Selon la Politique d'archivage de 2009 (DGAL 136), il existe trois catégories de documents pour archivage  :

• document adopté référencé : tous les documents référencés ou publications portant un numéro d’identification de série ou un ISBN apparaissant dans leur version finale approuvée
• document préparatoire référencé : tous les documents référencés ou publications portant des numéros de série ou des ISBN mais qui n’existent pas encore dans leur version finale et/ou n’ont pas encore été approuvés par l’auteur responsable
• document administratif : documents qui ne font partie d’aucune des catégories susmentionnées

Toutes les autres informations sont limitées à trois catégories :

• record : informations enregistrées produites ou reçues au cours du lancement, de la conduite ou du parachèvement d’une activité individuelle ou institutionnelle et comprenant un contenu, un contexte et une structure suffisants pour fournir des preuves de l’activité. Cette définition s’applique à tous les records, quel que soit le format ou le support
• non-records : information appartenant au Conseil de l’Europe et qui ne correspond pas à la définition d’un record
• dossier personnel : document contenant des données à caractère personnel concernant une personne physique identifiable