participants et les coûts d’hébergement étaient moins élevés. Comme le premier paiement était de 8 000€ (80% de la subvention accordée), un paiement final de 666 € sera payé, c’est-à-dire que la subvention finale représente deux tiers des coûts réels finaux de l’activité.

  Le FEJ est responsable devant les Etats membres du Conseil de l’Europe sur la manière dont les fonds sont dépensés. En cas de doutes sur un rapport financier, le FEJ pourrait demander les documents originaux et consulter les autorités nationales compétentes pour confirmer l’authenticité des documents reçus.