Quels noms dois-je donner à mes fichiers ?

• Utiliser des noms de fichiers courts (pas plus de 30 caractères), dans la langue du document
• Choisir des mots clés significatifs pour faciliter une future recherche
• Utiliser les tirets "-" plutôt que des espaces
• Utiliser les tirets bas "_" suivi une abréviation de langue (par exemple _fr) à la fin du nom du fichier si le document existe dans différentes langues
• Utiliser des chiffres arabes plutôt que les chiffres romains, sauf si la référence du document contient déjà des chiffres romains
• Format de la date : utiliser AAAA_MM_JJ ou AAAAMMJJ. Placer la date au début du nom de fichier ou à la fin, juste avant le statut du document, s’il existe
• Rester homogène : utiliser toujours le même système de nommage de fichiers pour tous les documents
• Ne pas utiliser d'articles ou de mots de liaison (par exemple: le, de, pour, le, etc., en anglais ou le, la, du, de, en, pour, donc, sur, etc. en français)
• Proscrire les accents, les cédilles et les caractères spéciaux ( ¨ ^ °  *  ‘ « » " ° ` # { } [ ] < > | \ / @ = ~ + * % $ € ? : & # ; ,).

Exemples de bon nommage des fichiers:

Document référencé: EG(2004)5-violence-femme_fr

Publication  numéro ISBN ou ISSN : 978-92-871-6522-0-Learning-living-democracy_eng

Publication sans numéro ISBN ou ISSN :CEDH-60-anniversaire

Autre type de document: Satisfaction-Survey-2007-2013_eng

page web: crash-airliner-russian-egypt-condolences-secretary-general

Pour plus d'information, voir le document  Nommage de fichiers - Bonnes pratiques de la DIT.

 Quel niveau de classification dois-je donner à mon document ? 

Le niveau de classification d'accès détermine le droit d'accès en lecture. Choisissez public, restreint, interne, confidentiel ou secret après avoir lu les explications ci-dessous.

Public s'applique à des documents non classifiés, à diffusion publique

Restreint s'applique à des documents mis à la disposition des membres des gouvernements et du Secrétariat du Conseil de l'Europe

Interne s'applique à des documents dont l'accès est exclusivement réservé aux utilisateurs internes, par exemple: le personnel du Conseil del'Europe.

Confidentiel s'applique à des documents dont l’accès est exclusivement réservé à un groupe spécifique d'utilisateurs internes et, le cas échéant, par des utilisateurs externes définis par leurs rôles. S’agissant des documents officiels, par exemple, ce groupe comprend les membres des gouvernements ainsi que l’entité ou le comité responsable du document

Secret s'applique à des documents dont l’accès est réservé à un groupe spécifique de personnes listées nominativement et ayant l’autorisation des secrétariats ou entité responsables (exemple : Secrétariat du Conseil de l'Europe, Comité des Ministres ou Assemblée parlementaire). Chaque copie papier est numérotée.

Pour plus d'information, consultez les documents Lignes de conduite  pour le référencement et la classification des documents du Conseil de l'Europe, Politique d'archivage du Conseil de l'Europe ainsi que la base de données Transparence , disponibles dans Policies and documents reference sur la page du site collaboratif des Correspondants records et archives. Nous vous invitons également à consulter la Résolution Res(2001)6 du Comité des Ministres sur l'accès aux documents du Conseil de l'Europe.

 Où et comment dois-je indiquer la classification d'accès de mes documents ?

Il est recommandé d’indiquer la classification d’accès des documents dans la note de bas de page associée à la référence, et de préciser aussi, à cet endroit, les conditions de déclassification. Par exemple:

- Ce document a été classé en diffusion restreinte jusqu’à la date de son examen par le comité XYZ

- Ce document a été classé en diffusion confidentielle le jour de la diffusion; il sera déclassifié conformément à la Résolution Res(2001)6 sur l’accès aux documents du Conseil de l’Europe.

Cette procédure, mise en place par le Comité des Ministres, est une bonne pratique qui doit être suivie ; elle est en phase avec les principes de la gestion des documents : les documents officiels du Conseil de l’Europe étant archivés sous forme de records, il est impossible de les modifier.

Pour plus d'information, consultez le document Lignes de conduite pour le référencement et la classification des documents du Conseil de l'Europe Policies and documents reference sur la page du site collaboratif des Correspondants records et archives

Comment puis-je partager des fichiers trop volumineux pour être envoyés par courrier électronique avec des tiers n’ayant pas accès aux applications internes ?

MyCloud est une interface Web qui permet de partager des fichiers volumineux avec des personnes n’ayant pas accès aux espaces collaboratifs de travail ou aux systèmes de gestion documentaire du Conseil de l’Europe. Il vous permet également d’accéder à tout moment à vos fichiers depuis tout type d’appareils (accès Web requis).

Lien vers MyCloud

Manuel de l'utilisateur - Vademecum MyCloud

Rules for My Cloud 2014 [eng]

Qu’est-ce qu’un tableau de gestion ?

Un tableau de gestion est un calendrier qui fixe la durée pendant laquelle les records doivent être conservés avant que l’on puisse les détruire. Il recense également les records qui doivent être conservés de manière permanente aux Archives centrales ou dans un autre lieu. Chaque record (fichier au format papier, ensemble de procès-verbaux, document électronique, photographie/image numérique, cassette audio, bobine de film, etc.) n’est pas inscrit à titre individuel dans le tableau car il est représenté dans une des catégories préétablies, appelées séries, qui sont fondées sur les activités du Conseil de l’Europe. Les records découlent de ces activités et les décrivent. Un tableau de gestion prend généralement en compte tous les records d’une entité, de sorte que le Conseil de l’Europe gère de nombreux tableaux.

Pour plus d'information, consulter le Guide d'utilisation des tableaux de gestion.

Quelle référence dois-je donner à mon document ?

Source

En règle générale, les références contiennent une indication de la source, c’est-à-dire de l’organe, du comité ou du service qui a produit le document.

Pour indiquer l’origine d’un document, les entités peuvent définir leur propre référence en utilisant un sigle, par exemple CM pour le Comité des Ministres ou CDCPP pour le Comité directeur de la culture, du patrimoine et du paysage, dès lors que les lignes de conduite décrites dans le présent document sont respectées (voir ci-dessous). Dans ce cas, les entités doivent gérer elles-mêmes les numéros d’ordre de chacun de leurs documents. Elles doivent en outre utiliser des sigles qui existent déjà pour une structure.

Il est aussi possible d’utiliser comme référence l’identifiant généré automatiquement par le système de records management du Conseil de l’Europe. Dans ce cas, le sigle est COE (exemple : COE(2012)0001724). Dans ces références, l’année et le numéro sont générés automatiquement

Année

L’année de publication du document qui figure éventuellement dans la référence devrait être formatée comme suit : (YYYY), quatre chiffres entre parenthèses, par exemple : CM(2004)10. Lorsqu’un document est republié, une nouvelle référence contenant l’année de publication lui est attribuée.

Longueur

La référence ne doit pas dépasser 25 caractères (suffixes non inclus).

Signes diacritiques / espaces

La référence ne doit contenir ni signes diacritiques (accents) ni espaces.

Langue

La langue de rédaction du document ne figure pas dans la référence. Toutes les versions linguistiques d’un document portent la même référence. Il n’est pas recommandé d’inscrire la version linguistique dans le document lui-même.

Suffixes

Il est possible d’utiliser des suffixes pour différencier deux versions ou deux parties d’un document. Il est recommandé de choisir pour suffixes des abréviations. Pour toutes les versions linguistiques d’un document, les suffixes doivent être identiques (et non différents en fonction de la langue de rédaction). Pour différencier les suffixes, il est possible d’utiliser des chiffres, par exemple add1 ou part2.

Le suffixe est ajouté à la référence de base sans espaces au moyen d’un tiret, par exemple CM(2004)10-rev. Si plusieurs suffixes sont utilisés, ils sont accolés directement les uns aux autres, sans tiret supplémentaire, par exemple : CM(2014)10-revadd. Le respect de ces règles permet l’utilisation des « liens magiques » dans le système de records management du Conseil de l’Europe: lorsque le texte d’un document Word contient une référence de document, un hyperlien automatique vers les documents portant la référence en question peut être créé grâce à une fonctionnalité développée spécialement pour MS Word.

La nature exacte de la version d’un document doit aussi figurer dans le titre.

Dans l’ensemble du Conseil de l’Europe, les abréviations utilisées pour les suffixes doivent être cohérentes. Les abréviations recommandées sont les suivantes :

add (pour Addendum)

amdt (pour Amendement, Amendment)

app (pour Annexe, Appendix)

corr (pour Corrigendum)

fin (pour Définitif, Final)

prov (pour Provisoire, Draft)

part (pour Partie, Part)

rev (pour Révisé, Rév, Revised)

vol (pour Volume)

Pour plus d'information, consulter les Lignes de conduite pour le référencement et la classification des documents du Conseil de l’Europe  sur le Site collaboratif des Correspondants records et archives

Quelles sont les recommandations pour gérer les courriels/e-mails ?

• Les e-mails qui n'ont pas lieu d'être partagés ou conservés longtemps peuvent être classés dans des sous-dossiers de sa messagerie. Ils doivent être supprimés dès qu’ils ne sont plus utiles
• Si vous devez garder des –mail plus de deux ans, ils doivent être classés dans des espaces partagés (Public Folders, Document Management System, Records Management System, sites collaboratifs, etc.)
• La taille de la mailbox est limitée à 250Mo. Ce quota inclut les contacts, calendrier, tâches et sous-dossiers ainsi que vos messages reçus et envoyés.
• Le tableau de gestion de votre entité vous indique la durée de conservation des documents (y compris les e-mails)
• Il est recommandé de stocker le fil d’échange complet d’un message. Pour configurer votre système afin que le dernier courriel envoyé affiche toute la séquence de la correspondance, vous devez définir l'option Outlook "Réponses et transferts" pour "inclure le message d'origine" qui regroupera les e-mails sur le même sujet. Une autre possibilité est de transmettre les courriels et pièces jointes pertinents pour les inclure dans votre message initial.
• Si le contenu du courriel se rapporte à une révision de règlement ou  concerne une procédure légale, vous devez immédiatement contacter les Archives pour vous assurer que ces enregistrements (documents/records) soient conservés conformément aux exigences légales (processus initié par les audits / tribunaux qui suspendent le traitement habituel des documents au cours des litiges)
• Il est recommandé d'utiliser les champs de tri suivants (métadonnées) pour vos e-mails: date envoyée / reçue, expéditeur, destinataire, ligne d'objet et informations de pièce jointe
• Certains e-mails contiennent des liens URL actifs conduisant à une source d'information externe. Les URL changent. L'enregistrement d'une URL ne garantit pas l'accessibilité de la source externe à long terme

Stockage des e-mails privés

• Les e-mails privés, ne concernant pas le Conseil de l’Europe, devraient être transférés vers une mailbox privée en dehors de l’Organisation (ex. : Gmail, Hotmail, Yahoo, Orange, etc.) et/ou supprimés de sa mailbox professionnelle.)
• Les courriels liés aux activités du Conseil de l'Europe tels que les CV, les candidatures etc. peuvent être stockés sur votre disque P. Étant donné que la durée de conservation recommandée des documents dans cet espace est de 5 ans, vous pouvez les stocker dans votre boîte aux lettres personnelle,  ainsi vous pourrez en gérer le temps de conservation.

Stockage des e-mails professionnels

• Pour partager des e-mails professionnels, les déplacer vers les Public Folders
• E-mails étants des preuves fiscales: les déplacer vers le système de gestion des records (RMS) (ou vers les Public Folders si vous ne disposez pas encore du RMS)
• E-mails étants des preuves légales ou statutaires: les déplacer vers le système de gestion des records (RMS) (ou vers les Public Folders si vous ne disposez pas encore du RMS)
• E-mails étants de valeur historique: les déplacer vers le système de gestion des records (RMS) (ou vers les Public Folders si vous ne disposez pas encore du RMS).

Documents de référence

E-mail Etiquette

Recommendations for e-mail

Instructions concernant l'envoi de courriels aux Représentations permanentes [eng]

DGA/DIT(2014)1 - Politique de conservation institutionnelle des mails au Conseil de l’Europe

Que sont les archives courantes et comment les gérer ?

Sont considérés comme archives courantes, les dossiers (papier ou électronique) fréquemment utilisés pour les activités en cours. Les archives courantes « papier »sont conservées dans le bureau ou à proximité de manière à les avoir à portée de main. Il est nécessaire de gérer efficacement les dossiers courants. Leur archivage sera d’autant plus rapide et facile s’ils sont structurés et bien tenus. Il est conseillé d’organiser les dossiers courants en fonction des éliminations futures, les trier régulièrement (au moins deux fois par an) permet d’éliminer tout ce qui les encombre inutilement.

Les archives courantes en version électronique sont à stocker sur le répertoire personnel (disque :P), les répertoires partagés, les boîtes aux lettres personnelles et partagées et sur les espaces de travail collaboratifs.

Répertoire personnel (disque :P)

Les répertoires personnels sont utilisés pour déposer:

• des documents de travail tels que des brouillons, des avant-projets de notes de service, des discours, des rapports, des contrats, etc.;
• la documentation externe, produite par d'autres ministères ou organisations, utilisée comme source d'information sur les activités en cours;
• des objets personnels ou des documents d'intérêt personnel tolérés, à l'exception de fichiers très volumineux tels que MP3, JPEG, EXE, PST.

Répertoires partagés

Les zones de réseau partagées (par exemple Hawking-Share O) sont utilisées pour stocker des documents sur lesquels travaille un groupe de personnes

Recommandations pour  le stockage des documents dans les répertoires personnels ou partagés :

• supprimer les versions provisoires de vos fichiers une fois que la version définitive a été finalisée;
• transférer la version finale vers un Public Folder;
• supprimer toute documentation externe périmée;
• transférer toute documentation utile dans une zone destinée au partage d'informations;
• effectuer des contrôles réguliers sur les fichiers privés stockés sur votre disque P et supprimer les documents inutiles (ex .demandes de formation, actes de candidature).

Boites aux lettres personnelles ou partagées - Responsabilité de la préservation des messages entrants ou sortants  - consulter le Guide du tri des archives sur le Site collaboratif des Correspondants records et archives

Espaces de travail collaboratifs (SharePoint, TIKIWiki, E-room)

Tous les documents créés ou stockés sur des espaces de travail collaboratifs doivent être évalués en fonction de leur durée d'utilité administrative (DUA) et du sort final qui leur sera appliqué (conservation ou destruction)

Il est essentiel de prendre en compte les documents (ceux dont la durée d’utilité administrative est de plus de 10 ans) qui sont hébergés dans les espaces collaboratifs dans les tableaux de gestion. Il faut également désigner la personne responsable de les archiver dans les Public Folders en attendant leur transfert dans le système de gestion des records (RMS).

Pour plus d'information, consulter le Guide du tri des archives sur le Site collaboratif des Correspondants records et archives

Que sont les archives intermédiaires et comment les gérer ?

Ce sont les dossiers clos conservés par les services auteurs en fonction de leur DUA (durée d'utilité administrative), prenant en compte les besoins du service et les délais légaux de prescription, y compris des dossiers qui, après le tri, seront versés aux Archives centrales du Conseil de l'Europe. Consultés pour leur valeur légale, financière ou administrative, ils concernent souvent une activité ou un projet terminé.

Stockage des archives intermédiaires "format papier"

Ces archives doivent être stockées soit :

• dans les locaux du service auteur: bureau, couloir;
• dans les locaux des Archives centrales (formulaire 1601 de l'Assistant Multiservice);
• dans un emplacement attribué dans le sous-sol à ’ Agora. Si le service ne dispose pas encore d'espace à l’Agora, le Correspondant archives peut adresser une demande de réservation d’espace aux Archives centrales viale formulaire 1604 de l'Assistant Multiservice.

À la fin de la DUA (durée d'utilité administrative), le sevice auteur détruira les documents voués à la destruction (formulaire 1603 de l'Assistant Multiservice). ; ou les versera aux Archives centrales pour une conservation permanente(formulaire 1600 de l'Assistant Multiservice). La destruction ne peut avoir lieu qu'après validation du Responsable des Archives centrales.

Stockage des archives intermédiaires "format électronique"

• gérer ces documents conformément à leur durée d'utilité administrative et à leur sort final (se référer au tableau de gestion de l'entité)
• Si vous n'avez pas encore le système de gestion des records (RMS), transférer les archives intermédiaires aux Public Folders. Organiser les fichiers dans vos Public Folders dans des répertoires et des sous-répertoires, en utilisant le même système de classement que pour le papier. Cela facilite la recherche et le tri
• détruire les documents dont la durée d'utilité administrative (DUA) a expiré et envoyer une notification à la Division du cycle de vie de l'information avant la destruction (formulaire 1603 de l'Assistant Multiservice). La destruction ne peut avoir lieu qu'après validation du Responsable des Archives centrales.

Pour plus d'information, consulter le Guide du tri des archives sur le Site collaboratif des Correspondants records et archives

Que sont les archives permanentes et comment les gérer ?

Ce sont des dossiers dont la DUA (durée d'utilité administrative) arrive à échéance et qui doivent être transférés aux archives pour conservation définitive. Ils présentent un intérêt historique ou sont nécessaires à la gestion et à la justification des droits des personnes physiques ou morales

Les archives permanentes « format papier » sont stockées aux Archives centrales (formulaire 1600 de l'Assistant Multiservice). Avant tout versement aux Archives centrales, il est nécessaire de supprimer les éléments n'ayant pas intérêt historique des dossiers en se référant aux indications données dans le tableau de gestion

Les archives permanentes électroniques sont stockés dans le système de gestion des records (RMS). Si le système de gestion de records n'a pas encore été déployé, les stocker dans les Public Folders

Recommandations

• Supprimer des copies d'un même élément stockés sur P: , Publics Folders, et différents espaces partagés pour ne conserver que l'original.
• Si vous n'avez pas encore le système de gestion des records, organiser les fichiers dans vos Public Folders en répertoires et sous-répertoires selon le même classement que leur équivalent papier, afin de faciliter aussi bien la recherche que le tri.

Pour plus d'information, consulter le Guide du tri des archives sur le Site collaboratif des correspondants records et archives

 Quels types de documents en format papier dois-je conserver ?

Bien que la préférence soit donnée à l'Information en format numérique, pour privilégier l'accès, le partage et la sécurité, certains types de documents doivent parfois être conservés en version papier. Lorsque cela est basé sur des exigences légales, cela s'applique également aux archives intermédiaires.

Liste des documents à conserver en format papier:

• Contrats, accords et traités
• Dossiers d'achats ou devis avec notes manuscrites ou signatures (par ex. validation de paiement)
• Originaux de factures et de reçus (s’ils ne sont pas numériques)
• Publications produites en dehors ou par le service d'impression interne

Quel est le rôle des Correspondants records et archives ?

4  fonctions de base ont été définies pour les Correspondants archives (CRA) 

• Assure la liaison avec la Direction des technologies de l’information (DIT) et participe aux réunions des correspondants
• Participe à l’élaboration et à l’application du tableau de gestion de son entité
• Est l’interlocuteur principal pour le système de gestion des records
• Coordonne la gestion et l’archivage des archives papier et électroniques de son entité

Nous vous invitons également à consulter le document Rôle et légitimité du Correspondant Archives sur le Site collaboratif des Correspondants records et archives