Le budget du Fonds Européen pour la Jeunesse est composé d’argent public. Chaque pays membre du Conseil de l’Europe y contribue. Transparence et responsabilité sont essentielles à notre façon de travailler et nous comptons sur les ONG pour comprendre et respecter cela.

La date limite pour la remise du rapport d’activité est mentionnée dans le contrat (Formulaire d'acceptation de Subvention) que vous signez et renvoyez au FEJ, soit deux mois après la fin de votre projet. Veuillez lire attentivement le contrat.

Vous recevrez un rappel automatique dans le système en ligne, vous donnant un mois supplémentaire pour envoyer votre rapport d’activité.

Si vous ne pouvez pas respecter la date limite, veuillez contacter le FEJ par l’intermédiaire du système en ligne, en utilisant la page Commentaires de la demande de subvention.

Les subventions du FEJ sont accordées sur la base des informations fournies avec la demande. Certains éléments mineurs du projet, notamment la réaffectation des fonds entre les lignes budgétaires, sont possibles, mais ils doivent être approuvés par le FEJ. Dans ce cas, envoyez un message dans le système en ligne du FEJ pour demander le changement, en indiquant clairement la réaffectation budgétaire demandée et les raisons pour lesquelles vous souhaitez la réaffecter.

Comme indiqué dans les instructions relatives à l'établissement des rapports financiers, les subventions du FEJ ne peuvent pas couvrir l'achat d'équipement ;
ces coûts sont inéligibles et ne peuvent pas être inclus dans le budget, même s'ils sont couverts par une autre source de financement, car certains calculs sont basés sur le coût total (par exemple, le cofinancement pour les activités internationales et la VTR), qui ne devrait inclure que les dépenses éligibles.

Veuillez lire attentivement les instructions pour les rapports financiers du FEJ, qui indiquent pour chaque type de dépense quel type de preuve est nécessaire.

Les dossiers financiers doivent être conservés par l'organisation bénéficiaire de la subvention pendant 10 ans et doivent être disponibles en cas d'audit.

Oui. Même dans le cas d'activités internationales, qui nécessitent un tiers de cofinancement, le FEJ ne précise pas quels coûts doivent être couverts par d'autres sources.

Les projets sont cofinancés lorsque le coût total est couvert par au moins une autre source de revenus que le FEJ. Ceci est obligatoire pour les activités internationales
(y compris pour les activités internationales dans le cadre d'un plan de travail annuel), qui doivent être cofinancées à hauteur d'au moins 1/3, mais c'est possible et bienvenu pour toutes les subventions. Les autres sources de revenus peuvent être les fonds propres de l'ONG, d'autres donateurs (publics ou privés), des sponsors ou même les contributions des participants.

Quand toutes les informations auront été fournies et que le FEJ aura confirmation que la subvention a été dépensée selon les conditions mentionnées dans le Formulaire d’Acceptation de la Subvention, il procèdera au paiement final.

Exemple: Le FEJ ne peut pas couvrir plus de deux tiers des coûts totaux d’une activité internationale. Le budget estimatif de votre activité était de 15 000 € et la subvention accordée de 10 000 €. Mais, le budget final a été réduit à 13 000 € parce que vous aviez moins de participants et les coûts d’hébergement étaient moins élevés. Comme le premier paiement était de 8 000 € (80% de la subvention accordée), un paiement final de 666 € sera payé, c’est-à-dire que la subvention finale représente deux tiers des coûts réels finaux de l’activité.

  Le FEJ est responsable devant les Etats membres du Conseil de l’Europe sur la manière dont les fonds sont dépensés. En cas de doutes sur un rapport financier, le FEJ pourrait demander les documents originaux et consulter les autorités nationales compétentes pour confirmer l’authenticité des documents reçus.