En novembre 2024, le FEJ a modifié sa politique concernant la manière dont les ONG bénéficiaires sont censées soumettre leurs rapports financiers.

L'ONG bénéficiaire doit soumettre son rapport narratif et mettre à jour le budget dans le système en ligne du FEJ et envoyer le rapport financier et tous les documents connexes par courrier électronique à [email protected] . L'ONG bénéficiaire doit indiquer dans l'objet du courriel la mention « Rapport financier » suivie du numéro de référence de la subvention. Le FEJ peut également accepter le rapport financier et les copies papier de toutes les preuves de dépenses envoyées par la Poste.
Le rapport financier doit contenir :
- la liste scannée et signée des participants, sauvegardée au format PDF
- le modèle de rapport budgétaire complété (dépenses et recettes), signé par le représentant légal de l'ONG bénéficiaire, en format PDF, où chaque dépense est présentée sur une ligne séparée. Le même modèle de rapport budgétaire doit également être envoyé en format Excel.
- un sous-dossier distinct doit être créé pour chaque ligne budgétaire (par exemple, Voyages) dans le modèle de rapport budgétaire. Tous les documents relatifs à cette dépense doivent être numérotés et nommés (par exemple, 1.2.Smith, billet d'avion) et sauvegardés en format pdf dans le sous-dossier.

Les instructions pour la gestion financière et le rapport financier ont été modifiées en conséquence.