Les réunions ministérielles ont lieu à huis clos en règle générale tous les quatre ans, les circonstances et l'urgence pouvant cependant justifier la convocation spéciale du groupe en dehors des réunions biennales.

Chaque Etat est représenté aux réunions soit par le ou les ministre(s) intéressé(s) par le sujet, soit par le ministre chargé par son gouvernement de coordonner l'action des ministères concernés par les problèmes des risques naturels et technologiques majeurs. Pour chaque Etat, est nommé un Correspondant Permanent qui, en liaison personnelle avec le ou les ministre(s) participant aux réunions du groupe, est chargé de préparer les réunions du groupe au niveau ministériel; ce Correspondant Permanent peut se faire assister par des experts.