Commission européenne pour l'efficacité de la justice
Le rôle du greffier du tribunal dans la collecte de données
Le rôle du greffier du tribunal dans la collecte de données -statistiques et non statistiques- et l'automatisation des tribunaux sont étroitement liés.
En ce qui concerne les données non statistiques, nous étions en présence d’une double collecte. D'une part, celle effectuée par l’homme de loi ou le notaire pour sa propre pratique ; d'autre part, celle du greffier du tribunal pour l’établissement du procès-verbal. On peut donc parler à juste titre d’un gaspillage de ressources humaines : collecter des données deux fois de la même façon ne rime à rien. Pendant la phase de transition, il arrive même que le greffier soit obligé de transférer des documents papier au format électronique pour alimenter la base de données. Ce fut le cas, par exemple, de l’article 298 A du Code de procédure civile allemand (ZPO). Or, pour normaliser le processus de collecte, il est aujourd'hui d'usage de fournir, au greffier et pour l’établissement du procès-verbal, des données structurées. Ces données non statistiques reposent généralement sur le standard XML, tel le jeu de données XJustiz utilisé dans les procédures judiciaires en Allemagne (voir www.xjustiz.de). Ainsi le transfert automatique de données non statistiques (nom, adresse, date de naissance, domicile, etc.) permet-il non seulement d'économiser des ressources humaines, mais aussi d'accélérer les procédures judiciaires dès le début et d’assurer un déroulement sans heurts des opérations. Il y a lieu, par conséquent, d’envisager ici un véritable processus d'évaluation du dispositif.
En ce qui concerne les données statistiques, qui sont aussi à l’origine de certaines questions dans le rapport du CEPEJ, il a fallu fournir des données en début de procédure. La collecte, le contrôle et la fourniture de telles données font partie intégrante des tâches du greffier, qui, de ce fait, en est en quelque sorte le garant. On comprendra aisément qu’il ne dispose pas de données de référence et qu’il lui faut collecter ces informations pour la première fois, et ce, exclusivement pour alimenter les bases de données du tribunal. Autrement dit, l'automatisation des procédures judiciaires n'a pas d’incidences sur le travail du greffier pour ce qui concerne la collecte des données statistiques. Il lui faut toujours s’assurer de la cohérence des données et en garantir la qualité. D’où la nécessité de contrôles ultérieurs. La procédure judiciaire offre maintes occasions de vérifier et contrôler les données, que ce soit par le juge, le Rechtspfleger, le greffier et autres fonctionnaires des tribunaux. Le greffier, en effet, n'intervient pas uniquement au début de la procédure. Il suit le dossier de bout en bout. Vu l’importance des changements et autres mouvements de personnel, des erreurs peuvent aisément se produire. C'est donc au greffier qu'il appartient de saisir l'affaire en termes statistiques, de gérer la base de données, de classifier l'affaire et de figer les données concernant le début et la fin du procès, en s’aidant des mécanismes prévus à cet effet dans les bases de données. C'est grâce au travail du greffier que tous les fonctionnaires de justice peuvent vérifier, à tout moment, le statut d'une procédure. Dans son rapport, le CEPEJ relève, à plusieurs reprises, les dates de début et de fin des procédures judiciaires, ce qui lui permet de formuler des observations sur la durée moyenne de ces dernières dans les différents États membres. Le greffier fournit donc la matière première des statistiques concernant l'arriéré judiciaire et les affaires en instance. À cet égard, ses activités s'inscrivent dans le droit fil des objectifs du rapport du CEPEJ, à savoir fournir des données fiables et assurer la cohérence et la qualité des données, bien qu’elles se situent à un niveau différent, en relation directe avec le dossier judiciaire. Le greffier est pleinement conscient de son rôle de garant de la collecte de données.
Harald Wilsch
Rechtspfleger (diplôme d’école supérieure spécialisée) au tribunal de première instance de Munich, Bavière
Trésorier de l'Union européenne des Rechtspfleger (EUR)