1.1. Composition
1.2. Présidence
1.2.1. Procédure de sélection
1.2.2. Durée du mandat
1.2.3. Rôle
1.2.4. Absence
1.3. Compétences et pouvoirs
1.4. Fonctionnement
1.4.1. Organisation du travail
1.4.2. Réunions
1.4.3. Langues
1.4.4. Ordre du jour
1.4.5. Documentation
1.4.6. Participation aux réunions
1.4.6.1 Etats non membres et non observateurs
1.4.6.2 Autres personnalités externes
1.4.6.3 Comité du Personnel
1.1. Composition
Les groupes de rapporteurs sont ouverts à toutes les délégations qui souhaitent participer à leurs travaux, ainsi qu’à l’UE et aux Etats qui jouissent du statut d’observateur auprès du CM3. Ils sont composés de représentants permanents ou de leurs adjoints. Ils sont assistés du Secrétariat (et, si nécessaire, du(de la) Président(e) ou de membres de comités d’experts).
La
liste actuelle des groupes de rapporteurs est : GR-DEM, GR-EXT, GR-PBA, GR-C, GR-H, GR-J et GR-SOC4.
1.2. Présidence
1.2.1. Procédure de sélection5
1. Les
Présidents d’un groupe de rapporteurs sont désignés parmi les Représentants Permanents ;
2. Lors de la vacance d’une présidence d’un groupe de rapporteurs, le/la Président(e) des Délégués en informera les Délégués et tout candidat intéressé par la fonction vacante en fera part au (à la) Président(e) des Délégués ;
3. Une liste de toutes les vacances prévisibles dans les 12 mois suivants sera publiée sur le site du CM, afin de permettre aux délégations d’avoir une vue d’ensemble et de faire leur planning en conséquence. Elle sera mise à jour régulièrement ;
4. Le Bureau des Délégués procède à la sélection des présidents des groupes de rapporteurs selon tous les critères suivants : ancienneté, qualifications, disponibilité et intérêt marqué dans le domaine d’activité. L’égalité des sexes devrait être gardée à l’esprit lors de l’examen des candidats ;
5. Le/la Président(e) sortant(e) des Délégués peut se voir offrir la présidence d’un groupe, sans qu’il soit tenu compte de son ancienneté ;
6. Le Bureau formule des recommandations à l’intention des Délégués, qui prennent ensuite une décision ;
7. Le Bureau devrait chercher à formuler une recommandation par consensus, en principe en l’espace de deux réunions ;
8. En cas de plus d’une candidature, le/la président(e) mènera des consultations avec les candidats, afin d’identifier une solution consensuelle pour présentation au CM ;
9. Si le Bureau ne parvient pas à un consensus, la liste complète des candidats sera alors soumise pour décision par le CM. La liste contiendra les candidats ayant exprimé au/à la Président(e) leur souhait de maintenir leur candidature, dans l’ordre alphabétique des Etats membres qu’ils/elles représentent ;
10. Si le Bureau fait une recommandation, mais qu’un candidat maintient sa candidature, la liste des candidats sera soumise pour décision par le CM.
Dans le cas d’un vote sur une liste de candidats, le/la candidat(e) ayant recueilli la majorité simple des voix au sens de l’article 10.4 du Règlement intérieur pour les réunions des Délégués (c'est-à-dire, la moitié plus un du nombre des Délégués possédant le droit de vote) et le plus grand nombre de voix est déclaré(e) élu(e)6.
1.2.2. Durée du mandat
Le mandat de chaque président(e) de groupe de rapporteurs est d'une durée de deux ans, non renouvelable, à compter de la date de sa nomination par les Délégués. A titre exceptionnel, cette durée peut être prolongée par les Délégués dans l'intérêt d'une continuité de l'action entamée par un Groupe de rapporteurs.
1.2.3. Rôle
Au sein de son groupe de rapporteurs, le(la) président(e) a un rôle d'impulsion et d'orientation dans le domaine d'activité du groupe. Devant les Délégués, son rôle est d'informer et de rendre compte des travaux de son groupe au moment de l'examen des points que celui-ci a préparés.
Les président(e)s de groupes de rapporteurs et les groupes eux-mêmes peuvent, le cas échéant, envisager des contacts à l’extérieur du Conseil de l'Europe. De tels contacts peuvent être pris après avoir, en temps utile, procédé à une consultation du(de la) président(e) des Délégués qui peut décider d’en saisir le Bureau et, le cas échéant, les Délégués. Ces contacts n’empiètent pas sur le rôle statutaire de représentation du/de la SG de l’Organisation.
Les lignes directrices pour la conduite des réunions des Délégués (cf.
II.B. §6.1 Lignes directrices pour la conduite des réunions ci-dessus) s’appliquent mutatis mutandis aux président(e)s des groupes de rapporteurs. De plus, les lignes directrices suivantes devraient également être suivies7 :
· connaissance des points de l’ordre du jour à l’avance, calendrier établi et distribution des documents en temps et en heure ;
· en principe, les documents à débattre devraient être distribués 15 jours ouvrés à l’avance ;
· les délégations devraient en principe présenter leurs propositions d’amendements par écrit 3 à 5 jours ouvrés avant la date de la réunion ;
· des débats préliminaires ou des échanges de vues au sein des groupes ne devraient pas avoir lieu si les documents n’ont pas été distribués à temps ;
· en principe, les documents d’information ne font pas l’objet de discussion, sauf si une délégation le demande ;
· les carnets de bord des groupes devraient être distribués dans les quatre jours qui suivent la réunion.
1.2.4. Absence
L'absence du(de la) président(e) d'un groupe de rapporteurs ne doit pas empêcher la tenue, si nécessaire, d'une réunion de ce groupe. Pour cette raison, il peut être procédé à la désignation d’un(e) vice-président(e) chargé de le(la) remplacer en cas d’absence. Toute désignation se fait en consultation étroite avec le(la) président(e) des Délégués.
Si à la fois le(la) président(e) et le(la) vice-président(e) d'un groupe de rapporteurs sont absents ou indisponibles, il est recommandé que leur remplacement soit assuré sur une base ad hoc.
1.3. Compétences et pouvoirs
Chaque groupe de rapporteurs traite, en étroite liaison avec le/la SG, des questions entrant dans le cadre de son domaine d'activité8. Dans ce contexte, il contribue à la supervision de l’avancement et des résultats du programme d’activité.
Les groupes de rapporteurs peuvent entreprendre des discussions de politique générale concernant leurs secteurs d’activités. Ils développent leurs activités en contact avec :
- l’Assemblée, ses commissions, leurs président(e)s et leurs rapporteurs, et, mutatis mutandis,
- le Congrès et ses instances ; ainsi qu’avec
- les comités directeurs, leurs bureaux et leurs président(e)s,
- les conférences des ministres spécialisés et leurs comités préparatoires.
Les groupes de rapporteurs sont chargés d’entretenir le dialogue avec les comités directeurs et les accords partiels (œuvrant dans leurs secteurs d’activités), notamment, si nécessaire, au moyen d’auditions.
Les groupes de rapporteurs peuvent être appelés, après consultation du Bureau, à établir des groupes de travail ou à désigner des coordinateurs thématiques chargés, pour une période déterminée, de l'examen de questions ciblées entrant dans leur champ de compétence.
Les groupes de rapporteurs n’ont pas de pouvoir de décision.
Le Secrétariat est responsable, notamment :
- de la mise à disposition de services généraux tels que la préparation et la distribution des documents destinés à être examinés par les groupes de rapporteurs, y compris les carnets de bord des réunions ;
- de la convocation des réunions des groupes de rapporteurs, selon les règles générales d’une bonne gestion ;
- le cas échéant, et sous la supervision du Bureau, de la coordination du travail des différents groupes de rapporteurs.
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1.4. Fonctionnement
1.4.1. Organisation du travail
Le travail s'organise selon le schéma suivant :
- Président(e) des Délégués et Bureau (sous le contrôle des Délégués) : coordination des tâches des groupes de rapporteurs;
- groupes de rapporteurs :
▪ forum d'échange d'information et identification des problèmes,
▪ préparation des débats des Délégués, avec pour objectif, l’élaboration de projets de décision groupés dans un encadré dans le projet d’ordre des travaux, à présenter aux Délégués pour adoption sans débat,
▪ pas de règlement intérieur, en particulier, absence de règle de quorum.
Lorsque, à l’issue d’une réunion de groupe de rapporteurs, une délégation estime nécessaire de poursuivre le débat sur un point dans le cadre de la réunion plénière, le(la) Président(e) des Délégués et la présidence du groupe devraient en être informés et, si possible, ce fait devrait être mentionné dans le carnet de bord de la réunion ;
- Délégués : adoption des Décisions, examen de questions de politique générale et arbitrage des problèmes non résolus au sein des groupes de rapporteurs.
1.4.2. Réunions9
Un calendrier des réunions devrait être préparé, dans la mesure du possible, bien en avance selon les lignes directrices ci-dessous :
· les réunions devraient se tenir seulement lorsque l’ordre du jour le justifie ; si besoin, le GR-DEM peut se réunir toutes les trois-quatre semaines ; le GR-PBA et le GR-H toutes les quatre semaines ; tous les autres GR toutes les six semaines ; les GT en fonction des exigences de leur tâche ; des réunions supplémentaires peuvent être organisées si nécessaire ;
· en règle générale, les réunions ne devraient pas avoir lieu le lundi et le vendredi ;
· la durée des réunions ne devrait pas dépasser trois heures ;
· les réunions du GR-J et du GR-H ne devraient pas, en principe, avoir lieu au cours d’une même semaine ;
· autant que possible, les réunions devraient être évitées pendant les vacances scolaires.
1.4.3. Langues
L’interprétation est généralement prévue, à moins d’un accord exprès de la présidence d’un groupe particulier de tenir la réunion sans interprétation10.
1.4.4. Ordre du jour
Les ordres du jour des groupes de rapporteurs sont établis en principe sous l'impulsion des Délégués et de leur Bureau.
Les président(e)s de groupes de rapporteurs et les groupes de rapporteurs eux-mêmes disposent, dans le cadre de leurs domaines d'activité respectifs, d'une marge d'initiative. Dans un souci de cohérence, ils tiennent néanmoins le(la) président(e) des Délégués informé(e) de leurs projets d'ordre du jour qui peut décider d’en saisir le Bureau et, le cas échéant, les Délégués.
1.4.5. Documentation
Les convocations et carnets de bord des réunions des groupes de rapporteurs sont publiés sous la responsabilité du(de la) Président(e) de chaque groupe. Ils sont adressés à toutes les délégations et, le cas échéant, aux observateurs, afin de veiller à ce que ceux-ci soient régulièrement informés des travaux en cours dans les différents groupes.
Au cours de leurs réunions, les groupes de rapporteurs s’efforcent de recourir aux ordres du jour annotés et les président(e)s des groupes veillent au respect d’un délai de diffusion.
Les carnets de bord des réunions doivent refléter de manière succincte le contenu des débats en évitant, autant que possible, d’identifier les délégations intervenantes.
La présentation des documents devrait être uniformisée selon les principes suivants : concis, clairs et brefs. Ceux-ci devraient comporter au début un résumé, des recommandations clairement définies sur l'action à mener, les incidences en matière de ressources (humaines et financières) et un point de contact11.
Les documents devraient être distribués dans les délais fixés par le CM. Dans des cas très exceptionnels et urgents, les documents devraient être soumis au plus tard 24 heures avant leur examen. En principe, les délais pour les documents des groupes de rapporteurs sont comme suit12 :
- ordres du jour annotés : le vendredi avant la semaine précédant la réunion
- documents à débattre : 15 jours ouvrés à l’avance
- carnets de bord : 4 jours ouvrés après la réunion
- les délégations devraient idéalement proposer les amendements par écrit 3-5 jours ouvrés avant la date de la réunion.
Les rapports des comités directeurs ou d’experts et de conférences devraient être présentés en première instance aux groupes de rapporteurs/coordinateur thématique compétent dans un délai d'un mois suivant la réunion, étant entendu que les travaux des comités directeurs ne seront pas dupliqués13.
1.4.6. Participation aux réunions:
1.4.6.1 Etats non membres et non observateurs
Les représentants d’Etats non membres et non observateurs sont autorisés à participer, de manière ponctuelle, aux réunions des groupes de rapporteurs si le sujet à discuter concerne directement ces pays, sur invitation de la présidence du groupe pertinent et avec l’accord préalable du CM, conformément à l’article 20.a du Statut14.
1.4.6.2 Autres personnalités externes
Les président(e)s de groupes de rapporteurs et les groupes eux-mêmes peuvent, le cas échéant, envisager des contacts à l’extérieur du Conseil. De tels contacts peuvent être pris après avoir, en temps utile, procédé à une consultation du(de la) Président(e) des Délégués qui peut décider d’en saisir le Bureau et, le cas échéant, les Délégués. Les délégations devraient être informées en temps utile de la participation de personnalités externes aux réunions de groupe15.
1.4.6.3 Comité du Personnel
Le(la) président(e) du Comité du Personnel est autorisé à assister aux réunions et à suivre régulièrement les débats du GR-PBA, étant entendu toutefois que les dispositions existantes concernant les relations entre le personnel et le CM, ainsi qu’elles figurent à l’article 7 du Règlement sur la participation du personnel (Annexe I du Règlement du personnel), demeurent valables16.
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