L'avis de l'AIG interprète certains éléments de la définition des « documents publics » figurant à l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention du Conseil de l'Europe sur l'accès aux documents publics (CETS 205), également connue sous le nom de Convention de Tromsø. Il se concentre sur les notions suivantes : « toutes informations enregistrée sous quelque forme que ce soit », « rédigées » et « détenues » par les autorités publiques.
Considérant que la définition des « documents publics » est très large, l'AIG souligne qu'elle englobe tout élément de connaissance, quel que soit son contenu ou son support, quelle que soit la forme sous laquelle il a été enregistré. Les déclarations de faits et les expressions d'avis sont incluses. Une information est « enregistrée » si elle est représentée sous une forme permanente.
Un document en cours d'élaboration ou de modification – par exemple, un projet – ne serait pas considéré comme rédigé au sens de la Convention de Tromsø. Toutefois, les documents préparés dans le cadre d'un processus décisionnel sur un sujet donné – tels que les mémorandums, les avis, les conseils, les notes d'information, les rapports d'évaluation d'impact ou d'autres documents de travail – doivent être considérés comme « rédigé » une fois qu'ils ont été finalisés. Le fait que l'autorité publique compétente n'ait pas encore pris de décision sur la question à laquelle se rapporte un document n'est pas déterminant pour savoir si ce document est un document public.
La Convention de Tromsø s'applique aux documents qui sont en la possession des autorités publiques. L'enregistrement d'un document dans le système de gestion, de stockage ou d'archivage des documents d'une autorité publique peut être considéré comme la preuve que ce document a été achevé ou est détenu par une autorité publique. Toutefois, cet enregistrement ne peut être considéré comme une condition pour l'application de l'article 1, paragraphe 2, alinéa b, de la Convention. Si, en revanche, un document a été enregistré et conservé, il doit également être considéré comme « détenu » par une autorité publique.
L'avis de l'AIG aborde également la question de savoir si un document détenu par une autorité publique doit se rapporter aux domaines de responsabilité, de compétence ou d'activité de cette autorité ou d'autres autorités publiques pour être considéré comme relevant du champ d'application de la Convention de Tromsø. L'AIG a estimé qu'une telle condition n'était pas conforme à la définition des « documents publics » figurant à l'article 1, paragraphe 2, alinéa b), de la Convention de Tromsø. Les documents reçus par des autorités publiques dans le cadre de leurs fonctions en tant que personnes privées et n’ayant pas de lien avec leurs fonctions n’entrent pas dans le champ d'application de la Convention de Tromsø.
La Convention de Tromsø est le premier instrument international contraignant garantissant un droit général et autonome d'accès aux informations détenues par l'État. Il s'agit du premier avis rendu par l’AIG sur la base de l'article 11, paragraphe 1, alinéa b, i, de la Convention de Tromsø, en vertu duquel il est compétent pour surveiller la mise en œuvre de la Convention par ses Parties, notamment en émettant des avis sur toute question relative à l'application de la Convention.
Pour plus de détails, voir l'avis.