Demande de subvention
Quel type de subvention peut-on demander ?
Vérifiez qui peut déposer une demande pour quel type de subvention à la page Que soutenons-nous ?. Une fois votre demande enregistrée (enregistrement), vous aurez accès aux formulaires de demande correspondant au type de votre organisation.
Vous trouverez un exemple de chaque formulaire de demande au format Word à la page Formulaires et lignes directrices. Vous pouvez utiliser ces formulaires pour préparer une demande avant de la soumettre dans le système en ligne.
Quel type de projets le FEJ soutient-il ?
L'objectif principal de votre activité doit correspondre à l'une des catégories générales suivantes :
Sensibilisation : les participants sont conscients de quelque chose (connaissance, situation particulière, solutions particulières ou réponses). Résultat : les participants peuvent dire : « J’ai maintenant une connaissance de ...» et/ou «Je suis conscient de ... ».
Développement des compétences : les participants acquièrent des compétences pour résoudre une situation. Résultat : les participants sont en mesure de dire «Je peux maintenant faire ceci» et/ou « J'ai maintenant la capacité de ... ».
Travail participatif : les compétences et les connaissances des participants servent de base pour construire et/ou développer un produit (par exemple, une campagne, des lignes directrices, des conseils, etc.) Résultat : les participants peuvent dire « j'ai contribué à développer ... ».
Certaines activités peuvent être un mélange des trois catégories. Vous devrez alors choisir la catégorie qui correspond le mieux en termes de contribution et de résultats concrets que vous voulez réaliser.
Qu'est-ce que le FEJ ne soutient pas ?
Voici quelques exemples d’activités qui ne peuvent pas être financées par le FEJ :
- les activités s'inscrivant dans le cadre d'un programme scolaire ou universitaire (école, université, programmes ou échanges, formation professionnelle)
- les activités commerciales
- la construction, l'acquisition ou l'aménagement d'immeubles
- les projets humanitaires en dehors de l’Europe
- les activités sportives
- les activités touristiques
- les frais de voyage pour les participants à des échanges internationaux
- les projets dans l'agriculture et l'assainissement de l’eau
- un financement supplémentaire pour couvrir les coûts pour les participants défavorisés à participer à des projets et / ou des activités financées par d’autres donateurs
- le micro crédit
- le soutien financier pour la collecte et l'envoi de matériel pédagogique et/ou de nourriture et/ou de vêtements et/ ou de livres partout dans le monde
Pouvons-nous présenter un projet sur n’importe quel thème ?
Toutes les activités soutenues par le FEJ doivent être en adéquation avec les priorités et les valeurs du Conseil de l’Europe et contribuer aux priorités du secteur jeunesse.
Pouvons-nous remplir une demande dans une autre langue que l'anglais ou le français ?
Les langues officielles au Conseil de l'Europe sont l'anglais et le français, par conséquent nous n'accepterons que les demandes rédigées dans une des deux langues officielles.
Le financement et le soutien du FEJ sont-ils compatibles avec d’autres fonds de l’UE ?
Oui. Qui plus est, le FEJ ne peut financer que les deux tiers des coûts réels d’une activité internationale, et il vous faudra trouver des co-financements. Vous devrez justifier dans votre rapport financier qu’il s’agit d’un co-financement et non de double financement en fournissant des factures et des preuves de paiement pour toutes les dépenses (coûts réels), ainsi qu’une preuve du co-financement.
Même si le FEJ peut en principe couvrir 100% des coûts d’une activité pilote, le montant de la subvention accordée peut être inférieur à la subvention demandée. Il est donc conseillé de rechercher d’autres sources de financement supplémentaires pour s’assurer que l’activité peut aller de l’avant comme convenu.
Combien pouvons-nous demander ?
Vérifiez la subvention maximale qui peut être demandée pour chaque type de demande à la page Que soutenons-nous. Veuillez noter que vous aurez à trouver un co-financement pour une activité internationale - le FEJ ne peut pas couvrir plus des deux tiers du coût total.
Si vous déposez une demande pour un plan de travail, la règle des deux tiers sera applicable au coût total des activités internationales calculées dans son ensemble.
Que devons-nous inclure dans le budget ?
Le formulaire de demande en ligne comprend une section relative au budget, où vous êtes invités à expliquer toutes les dépenses et les recettes prévues pour votre projet. Nous vous conseillons vivement d’utiliser le modèle de tableau Excel pour préparer votre budget, disponible à la page Formulaires et Lignes directrices.
Les lignes directrices pour la gestion financière et le rapport financier expliquent quels coûts peuvent ou ne peuvent pas être inclus dans le budget.
Comment pouvons-nous soumettre une demande ?
Si votre formulaire d’enregistrement a été validée par le FEJ (voir Page Enregistrement), vous aurez alors automatiquement accès aux formulaires de demande correspondant à votre type d’organisation (locale, nationale, internationale). Une fois connecté au système en ligne, (voir le lien à la Page d’accueil), vous trouverez les formulaires de demande dans le menu Projet > Demande de subvention.
Quand pouvons-nous soumettre une demande ?
Veuillez consulter les dates limites pour toute soumission de demandes de subvention.
Nous souhaitons soumettre une demande, qui pouvons-nous contacter pour des précisions ?
Tout d'abord, il est fort probable que la réponse se trouve quelque part sur le site. Mais aller directement à la page «Que soutenons-nous » n’est pas nécessairement la meilleure option ou stratégie :
- parce que les autres pages vous aident à comprendre comment nous travaillons et, plus particulièrement, pourquoi le secteur jeunesse du Conseil de l’Europe offre des possibilités de soutien pour les ONG de jeunesse en Europe ;
- parce que de nombreuses questions qui sont adressées par email ou par téléphone au FEJ ont une réponse sur le site web ;
- parce solliciter systématiquement de l'aide auprès du FEJ consiste pour nous à prendre sur le temps qui pourrait être utilisé pour un dialogue plus approfondi avec les ONG.
Nous sommes là pour répondre à vos questions, bien sûr, mais gardez à l’esprit que vous devez d’abord consulter le site web.
Si vous rencontrez de réelles difficultés, contactez le FEJ
Pouvons-nous soumettre plus qu’une demande en même temps (par exemple : un plan de travail et une activité internationale) ?
Il n’y a aucune limitation en termes de nombre de demandes qui peuvent être soumises au FEJ par une organisation pour la même date limite.
Cependant, les ressources du FEJ sont limitées et son objectif est de soutenir le plus d’ONG de jeunesse possible !
En outre, le FEJ va vous demander pourquoi l'activité internationale ne rentre pas dans le plan de travail !
Et si vous soumettez plusieurs activités internationales en même temps, le FEJ va vous demander pourquoi vous ne soumettez pas un plan de travail !
Est-il possible de resoumettre la même proposition de projet si elle a été rejetée la première fois ?
Si vous recevez une lettre de rejet, les raisons pour lesquelles votre projet a été refusé sont expliquées, mais vous n’êtes pas autorisé à soumettre la même demande.
Vous pouvez bien évidemment soumettre une nouvelle demande, qui ne doit pas être copiée de celle qui a été rejetée.
Si le Comité de Programmation pour la Jeunesse estime que votre demande peut être présentée de nouveau, vous recevrez une lettre de resoumission, expliquant comment et dans quelles circonstances vous pouvez renvoyer votre demande.
Pourquoi devons-nous indiquer nos coordonnées GPS ?
Quand vous remplissez une demande de subvention, il vous est demandé d’indiquer un lieu pour chaque activité, avec les coordonnées GPS correspondantes. Si votre projet est soutenu par le FEJ, il apparaîtra sur la carte.
Cliquez ici pour apprendre comment trouver votre localisation GPS ! Pour information, le format correct est 48.60228,7.769466 (pas d’espace après la virgule). Si votre projet est validé, allez voir s’il est localisé correctement sur la carte!
Nous devons joindre un calendrier et un programme : quelle est la différence ?
Le calendrier donne un aperçu général des actions qui sont prévues et à quelle étape du projet sur une certaine période (préparation, activité, évaluation, suivi). Dans ce document, vous devez présenter les étapes du projet avec les dates (il n’est pas nécessaire d’indiquer la date exacte, mais peut-être la semaine ou le mois).
Le programme doit montrer comment vous allez travailler avec les participants pendant l’activité principale de votre projet (rencontre internationale, atelier de travail, formation, etc.). Il doit indiquer quelles sessions sont prévues et sur quels sujets. Si vous savez déjà quelles méthodes vous allez utiliser durant les sessions, vous pouvez également ajouter cette information. Le programme peut bien sûr être adapté durant la phase de préparation et l’activité elle-même selon les besoins des participants. Un modèle de programme est disponible à la page Ressources.
Devons-nous avoir des partenaires ?
Si vous êtes une ONG nationale de jeunesse, vous devez avoir au moins 3 partenaires de 3 pays différents pour faire une demande pour une activité internationale.
L’ONG demandresse et les 3 partenaires (minimum) doivent travailler ensemble pendant tout le processus (idée initiale, concept, création, mise en œuvre, évaluation, etc.). Il doit y avoir une raison valable pour que ces trois organisations travaillent ensemble (par exemple, une vision commune sur un sujet particulier, une expertise spécifique, une coopération par le passé).
Il vous est demandé pourquoi vous collaborez ave ces organisations, quelles activités vous avez mené conjointement au cours des deux dernières années, quel rôle jouera chaque organisation dans le processus et si les organisations sont connues du FEJ.
Un partenaire n’est pas :
- un particulier
- une organisation qui envoie uniquement des participants et sans aucun autre rôle.
Vous n’avez pas besoin de travailler avec des partenaires si vous faites une demande pour une activité pilote.
Les participants à notre activité doivent-ils contribuer aux frais de voyage ou payer des frais de participation ?
Non, cela n’est pas obligatoire pour une activité soutenue par le FEJ. Selon les circonstances, vous pouvez couvrir 100% des frais des participants. Le FEJ ne souhaite pas limiter l’accès aux activités qu’il soutient uniquement aux jeunes qui ont les moyens de payer des frais de participation.
Aucune règle du FEJ ne stipule que seul un certain pourcentage des frais de voyage peut être remboursé.
Si nous ne savons pas encore de quels pays viendront les participants ?
Donnez une indication de vos attentes dans la demande de subvention (vous devez avoir des participants d’au moins sept Etats membres du Conseil de l’Europe pour une activité internationale). Si vous obtenez une subvention, vous devrez fournir une liste des participants avec les signatures avec votre rapport (voir modèle de liste de participants). Nous vous encourageons à informer le FEJ sur la situation concernant les participants pendant la phase préparatoire. Vous devez également vous assurer d’un bon équilibre géographie et de genre parmi les participants.
Comment pouvons-nous vérifier le statut de notre demande ?
Si vous avez fait une demande auprès du FEJ, vous aurez probablement remarqué que votre demande passe par différentes phases et statuts. Vous pouvez voir le statut de chacun de vos projets quand vous vous connectez au système en ligne et vérifiez le menu Projet > Demande en cours.
Par exemple, quand vous soumettez une nouvelle demande de subvention, elle aura le statut « Demande soumise ».
Jetez un coup d’œil au document Procédure de demande qui explique la vie d’une demande de subvention.
Que devons-nous faire en cas de changement dans une demande qui a été soumise ?
A partir du moment où un formulaire de demande a été soumis (statut « nouveau »), il ne peut plus être modifié tant que le FEJ n’en a pas commencé l’évaluation. Si vous devez contacter le FEJ, vous devez utiliser la page « Commentaires » dans le formulaire de demande pour envoyer un commentaire au FEJ.
Dès que le FEJ aura commencé l’évaluation de votre demande, une notification vous sera envoyée par courriel pour vous demander de vous connecter et de répondre à tout commentaire ou toute question directement dans le formulaire (statut « en discussion »).
Allez voir le document Procédure de demande qui explique la vie d’une demande de subvention.
Merci de ne pas envoyer de message séparé concernant une demande de subvention soumise directement à la boîte mail du FEJ ou à celle d’un des membres de l’équipe. Toutes les discussions auront lieu par le biais de la plateforme en ligne (page Commentaires).
Pour tout changement important dans le cadre d’une activité soutenue par le FEJ (dates, lieu, titre, personne responsable), vous devez demander son accord préalable. Le FEJ vérifiera ce point lors de l’évaluation du rapport.
Quand aurons-nous le résultat et comment seront-nous informés ?
Les décisions concernant les demandes de subventions pour les activités internationales et les plans de travail annuels sont prises par le Comité de programmation sur la jeunesse en juin et en décembre. Vous serez informé de la décision immédiatement après la réunion.
Les demandes de subvention pour les activités pilotes sont traitées tout au long de l'année à des dates limites précises et le Comité de programmation pour la jeunesse prend ses décisions dans un délai maximum de 3 mois après la date limite. Vous serez informé dès que la décision sera prise.
Une liste de tous les subventions accordées est disponible à la page Projets soutenus.
Quand la subvention sera-t-elle payée ?
Si une subvention a été accordée à votre projet, il vous sera demandé de vérifier vos coordonnées bancaires dans le système en ligne, un contrat (formulaire d’acceptation d’une subvention) vous sera envoyé par mail. Vous devez le signer et l'envoyer par mail au FEJ à [email protected]
Le paiement du premier versement – 80% de la subvention- sera demandé par le FEJ en principe 10 semaines avant le début de votre activité (activités internationales et activités pilotes). Il faudra alors au minimum 3 semaines jusqu’à ce que les fonds soient effectivement transférés sur votre compte. Le solde de 20% sera payé après réception d’un rapport d’activité et financier complet (voir les FAQ sur les rapports).
La subvention accordée pour un plan de travail annuel est habituellement payée en trois versements :1) 60% à réception du contrat signé; 2) 25% à réception du rapport intermédiaire; 3) 15% à réception du rapport d’activité et financier final (voir les FAQ sur les rapports).
Les subventions structurelles pour deux années consécutives sont payées en quatre fois : 1) 25% à réception du contrat signé; 2) 25% à réception du rapport pour la 1re année; 3) 25% à réception du contrat signé pour la 2e année; 4) 25% à réception du rapport final et des comptes audités.
Les subventions structurelles uniques sont versées en deux paiements : 1) 50% à réception du contrat signé ; 2) 50% à réception du rapport final.
Et si nous n’avons pas de compte bancaire ?
Si votre organisation n’a pas de compte bancaire ou, pour une raison ou une autre, ne peut pas recevoir les fonds du FEJ, vous devriez contacter le secrétariat du FEJ. Le transfert des fonds sur le compte d’une organisation partenaire ne peut se faire que sous des conditions strictes. L’organisation partenaire doit avoir de bonnes relations avec le FEJ ; les deux organisations doivent signer une attestation dans laquelle elles s’engagent à fournir toutes les informations nécessaires relatives au bon usage des fonds.
Dans la lettre du Comité de programmation sur la jeunesse, nous avons reçu le résultat « Resoumission » avec plusieurs points à améliorer. Nous voulons soumettre à nouveau notre projet après l'avoir amélioré. Comment faire ?
Pour soumettre à nouveau votre candidature, rendez-vous sur le système en ligne du FEJ, https://fej.coe.int.
Ouvrez l'application « Resoumission possible » sur votre page « Projets en cours ». Allez ensuite sur la « Page de validation » et cliquez sur « Resoumettre ». Une nouvelle version « brouillon » sera créée et vous pourrez modifier et soumettre à nouveau.