La reconnaissance du temps des bénévoles est un moyen de donner de la valeur au temps que les bénévoles dédient à un projet d'une organisations de jeunesse en tant que source de co-financement du projet. Les bénévoles doivent réaliser leurs activités pour le project sans rémunération aucune, donc en tant que bénévoles. 

Calcul

Le taux horaire de la VTR doit être fixé individuellement par chaque organisation, en prenant en compte différents facteurs tels que :

• le salaire minimum dans le pays où l’activité est exercée (par exemple, le SMIC en France) ;
• le salaire contractuel des cadres et autres salariés de l’organisation ;
• le coût de remplacement d’un salarié.

Les organisations sont instamment priées d’utiliser un système de calcul raisonnable, clair et transparent, et le FEJ se réserve le droit de demander, si nécessaire, des informations complémentaires sur le calcul spécifique du taux horaire.

Le Comité de Programmation pour la Jeunesse a fixé un seuil pour le montant total de la VTR qui peut être reconnu comme un co-financement :

• au maximum 15% du budget prévu dans les demandes ;
• au maximum 15% du coût réel pour les rapports.

Ces pourcentages sont à appliquer à partir des activités internationales et des plans de travail annuels approuvés à la date limite du 1er avril 2023.

Un outil de calcul est à la disposition des ONG (modèle de budget pour la demande et rapport). Voir : formulaires & lignes directrices

VTR Informations dont le FEJ a besoin pour estimer la VTR

Formulaires de demande (activités internationales et pilotes) :

• Dans le champ « processus » de la page « équipe du projet », les organisations décrivent le rôle des bénévoles et le temps prévu pour la réalisation de tâches spécifiques dans le cadre de leur participation à l’activité.
• Dur la page des « dépenses », les organisations sont invitées à ventiler le calcul de la valorisation (VTR) dans la ligne budgétaire « autres » (utiliser le champ supplémentaire « description » pour fournir des détails).
• Dans la rubrique « recettes » la valorisation (VTR) doit être indiquée comme une source de cofinancement.

Formulaires pour les rapports (activités internationales et pilotes) :

• Dans le champ « processus » de la page « équipe de projet », les organisations sont invitées à expliquer le rôle et la participation effectifs de tout bénévole participant à l’activité. S’il existe une différence entre cette information est celle fournie dans la demande, l’organisation est invitée à expliquer pourquoi, ainsi que la valeur ajoutée de tout changement.
• Sur la page « dépenses », les organisations indiquent le calcul final de la valorisation inscrite dans la ligne budgétaire « autres » (utiliser le champ supplémentaire « description » pour fournir des détails).
• Dans la rubrique « recettes » la valorisation doit être indiquée comme une source de co-financement.

Documentation à soumettre avec le rapport d’activité et avec le rapport financier

• Une déclaration individuelle signée à la fois par chaque bénévole et par le représentant légal de l’organisation bénéficiaire, et comportant les informations suivantes :
  • la nature bénévole du temps et du service consacrés à l’activité en l’absence de toute obligation contractuelle de le faire;
  • une description des tâches de chaque bénévole ou de sa contribution à l’activité ;
  • le nombre d’heures / jours consacrés à l’activité par le bénévole.
• Une preuve de la présence matérielle de chaque bénévole (une carte d’embarquement, par exemple).