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REUNION PLENIERE DE LA CEPEJ - 6 DECEMBRE 2012
10ème ANNIVERSAIRE

L'utilisation par les greffiers/Rechtspfleger des outils de la CEPEJ
sur la gestion du temps judiciaire.

Au delà du rôle actif du juge dans le respect des délais judiciaires, les personnels non-juge, au rang desquels figurent les greffiers et Rechtspfleger, sont parties prenantes pour contribuer à l'efficacité et la qualité du fonctionnement des tribunaux, pour le bien des utilisateurs.
Au regard des outils développés par la CEPEJ et son groupe SATURN en la matière, permettez-moi d'illustrer à l'occasion de cette célébration du 10ème anniversaire de la CEPEJ, leur utilisation dans le concret du quotidien de leur travail.
Leur rôle doit être différencié, s'agissant des greffiers dont la fonction est d'assister directement le juge dans le déroulement de la procédure, ou des responsables de la gestion des tribunaux et qui doivent mettre à disposition les moyens nécessaires en personnel pour le fonctionnement des services, ou enfin des Rechtspfleger qui se voient confiés des tâches juridictionnelles dans différents domaines et pour lesquelles ils prennent des décisions de manière indépendante, à l'instar du juge.

La Checklist pour la gestion du temps judiciaire est destinée notamment aux juges et personnels administratifs chargés de la gestion des tribunaux et des affaires.
Elle indique,, afin de prévenir les retards ou réduire les délais des procédures judiciaires, les Etats devraient disposer de l'information leur permettant de comprendre où se situent ces retards et la raison de ces retards. Elle propose à cette fin un certain nombre d'indicateurs.
Cette information est également celle dont doivent disposer les personnels non-juge et les greffiers, gestionnaires des dossiers de procédure, qui sont à la fois ceux qui fournissent les données nécessaires pour accéder à cette information mais devraient aussi pouvoir l'exploiter pour assister le juge dans son rôle de gestion des délais.

L'indicateur un de la checklist prévoit d'identifier les procédures judiciaires du point de vue des usagers. Plusieurs d'entre eux sont en relation directe avec le travail des personnels non-juges. L'identification des procédures revient aux greffiers et à leurs collaborateurs chargés de l'enregistrement des affaires et d'y porter un numéro d'ordre et la date de saisine en y différenciant la date de l'acte introductif d'instance et de la date d'arrivée au tribunal, ce numéro d'ordre suivant le dossier tout au long de la procédure.
Cet date est celle qui permettra de déterminer la durée de la procédure jusqu'à la décision finale et l'application informatique servant à l'enregistrement de la procédure, dans son volet statistique, devrait permettre ainsi de déterminer, à tous moments, la durée de la procédure et partant les retards qu'elle pourrait subir.
Les greffiers renseignent également l'application informatique quant à l'ensemble des phases et évènements qui jalonnent la vie d'une procédure.
Cet indicateur constitue ainsi un élément essentiel dans l'identification de la procédure et son déroulement.

L'indicateur trois concerne la typologie d'affaires. Là aussi le rôle du greffier est déterminant dans l'enregistrement de l'affaire pour attribuer à l'affaire un identifiant selon une nomenclature permettant de distinguer les différents types de contentieux et de procédures qui se doit d'être fine pour permettre de cerner le volume et la nature des contentieux dont est saisi le tribunal. Il sera la base qui permettra de déterminer des durées prévisionnelles des procédures selon la nature et la complexité de l'affaire et de prévoir des circuits courts ou longs.

L'indicateur quatre prévoit la capacité à suivre le cours de la procédure. Là aussi une collecte des données et leur exploitation statistique par le greffier est essentielle pour suivre le cours de la procédure. Le greffier pourra être la sentinelle qui veille au bon déroulement de la procédure et signaler les dysfonctionnements éventuels. Les praticiens disposent dans la plupart des pays de nombreux outils statistiques, en fonction des systèmes informatiques mis en œuvre. Mais ces outils ne doivent pas être "contemplatifs" c. à destinés à la simple observation après-coup, sur les dossiers terminés, pour mesure de la performance, parce que conçus et exploités au niveau national. Ils doivent être des instruments de pilotage du traitement des affaires au quotidien. A chaque niveau, local, régional ou national, il faut que le juge, le greffier, l'administrateur de la juridiction, le chef de juridiction, les responsables régionaux et nationaux puissent déterminer la durée des procédures pendantes devant une juridiction, des juridictions d'un ressort ou au niveau du pays et détecter les retards, en analyser les causes et chercher les remèdes. C'est d'ailleurs ce que préconise l'indicateur cinq. Il appartient en outre aux autorités judiciaires de déterminer les porteurs de responsabilité quant à la détection et à la prévention des dysfonctionnements et à leur résolution.

L'indicateur six vise l'utilisation des nouvelles technologies comme outil de gestion du temps dans le système judiciaire.
Le rôle des greffiers est prépondérant dans l'utilisation de ces technologies. Les logiciels qui accompagnent la gestion des procédures, indispensables pour une justice moderne et efficace,
sont utilisés au quotidien par les greffiers pour le déroulement de la procédure et doivent prévoir de surveiller les délais ce qui n'est pas forcément le cas dans l'ensemble des tribunaux.
Les greffiers bénéficient ou devraient bénéficier d'une formation initiale à l'utilisation de ces outils et d'une formation continue lorsque ces logiciels font l'objet de mises à jour pour leur amélioration ou en raison des changements de procédure. Les logiciels spécifiques dédiés aux différentes procédures doivent permettre d'en saisir les différentes phases et surtout de produire les données statistiques précises concernant la durée de la procédure au niveau du tribunal et aux niveaux régional ou national. Ces données sont déterminantes pour mesurer la performance des tribunaux et aussi leurs besoins éventuels en personnels dont l'insuffisance peut être la source d'un retard dans le traitement des procédures.

J'en terminerai en évoquant les Rechtspfleger qui traitent de façon indépendante de nombreuses procédures et auxquels incombent les mêmes devoirs qu'aux juges dans leur gestion du temps. Il faut souligner que les affaires qui leur sont confiées sont souvent traitées de façon rapide et, dans les pays où ils sont implantés, ils contribuent ainsi à une meilleure efficacité. Ainsi qu'ils prennent des décisions dans les procédures civiles et pénales ou dans le domaine des registres (fonciers et de commerce) ou lorsque les greffiers sont chargés d'apporter une aide à la décision du juge, ils permettent de soulager le travail des juges (ce que souligne le Compendium de bonnes pratiques pour la gestion du temps dans les procédures judiciaires au § 5.5). Pour illustrer mon propos je citerai quelques exemples de durées moyennes pour les procédures traitées par les Rechtspfleger ; ainsi en matière de registre (associatif, foncier, de commerce) ces délais s'établissent entre 2 et 4 semaines, à une semaine pour les injonctions de payer et la délivrance des certificats d'héritier.

Les attentes des greffiers et Rechtspfleger par rapport aux outils de la CEPEJ sont donc relativement importantes dans la gestion de la durée des procédures et de leur travail.
Les indicateurs de la CEPEJ se révèlent en effet incontournables dans la gestion du temps judiciaire et leur utilité pour les greffiers indispensables pour contribuer à accélérer le cours des procédures
Une meilleure connaissance sur ces outils doit certes être menée et chaque état membre a le devoir de les promouvoir et de les implanter auprès des praticiens, notamment à l'occasion des cycles de formation initiale ou continue mais aussi à l'occasion des dialogues de gestion entre autorités judiciaires et juridictions.

Union Européenne des Greffiers (E.U.R.)
Jean-Jacques KUSTER