Grâce aux outils SATURN sur la gestion des délais judiciaires développés par la CEPEJ, tout tribunal intéressé à améliorer la durée de traitement de ses affaires peut facilement poser lui-même un diagnostic sur sa propre situation et mener à bien des projets dans le but d'accélérer le traitement des procédures. S'il le désire, il peut bénéficier de l'appui d'un expert de la CEPEJ.

1. Quinze points des lignes directrices SATURN

Les lignes directrices du Centre SATURN pour la gestion des délais judiciaires font partie des outils qui permettent aux tribunaux de statuer sur les affaires qui leur sont soumises dans des délais raisonnables. Le centre SATURN a mis la priorité sur quinze points des lignes directrices que les tribunaux peuvent appliquer de façon autonome, sans devoir demander des ressources supplémentaires. Ces points ont aussi été choisis parce qu'ils permettent d'améliorer rapidement le délai de traitement des affaires au sein d'un tribunal. Ils peuvent se résumer comme suit:

a) Récolte des données permettant de mesurer le temps de traitement des affaires, les étapes principales de la procédure et, par ce moyen, de détecter les temps morts éventuels.

b) Fixation d'objectifs relatifs à la durée de traitement des affaires.

c) Analyse continue de la durée des affaires en cours et prise de mesures urgentes en cas de risque de délai excessif.

d) Conclusion d'accords avec les parties ou leurs représentants sur le calendrier de traitement des affaires et ensuite respect strict, imposé par le juge, du calendrier et des étapes procédurales convenus.

2. Étapes de la mise en œuvre

Un guide décrit la méthode de mise en oeuvre des lignes directrices SATURN. La méthodologie a été mise au point en se fondant notamment sur les expériences récoltées auprès de sept tribunaux référents de la CEPEJ. Elle prévoit les trois étapes principales suivantes:

a) Étape 1: Évaluation de la mise en oeuvre des lignes directrices SATURN dans les pratiques des tribunaux

Il s'agit d'analyser si, au sein d'un tribunal, les lignes directrices SATURN sont mises en oeuvre: complètement, partiellement, d'une autre manière ou pas du tout. Afin de faciliter la discussion, une traduction des quinze points dans la langue du tribunal est, en règle générale, nécessaire.

b) Étape 2: Mise en oeuvre des priorités SATURN

Lorsqu'un tribunal constate qu'une ou plusieurs lignes directrices ne sont pas pleinement appliquées, il s'agit alors de mettre en place des projets en vue de leur mise en oeuvre.

c) Étape 3: Établissement de rapports

Afin de permettre à d'autres tribunaux de tirer profit de l'expérience réalisée et à la CEPEJ d'améliorer ses outils, la rédaction d'un rapport selon le plan figurant dans le guide est vivement recommandée.

Tout tribunal intéressé peut appliquer lui-même la méthode mentionnée ci-dessus ou requérir le soutien et les conseils d'experts de la CEPEJ pour l'une ou pour toutes les étapes .

3. Déjà deux projets initialisés en 2012

Le Tribunal de district de Tirana (Albanie) et le Landgericht de Fribourg en Brisgau (Allemagne) ont sollicité l'appui d'un expert de la CEPEJ. A Tirana, les quinze lignes directrices ont été discutées et leur degré de mise en oeuvre constaté. Il s'agit maintenant pour le tribunal de déterminer quel projet il veut démarrer en priorité. A Fribourg, le vœu a été émis de démarrer un projet visant à déterminer de quelle manière il serait possible de formaliser la passation de dossiers d'un juge à un autre (in absentia) de procédures civiles complexes, comme, par exemples, dans des affaires traitant de défauts de construction ou de responsabilité médicale.

Jacques Bühler

Secrétaire Général suppléant, Tribunal fédéral suisse

Président du Groupe de pilotage SATURN pour

la gestion des délais judiciaires

Membre de la CEPEJ

"Session de formation au Landgericht de Fribourg", par Jürgen Adam, Landgericht Freiburg, Allemagne

Une session de formation sur la durée des procédures s’est déroulée au Landgericht (District Court) de Fribourg en Allemagne, le 20 avril 2012. Préalablement a à la tenue de la session de formation, il a été convenu de se concentrer sur les affaires civiles en première instance.

Le formateur, M. Jacques Bühler, a présenté les outils SATURN pour la gestion des délais judiciaires auprès de plusieurs membres du Landgericht. Il a également présenté une analyse et une évaluation de la durée des procédures au Landgericht. Dans la discussion qui a suivie, le constat a été fait que d’un point de vue purement statistique, la durée des procédures ne semble pas poser de problème majeur au Landgericht, étant donné que leur durée moyenne est de moins de 8 mois et que le Tribunal a constamment achevé approximativement le même nombre d’affaires que d’affaires ont été introduites, au courant des dernières années.

Les membres du Landgericht ont ensuite fait remarquer que néanmoins, la durée des procédures risque de poser problème dans certaines « affaires complexes », notamment poursuite judiciaires pour mauvaises pratiques à l’encontre des physiciens, conseillers fiscaux et avocats ou encore des contrats de construction. Ces affaires complexes représentent près d’1/3 des affaires traitées habituellement par les juges. Au cours de la discussion, deux facteurs à l’origine de durée excessive dans le traitement des affaires ont été identifiés: les difficultés à trouver (et à travailler avec) des experts, et la perte du savoir-faire du aux changements en la personne du juge. Les participants à la formation ont poursuivi en discutant plus en détail, notamment le deuxième aspect. Les membres du Landgericht ont expliqué qu’en raison des parcours professionnels dans le système judiciaire, il y a beaucoup de fluctuation parmi les juges. Il n’y a pas de règles ou même de bonnes pratiques concernant le traitement d’une affaire lorsqu’elle est transmise à un nouveau juge. En général, aucune transmission de savoir faire n’est effectuée – ayant pour conséquence qu’au cours du traitement de beaucoup d’affaires, le nouveau juge doit répéter une grande partie du travail juridique déjà effectué (mais pas documenté) par le prédécésseur. M. Bühler a indiqué qu’il serait probablement intéressant de mener une enquête concernant le processus de transfert des connaissances dans les différents tribunaux dans les différents pays. En conclusion, il a été convenu de demander à la CEPEJ de procéder à une telle étude et de discuter ce point lors de la pro-chaine réunion des tribunaux référents.

Jürgen Adam

Les 8 et 9 décembre 2011, j'ai eu l'opportunité de participer à une réunion visant à assister le Tribunal de Vrancea (Focsani – Roumanie) dans l'application de la méthodologie pour la réalisation d'enquêtes de satisfaction auprès des usagers des tribunaux. La rencontre a débuté dans les locaux dudit Tribunal le 8 décembre 2011. Des documents de travail ont été distribués aux participants avant l'ouverture de la réunion. Pendant les 2 jours, j'ai présenté les points relatifs au programme de coaching et j'ai répondu à certaines des questions des participants. Pendant ces deux jours, le Président du Tribunal, plusieurs juges et les greffiers du Tribunal ont pris la parole.

Après une brève présentation de moi-même en tant que juge du Tribunal de Turin et Secrétaire Général adjoint de l'Association internationale des juges, j'ai consacré quelques mots à mon rôle de membre du "Groupe de pilotage" du Centre SATURN de la CEPEJ au cours des dernières années. J'ai ensuite informé l'assistance de mon expérience acquise dans le cadre de l'enquête de satisfaction des usagers du Tribunal de Turin, telle que détaillée dans un rapport, dont j'ai illustré les principaux axes au courant des réunions.

A cet égard, j'ai indiqué aux participants que

(a) L'enquête de satisfaction des usagers du Tribunal de Turin fait partie intégrante des activités de coopération du Tribunal de premier ressort de Turin (Tribunale di Torino) en sa qualité de membre du Réseau des tribunaux référents de la CEPEJ. Un article à ce sujet a été publié dans la précédente Lettre d'information (novembre 2011).

(b) L'initiative a trouvé son origine dans les activités du Groupe de travail sur la qualité de la just-ice de la CEPEJ (CEPEJ-GT-QUAL). Ce groupe a récemment publié un rapport sur "La réalisation d'enquêtes de Satisfaction auprès des usagers des tribunaux des Etats membres du Conseil de l'Europe" (sur la base des expérience précédemment acquises au Tribunal de Genève).

(c) Un Manuel, de même que d'autres documents édités par le même groupe, contiennent également un “Modèle de questionnaire pour les usagers des tribunaux” qui peut être utilisé, avec les adaptations appropriées, dans chaque établissement judiciaire désireux d'évaluer le niveau de satisfaction pour les gens qui, pour quelque raison que ce soit, contactent de telles instances.

Durant toute la réunion, j'ai voulu laisser un créneau important pour les questions. Les participants étaient en particulier intéressés d'avoir plus de détails sur la façon dont nous avons déterminé le nombre de personnes nécessaires pour la mener l'enquête à bien (dans le cas de Turin: 618). A cette question, j'ai reépondu que le chiffre a été calculé par la DG des statistiques du Tribunal, fournissant aux collègues roumains, la documentation nécessaire à l'appui (en italien, en vue de la traduction par les interprètes du Tribunal de Vrancea), préparée par les experts statisticiens expliquant pourquoi un chiffre de 620 personnes a été considéré comme optimal pour la réalisation de l'enquête au Tribunal de Turin.

Il m'a également été demandé d'expliquer pourquoi le questionnaire de Turin ne comporte pas des questions sur l'opinion des citoyens sur leur système judiciaire, plutôt que d'investiguer sur le fonctionnement de ce Tribunal en particulier (eu égard au fait qu'il est reconnu que c'est l'obstacle législatif qui est contraignant plutôt que les activités, plus ou moins performantes, du juge). J'ai répondu que ce questionnaire avait un objectif différent: il est destiné à explorer la pensée des citoyens sur le travail interne du Tribunal, sans se préoccuper des facteurs externes, tels que les obstacles législatifs simplement. En fait, tandis que les juges du Tribunal ont, jusqu'à une certaine limite, la possibilité d'augmenter leurs performances, ils ne peuvent pas intervenir dans les réforme législatives potentielles.

Dans le cadre des réunions, j'ai aussi été confronté à des questions concernant le "Programme de Strasbourg", qui est le programme sur la base duquel mon Tribunal a permis de réduire considérablement les retards et la charge de travail en souffrance. J'ai également dû poser des questions sur la charge de travail quotidienne dans le tribunal de Turin, ainsi que sur des aspects relatifs à la gestion des affaires et aux relations avec les avocats.

Avant de clôturer la réunion, j'ai visité les locaux du Tribunal à l'invitation du Président du Tribunal (en particulier ceux du greffier), me permettant ainsi de mieux connaître son fonctionnement. J'ai également apprécié l'informatisation du Tribunal, où les citoyens peuvent facilement se renseigner sur l'état de leur cas.

Giacomo Oberto
Juge –Tribunal de Turin (Italie)
Secrétaire Général adjoint - Association internationale des juges
Membre du “Groupe de pilotage” du Centre SATURN de la CEPEJ

Géorgie : 6 enquêtes de satisfaction des usagers des tribunaux

Par Leila Marshania, Responsable de projet “Renforcer la capacité du système judiciaire en Géorgie”, Promotion de la réforme judiciaire, Droits de l'homme et des minorités en Géorgie, Conseil de l'Europe

En Géorgie, l’enquête de satisfaction des usagers des tribunaux est menée dans 6 tribunaux d'instance en appliquant la méthodologie de la CEPEJ (Tbilisi City Court, Zugdidi District Court, Gori District Court, Kutaisi City Court, Rustavi City Court, Batumi City Court).

Après avoir été formé par des professionnels, le personnel des tribunaux est en mesure de procéder, en présence desdits professionnels, à des entretiens avec les usagers des tribunaux. Les informations récoltées lors de ces entretiens sont ensuite analysées par des sociologues et des statisticiens.

L’objectif était de procéder à 2000 entretiens en face à face avec des citoyens qui ont ont eu à faire avec les tribunaux, à l’aide d’un questionnaire structuré permettant la collecte de données quantitatives.

Après avoir collecté les réponses au questionnaire, les résultats ont é-té traités en vue de la rédaction de rapports. La méthode de comptage permet de répartir les réponses par catégories d’usagers (âge, sexe, usagers impliqués dans des affaires pénales, civiles ou administratives, etc.).

Le but est également d’analyser la satisfaction des usagers en tenant compte, pour chacun des facteurs évalués, à la fois des réponses concernant la satisfaction et les réponses concernant l’importance (niveau attendu), en fonction des indicateurs. Les priorités en termes d’amélioration à effectuer sont déterminées par les éléments ayant atteint un prorata élevé en termes d’importance et faible en termes de satisfaction.

Les résultats de l’enquête menée en 2010 seront utilisés pour s’assurer que le niveau de satisfaction des usagers a bien changé.

Leila Marshania
Responsable de projet
“Renforcer la capacité du système judiciaire en Géorgie”
Promotion de la réforme judiciaire
Droits de l'homme et des minorités en Géorgie
Conseil de l'Europe