Organisations non gouvernementales

OING/Conf/2013/Rules

Règlement de la Conférence des Organisations internationales non gouvernementales (OING) du Conseil de l'Europe

Adopté par la Conférence des OING le 24 janvier 2013

1. Conférence des OING
2. Bureau de la Conférence des OING
3. Commission Permanente de la Conférence des OING
4. Commissions
5. Élections
6. Comité de vérification et de litiges
7. Procédure de modification du Règlement

1 Conférence des OING

1.1 Composition de la Conférence des OING

1.1.1 La Conférence des OING rassemble les OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe.

1.1.2 Les réunions de la Conférence des OING se composent des délégué(e)s des OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe.

1.1.3 Les délégué(e)s des ONG nationales dotées du statut de partenariat auprès du Conseil de l'Europe peuvent être invité(e)s aux sessions de la Conférence avec voix consultative.

1.2 Mandat de la Conférence des OING

1.2.1 La Conférence des OING est l’organe principal des instances de représentation des OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l’Europe.

1.2.2 Elle décide des orientations politiques, définit et adopte les programmes d’actions.

1.2.3 Elle adopte des prises de position sur les questions de fond et peut les adresser, sous forme de Recommandations ou de Résolutions, aux autres organes du Conseil de l’Europe, à d’autres Institutions internationales ou nationales ainsi qu’aux médias.

1.2.4 Elle décide du nombre de ses Commissions et de leurs dénominations.

1.2.5 Elle décide de la création de Conseils d’experts et fixe leur mandat et leur durée.

1.2.6 Pour assumer ses fonctions, la Conférence des OING approuve le rapport d'activité de sa Commission Permanente et entend les rapports de ses Commissions.

1.2.7 La Conférence des OING, ainsi informée, dégage les orientations générales de l'action à mener en vue d’assumer sa participation au "Quadrilogue" du Conseil de l'Europe, d’assurer le bon fonctionnement du statut participatif et de contribuer ainsi à l’affirmation du rôle politique de la Société Civile au sein du Conseil de l’Europe.

1.2.8 Elle détermine, en conséquence, les objectifs de sa Commission Permanente.

1.2.9 La Conférence des OING peut décerner le titre de Président(e) d’honneur de la Conférence des OING à un(e) ancien(ne) Président(e) en raison des services rendus et de l'action accomplie en faveur de la promotion de la place et du rôle des OING au sein du Conseil de l'Europe.

1.2.10 La Conférence des OING, comme son Bureau, sa Commission Permanente et ses Commissions, ne peut intervenir dans les relations concernant la participation de chaque OING aux travaux du Conseil de l'Europe, pour appuyer et faciliter cette participation, qu'à la demande expresse de l'OING concernée.

1.3 Fonctionnement de la Conférence des OING

1.3.1 La Conférence des OING est présidée par son/sa Président(e) en exercice que la Conférence élit tous les trois ans (cf. chapitre 5 du présent Règlement).Son titre est : « Président(e) de la Conférence des OING du Conseil de l'Europe ». Le/la Président(e) de la Conférence des OING représente officiellement la Conférence des OING lors de manifestations auxquelles la Conférence ou sa Commission Permanente sont conviées. Il/elle peut déléguer cette représentation à un membre de la Commission Permanente.

1.3.2 En cas d'empêchement momentané du/de la Président(e) de la Conférence des OING d'exercer son mandat, l'un(e) des Vice-Président(e)s le/la remplace, après accord entre les membres du Bureau de la Conférence des OING. En cas d'empêchement définitif du/de la Président(e) d'exercer son mandat, l'un(e) des Vice-Président(e)s le/la remplace, après accord entre les membres du Bureau de la Conférence, jusqu'à la prochaine séance de la Conférence des OING où l’on procède à une nouvelle élection.

1.3.3 La Conférence des OING se réunit au moins deux fois par an, lors de sessions ordinaires de l'Assemblée Parlementaire du Conseil de l'Europe.

1.3.4 Les réunions de la Conférence des OING se composent des délégué(e)s des OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe dûment inscrits auprès du Secrétariat de la Conférence des OING et ayant émargé à l’entrée du lieu de la réunion de la Conférence.

1.3.5 Les délégué(s) ont la possibilité de faire inscrire auprès du Secrétariat les OING qui leur auront donnée un mandat écrit aux fins de les représenter, chaque OING ne pouvant être porteur que d’un seul mandat d’une autre OING. Le Secrétariat de la Conférence remet aux délégué(e)s une seule carte de vote pour chacune des OING présentes et représentées.

1.3.6 Les délégué(e)s des OING participent au vote à raison d’une voix par OING.

1.3.7 Les convocations avec indication de l’ordre du jour doivent être envoyées au moins un mois avant la réunion de la Conférence. Tous documents destinés à la réunion seront mis à la disposition des OING dotées du statut participatif au moins deux semaines avant la réunion.

1.3.8 Toute proposition susceptible de présenter un intérêt pour la Conférence des OING et déposée au Secrétariat de la Conférence quarante-cinq jours avant la réunion de la Conférence, peut être soumise à la Conférence des OING. Sur proposition de la Commission Permanente, la Conférence peut être saisie de questions sans délai préalable.

1.3.9 Toutes les décisions de la Conférence des OING sont prises par vote à main levée, à la majorité relative des OING présentes et représentées. Le scrutin secret peut être demandé par le/la Président(e) de la Conférence ou par un tiers des OING présentes et représentées.

1.3.10 Les décisions ne sont votées valablement que si les OING présentes ou représentées réunissent la moitié de celles ayant émargé auprès du Secrétariat de la Conférence des OING. Toutes les décisions prises par la Conférence des OING doivent être mises à la disposition de ses membres, par écrit, au plus tard quarante-cinq jours après sa tenue.

2 Bureau de la Conférence des OING

2.1 Composition du Bureau de la Conférence des OING

2.1.1 Le Bureau de la Conférence des OING est composé :
▪ avec voix délibérative :

      - du (ou de la) Président(e) de la Conférence,

- des trois Vice-Président(e)s de la Conférence,
- des quatre Rapporteurs,
▪ avec voix consultative :
- du (ou de la) Président(e) « d’OING-Service » qui est invité à donner son avis sur tout sujet ayant un impact budgétaire. 

2.1.2 Ces neuf membres, délégué(e)s d’OING membres de la Conférence des OING, siègent au sein du Bureau en tant que personnes physiques.

2.2 Mandat du Bureau de la Conférence des OING

2.2.1 Le Bureau assure la mise en œuvre des décisions de la Conférence des OING et de sa Commission Permanente.

2.2.2 Il est responsable de la mise en œuvre de la politique de communication interne et externe de la Conférence des OING auprès des institutions internationales et nationales, notamment à l’égard de l’Union Européenne, ainsi qu’auprès des médias, telle que définie par la Commission Permanente (cf. article 3.2.4 du présent Règlement).

2.2.3 Il est chargé de préparer les Ordres du jour des réunions de la Conférence des OING et de sa Commission Permanente.

2.3 Fonctionnement du Bureau de la Conférence des OING

2.3.1 Les membres du Bureau ayant voix délibérative (cf. article 2.1.1 du présent Règlement) sont élus sur proposition de l’OING qu’ils représentent auprès du Conseil de l’Europe, et exercent leurs fonctions à titre personnel.

2.3.2 Si une OING, dont le/la délégué(e) est membre du Bureau de la Conférence des OING, cesse ses activités ou se voit retirer le statut participatif, ou en cas d’empêchement définitif d’un membre du bureau de la Conférence des OING, le siège vacant fait l’objet d’une nouvelle élection selon la procédure décrite au chapitre 5. Sur proposition du Bureau, la Commission permanente peut décider de ne pas organiser de nouvelle élection jusqu’à la fin du mandat.

3 Commission Permanente de la Conférence des OING

3.1 Composition de la Commission Permanente de la Conférence des OING

3.1.1 La Commission Permanente de la Conférence des OING est composée :
▪ avec voix délibérative :

      - du (ou de la) Président(e), des trois Vice-Président(e)s et des quatre Rapporteurs de la Conférence,

    - des Président(e)s et Vice-Président(e)s des Commissions,
    - de l’expert(e) « égalité homme/femme »,
    ▪ avec voix consultative :
    - du (ou de la) Président(e) « d’OING-Service »
    - des Président(e)s des Conseils d’experts,
    - du Président du Comité de vérification et de litige
    - du (ou de la) Président(e) sortant(e) de la Conférence des OING pendant les trois années qui courent à compter de la cessation de ses fonctions pour permettre une continuité avec les actions et études engagées au cours de son mandat.
    - des Président(e)s d’honneur de la Conférence des OING.

3.1.2 Les membres de la Commission Permanente avec voix consultative interviennent dans
les débats sur les sujets qui concernent l’instance qu’ils président.

3.1.3 Les responsables des groupes de travail des commissions ainsi que les personnes chargées de mission par le Président de la Conférence (cf. article 3.3.4 du présent Règlement) peuvent être invité(e)s aux réunions de la Commission Permanente en qualité d’observateurs. A titre exceptionnel, d’autres Délégué(e)s d’OING dotées du statut participatif peuvent également être invités en qualité d’observateurs par le/la Président(e) de la Conférence aux réunions de la Commission Permanente en fonction des points de l’Ordre du jour de la réunion qui pourraient correspondre à l’expérience et au domaine d’intérêt des dites OING. Le/la Président(e) de la Commission Permanente peut les inviter à donner leur avis sur un sujet à l’ordre du jour.

3.2 Mandat de la Commission Permanente des OING

3.2.1 La Commission Permanente assure la coordination entre la Conférence des OING et ses Commissions. Elle veille à la cohérence des travaux des Commissions ainsi qu’au respect des grandes orientations définies par la Conférence. Elle a un rôle de consultation et de proposition envers la Conférence des OING et son Bureau.

3.2.2 Elle valide la création de Groupes de travail au sein des Commissions.

3.2.3 Elle prend acte des projets de Résolutions et de Recommandations issues des Commissions et les soumet à la Conférence pour adoption en fonction de la stratégie politique globale de la Conférence des OING. En cas d’urgence, et en l’absence de réunion proche de la Conférence, elle peut adopter une Résolution ou une Recommandation au nom de la Conférence.

3.2.4 Elle définit les relations extérieures de la Conférence des OING auprès des institutions internationales et nationales, notamment à l’égard de l’Union Européenne, ainsi qu’auprès des médias.

3.2.5 Elle formule des avis sur la liste des OING auxquelles le Secrétaire Général a l'intention d'octroyer ou de retirer le statut participatif (Résolution(2003)8, paragraphes 13 et 18).

3.2.6 Elle facilite le travail des Commissions en :

    - coordonnant le fonctionnement des Commissions et des Conseils d’expert,

- organisant, tous les trois ans, les scrutins relatifs aux élections du/de la Président(e) et des Vice-Président(e)s de chaque Commission.

3.2.7 Elle valide la nomination des représentants aux différents comités directeurs et sous-comités.

3.2.8 Elle suscite et valide l'élaboration de contributions émanant des Commissions, et s'assure qu'elles soient transmises aux autres composantes du "Quadrilogue" du Conseil de l'Europe.

3.2.9 Elle coordonne les travaux relatifs aux questions administratives et financières de la Conférence des OING et de ses Commissions en liaison avec l'association « OING-Service » qui constitue la structure de gestion financière interne à la Conférence des OING.

3.3 Fonctionnement de la Commission Permanente

3.3.1 La Commission Permanente se réunit, sauf exception, pendant les sessions de l’Assemblée Parlementaire et entre ces sessions si besoin est, ainsi que, si possible, à l’occasion des sessions du Congrès des Pouvoirs Locaux et Régionaux.

3.3.2 Le Bureau de la Commission Permanente est celui de la Conférence des OING.

3.3.3 Les réunions de la Commission Permanente sont présidées par son/sa Président(e) ou par l'un(e) de ses Vice-Président(e)s.

3.3.4 Le/la Président(e) peut nommer, après consultation du Bureau de la Conférence, des Chargé(e)s de missions choisi(e)s parmi les délégué(e)s des OING dotées du statut participatif, qu'ils soient membres ou non de la Commission Permanente, pour des missions spécifiques à durée déterminée.

3.3.5 Toutes les décisions de la Commission Permanente sont prises par vote à main levée, à la majorité relative des présents (une voix par membre). Le scrutin secret peut être demandé par le/la Président(e) ou par le tiers des membres présents ayant voix délibérative.

3.3.6 Le compte rendu des réunions de la Commission Permanente est mis à la disposition, par écrit, de toutes les OING dotées du statut participatif au plus tard trente jours après sa réunion, ainsi que des Directions concernées du Secrétariat Général et des autres Organes concernés du Conseil de l'Europe.

4 Commissions

4.1 Composition des Commissions

4.1.1 Chaque OING peut s’inscrire avec droit de vote dans chacune des Commissions, en utilisant la base de données accessible sur le site internet de la Conférence des OING. Ses délégué(e)s peuvent assister aux Commissions auxquelles elle n'est pas inscrite, mais sans droit de vote.

4.1.2 Les Délégué(e)s des ONG nationales dotées du statut de partenariat auprès du Conseil de l'Europe peuvent être invité(e)s aux réunions des Commissions, avec voix consultative, en fonction des thèmes traités.

4.2 Mandat des Commissions

4.2.1 Les Commissions ont pour but de faciliter la concertation des OING par secteurs d'intérêt, de présenter un interlocuteur commun à toutes les instances du Conseil de l'Europe et d'exercer ainsi une participation plus efficace aux travaux de ces instances.

4.2.2 Ces Commissions prennent en compte les préoccupations du Conseil de l'Europe et les thèmes d'actualité. Elles établissent leur plan de travail en cohérence avec les orientations et les programmes d’action de la Conférence des OING.

4.2.3 Chaque Commission traite ses thématiques spécifiques tout en veillant à coordonner ses activités avec les autres Commissions.

4.2.4 Sous réserve de l’arbitrage de la Commission permanente, chaque Commission décide de sa participation aux Comités Directeurs et Groupes d’experts et aux Commissions de l’Assemblée Parlementaire et du Congrès des Pouvoirs Locaux et Régionaux.

4.3 Fonctionnement des Commissions

4.3.1 Chaque Commission est animée par un(e) Président(e) et deux Vice-Président(e)s.

4.3.2 Chaque Commission peut proposer à la Commission Permanente la création de groupes de travail pour des thèmes spécifiques dont la durée est limitée. Placé sous la responsabilité directe du/de la Président(e) de la Commission dont il dépend, chaque groupe de travail reçoit un mandat précisant ses attributions et les objectifs à atteindre et rend compte régulièrement de son activité au/à la Président(e) de la Commission. Il lui transmet les documents élaborés avant toute mise en oeuvre et diffusion éventuelles.

4.3.3 Chaque Commission est tenue de présenter à la première réunion de l’année de la Conférence des OING, par écrit, un rapport sur ses activités. La Commission Permanente peut également demander aux Commissions de présenter des rapports intermédiaires de leurs activités, tant oraux qu'écrits.

4.3.4 Si une OING, dont le/la délégué(e) est Président(e) ou Vice-Président(e) d’une Commission, cesse ses activités ou se voit retirer le statut participatif, ou en cas d’empêchement définitif d’un(e) Président(e) ou d’un(e) Vice-Président(e) de Commission, le siège vacant fait l’objet d’une nouvelle élection selon la procédure décrite au chapitre 5. Si le poste vacant est celui de la Présidence, un(e) Vice-Président(e) assure la fonction « ad intérim ». Sur proposition du Bureau, la Commission permanente peut décider de ne pas organiser de nouvelle élection jusqu’à la fin du mandat.

5 Elections

- Principes généraux
- Procédure
- Election du/de la Président(e), des Vices-Président(e)s de la Conférence et des Rapporteurs de la Conférence des OING
- des Président(e)s et Vice-Président(e)s des Commissions
- de l’expert(e) « égalité hommes femmes ».

5.1 Principes généraux

5.1.1 Tous les membres de la Commission Permanente ayant voix délibérative (cf. article 3.1.1 du présent Règlement) sont élus par la Conférence des OING pour un mandat de trois ans.
.
5.1.2 Les candidatures sont ouvertes aux délégué(e)s des OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe, membres de la Conférence des OING au moment de l’appel à candidatures.

5.1.3 Une même OING ne peut détenir simultanément plus qu’un seul mandat électif donnant voix délibérative à la Commission Permanente. Par ailleurs, elle ne peut pas être candidate à deux élections se déroulant dans la même session de la Conférence.

5.1.4 Chaque élection est organisée en deux tours :

- Dans le cas d’un scrutin uninominal, si aucune majorité absolue des suffrages exprimés ne se dégage au premier tour, un second tour se tient à la majorité relative entre les deux candidat(e)s ayant recueilli le plus de suffrages. En cas d’égalité des suffrages au second tour, est élu(e) le/la candidat(e) dont l’OING à la plus forte ancienneté dans la Conférence ou en cas d’ancienneté équivalente celui/celle qui est le/la plus âgé(e).

- Dans le cas d’un scrutin multinominal, les candidat(e)s ayant obtenu la majorité absolue des suffrages exprimés au premier tour sont élu(e)s. Si tous les postes n’ont pas été pourvus, un deuxième tour se tient à la majorité relative entre les candidat(e)s restant(e)s. En cas d’égalité, les règles ci-dessus s’appliquent.

A la différence des bulletins nuls, les bulletins blancs sont intégrés dans le calcul des suffrages exprimés.

5.2 Procédure

5.2.1 Quatre-vingt dix jours avant la date de la séance de la Conférence des OING qui procédera à une élection, le Secrétariat de la Conférence lance un appel à candidatures auprès de toutes les OING dotées du statut participatif, à l’exception de celles qui ne peuvent se représenter (cf. articles 5.1.1, 5.3.1, 5.3.2 et 5.4.1 du présent Règlement).

5.2.2 Soixante jours au plus tard avant la date de la séance de la Conférence qui procédera à l'élection, les candidatures doivent parvenir au Secrétariat de la Conférence des OING.

    Chaque OING qui présente un(e) candidat(e) remplit et transmet au Secrétariat de la Conférence, un formulaire de candidature signé de son/sa Président(e) ou de son/sa Vice-Président(e) ou de son/sa Secrétaire Général(e) et en aucun cas la signature du/de la délégué(e) proposé(e) par l'OING concernée, même si celui/celle-ci occupe une de ces fonctions.

5.2.3 En outre, chaque candidature à la Présidence de la Conférence des OING doit non seulement être proposée par l'OING représentée, mais également être soutenue par un minimum de dix OING, soutiens dont il sera fait part à la Commission Permanente. Chaque soutien doit être rédigé sur papier à en-tête de l'OING soutenant cette candidature, et doit revêtir la signature du/de la Président(e) ou du/de la Vice-Président(e) ou du/de la Secrétaire Général(e) de ladite OING. Une OING ne peut soutenir qu'une seule candidature à la Présidence.

5.2.4 Le Comité de vérification et de litige examine dans les meilleurs délais la régularité de chaque candidature (cf. article 6.4 du présent Règlement).

5.2.5 Les candidat(e)s retenu(e)s par le Comité de vérification et de litige doivent pouvoir effectuer, au cours des semaines qui précèdent les élections, une campagne d'information auprès de toutes les OING dotées du statut participatif. Les modalités de cette campagne sont validées par la Commission Permanente sur proposition du Comité de vérification et de litige.

5.2.6 Les bulletins de vote sont remis aux délégué(e)s des OING au moment de l'émargement de la Conférence des OING, chaque OING ne pouvant être porteur que d’un seul mandat, écrit, d’une autre OING (cf. article 1.3.5 du présent Règlement). L'élection a lieu par vote secret après que chaque candidat(e) se soit présenté(e) devant la Conférence, la Commission Permanente fixant le temps de parole pour chaque candidat(e), après avis du Comité de vérification et de litige, en fonction du nombre de candidatures.

5.2.7 Les opérations de vote sont effectuées par quatre scrutateurs désignés par la Conférence des OING parmi les délégué(e)s des OING n'ayant pas fait acte de candidature, assistés par un représentant du Secrétariat de la Conférence des OING et en présence d’un membre du Comité de vérification et de litige Les bulletins de vote sont dépouillés immédiatement après le vote.

5.3 Election du/de la Président(e), des Vices-Président(e)s et des Rapporteurs de la

Conférence des OING

5.3.1 Le/la Président(e), les trois Vices-Président(e)s et les quatre Rapporteurs de la Conférence des OING sont élu(e)s pour un mandat de trois ans par la Conférence. Chaque membre du Bureau ne peut dépasser deux mandats consécutifs. A l'issue de deux mandats consécutifs, un(e) ancien(e) Président(e) ne peut poser sa candidature à une nouvelle Présidence qu'après l'écoulement d'un délai égal à celui de la durée de sa précédente présidence.

5.3.2 L'élection du/de la Président(e) précède celle des Vice-Président(e)s qui est elle-même suivie par celle des Rapporteurs.

5.3.3 La présentation des candidats et les scrutins interviennent à la suite de l'approbation du rapport d'activités de la Commission Permanente.

5.4 Election des Président(e)s et des Vice-Président(e)s des Commissions

    5.4.1 Chaque Commission est animée et représentée par un(e) Président(e) et deux Vice-Président(e)s, élu(e)s pour un mandat de trois ans, chacun d’eux ne pouvant dépasser deux mandats consécutifs dans une même commission.

    5.4.2 Ces Président(e)s et Vice-Président(e)s sont élu(e)s par la Conférence des OING. Seules peuvent présenter un(e) candidat(e) les OING inscrites en qualité de membres de la Commission concernée au moment de l'appel à candidatures.

    5.4.3 L'élection des Président(e)s de commission précède celle des Vice-Président(e)s.

    5.5 Election d’un(e) expert(e) « égalité hommes –femmes »

    5.5.1 Un(e) expert(e) « égalité hommes –femmes », membre d’une OING dotée du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe, membre de la Conférence des OING au moment de l’appel à candidatures, est élu(e) par la Conférence des OING pour un mandat de trois ans, chaque expert(e) ne pouvant dépasser deux mandats consécutifs. Il/Elle siège avec voix délibérative à la Commission Permanente.

6 Comité de vérification et de litige

6.1 La Conférence des OING désigne en son sein, pour un mandat de trois ans, sur proposition du Président de la Conférence et après avis du Comité sortant, un Comité vérification et de litige composé de cinq membres, dont aucun n’est membre avec voix délibérative de la Commission Permanente. Une même personne ne peut être membre du Comité pendant plus de deux mandats consécutifs.

6.2 Le Comité de vérification et de litige désigne en son sein son Président qui siège avec voix consultative à la Commission Permanente.

6.3 Le Président sortant du Comité peut être invité, avec voix consultative, aux réunions du Comité pendant les trois ans qui suivent son dernier mandat.

6.4 Ce Comité est chargé :

- de procéder à la vérification des candidatures visées par le chapitre 5 du présent Règlement et de suivre les procédures de chacune de ces élections, avec l’aide d'un représentant du Secrétariat de la Conférence des OING,

- de régler tous litiges qui pourraient naître de l’application du présent Règlement et plus largement dans le fonctionnement des instances de représentation des OING.

6.5 Le relevé de conclusion des séances du Comité est présenté à la Commission Permanente, puis est publié sur le site internet de la Conférence des OING.

6.6 Si un membre du Comité est candidat à une élection, il suspend temporairement sa participation aux séances du comité qui traite de cette élection.

7 Procédure de modification du Règlement de la Conférence des OING

7.1 Toute proposition de modification à ce Règlement doit être déposée par écrit et diffusée à toutes les OING dotées du statut participatif au plus tard soixante jours avant la date de la prochaine séance de la Conférence des OING. Elle doit être adoptée par une majorité des deux-tiers des membres votants.

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Version validée par la Commissin permanente le 19 novembre 2012