Commission européenne pour l'efficacité de la justice

Le rle du greffier du tribunal dans la collecte de donnes


Le rle du greffier du tribunal dans la collecte de donnes -statistiques et non statistiques- et l'automatisation des tribunaux sont troitement lis.

En ce qui concerne les donnes non statistiques, nous tions en prsence d’une double collecte. D'une part, celle effectue par l’homme de loi ou le notaire pour sa propre pratique ; d'autre part, celle du greffier du tribunal pour l’tablissement du procs-verbal. On peut donc parler juste titre d’un gaspillage de ressources humaines : collecter des donnes deux fois de la mme faon ne rime rien. Pendant la phase de transition, il arrive mme que le greffier soit oblig de transfrer des documents papier au format lectronique pour alimenter la base de donnes. Ce fut le cas, par exemple, de l’article 298 A du Code de procdure civile allemand (ZPO). Or, pour normaliser le processus de collecte, il est aujourd'hui d'usage de fournir, au greffier et pour l’tablissement du procs-verbal, des donnes structures. Ces donnes non statistiques reposent gnralement sur le standard XML, tel le jeu de donnes XJustiz utilis dans les procdures judiciaires en Allemagne (voir www.xjustiz.de). Ainsi le transfert automatique de donnes non statistiques (nom, adresse, date de naissance, domicile, etc.) permet-il non seulement d'conomiser des ressources humaines, mais aussi d'acclrer les procdures judiciaires ds le dbut et d’assurer un droulement sans heurts des oprations. Il y a lieu, par consquent, d’envisager ici un vritable processus d'valuation du dispositif.

En ce qui concerne les donnes statistiques, qui sont aussi l’origine de certaines questions dans le rapport du CEPEJ, il a fallu fournir des donnes en dbut de procdure. La collecte, le contrle et la fourniture de telles donnes font partie intgrante des tches du greffier, qui, de ce fait, en est en quelque sorte le garant. On comprendra aisment qu’il ne dispose pas de donnes de rfrence et qu’il lui faut collecter ces informations pour la premire fois, et ce, exclusivement pour alimenter les bases de donnes du tribunal. Autrement dit, l'automatisation des procdures judiciaires n'a pas d’incidences sur le travail du greffier pour ce qui concerne la collecte des donnes statistiques. Il lui faut toujours s’assurer de la cohrence des donnes et en garantir la qualit. D’o la ncessit de contrles ultrieurs. La procdure judiciaire offre maintes occasions de vrifier et contrler les donnes, que ce soit par le juge, le Rechtspfleger, le greffier et autres fonctionnaires des tribunaux. Le greffier, en effet, n'intervient pas uniquement au dbut de la procdure. Il suit le dossier de bout en bout. Vu l’importance des changements et autres mouvements de personnel, des erreurs peuvent aisment se produire. C'est donc au greffier qu'il appartient de saisir l'affaire en termes statistiques, de grer la base de donnes, de classifier l'affaire et de figer les donnes concernant le dbut et la fin du procs, en s’aidant des mcanismes prvus cet effet dans les bases de donnes. C'est grce au travail du greffier que tous les fonctionnaires de justice peuvent vrifier, tout moment, le statut d'une procdure. Dans son rapport, le CEPEJ relve, plusieurs reprises, les dates de dbut et de fin des procdures judiciaires, ce qui lui permet de formuler des observations sur la dure moyenne de ces dernires dans les diffrents tats membres. Le greffier fournit donc la matire premire des statistiques concernant l'arrir judiciaire et les affaires en instance. cet gard, ses activits s'inscrivent dans le droit fil des objectifs du rapport du CEPEJ, savoir fournir des donnes fiables et assurer la cohrence et la qualit des donnes, bien qu’elles se situent un niveau diffrent, en relation directe avec le dossier judiciaire. Le greffier est pleinement conscient de son rle de garant de la collecte de donnes.

Harald Wilsch
Rechtspfleger (diplme d’cole suprieure spcialise) au tribunal de premire instance de Munich, Bavire
Trsorier de l'Union europenne des Rechtspfleger (EUR)