Ensemble de records créé de manière artificielle par le Conseil de l'Europe. Les records d'un même ensemble ont une caractéristique commune. Les dossiers thématiques, les publications et les affiches sont des exemples de collection du Conseil de l'Europe.

Ensemble de records quelque soit leur format, créés et reçus par le Conseil de l'Europe dans le cadre de ses activités. Le fonds des dossiers administratifs du Conseil de l'Europe se compose de plusieurs sous-fonds comme celui de la Direction générale de la cohésion sociale.

Une métadonnée est une information structurée qui décrit, explique et localise des informations. Elle facilite également la recherche, l’utilisation, la conservation ou la gestion de l’information. Ainsi les métadonnées sont un outil essentiel pour la gestion de l’information. Les métadonnées sont comme la carte d’identité d’un document qui permet au document de voyager à travers l’espace et le temps.

Le terme métadonnée peut se référer aux éléments ou champs (par ex. titre, date) ou aux valeurs utilisées dans ces champs (par ex. Rapport d’activité sur les minorités nationales en Europe, 12/12/2015).

Le niveau de classification d'accès détermine le droit d'accès en lecture à un groupe de personnes pour un document ou une série de documents donnés.

Les niveaux de classification d'accès suivants sont utilisés au Conseil de l'Europe :
· Public : s'applique aux documents non classifiés, à diffusion publique.
· Restreint : s'applique aux documents diffusés aux gouvernements membres et au Secrétariat du Conseil de l'Europe.
· Interne : s'applique aux documents accessibles à tous les utilisateurs internes, c'est-à-dire le personnel du Conseil de l'Europe.
· Confidentiel : s'applique aux documents accessibles seulement par un groupe donné d'utilisateurs internes et, le cas échéant, d'utilisateurs externes selon leur rôle. Par exemple, pour les documents officiels, ce groupe est constitué des gouvernements membres et le service ou comité responsable du document.
· Secret : s'applique aux documents accessibles seulement par un groupe donné de personnes dont les noms figurent sur une liste, et autorisées par le service ou l'organe concerné (Secrétariat du Conseil de l'Europe, Comité des Ministres, Assemblée parlementaire). Les documents papiers sont numérotés individuellement.

Ces niveaux ont été définis dans la décision CM/Del/Dec(98)641 du Comité des Ministres et dans la politique d'archivage de 2009.

Le terme anglo-saxon « record » désigne tout document créé ou reçu par le Conseil de l’Europe dans le cadre de ses activités et qui constitue une preuve des décisions et actions entreprises. Un record peut être un texte, une publication, une image, un enregistrement audio, sur support physique ou électronique.

Ce terme se distingue de « document » qui ne prend en compte que le contenu informatif, ainsi que de « archive », qui vise la portée historique.

Action appliquée à la fin du cycle de vie d'un record. Dans les tableaux de gestion du Conseil de l'Europe les différents sorts finaux sont utilisés pour :

· Conservation
A garder de manière définitive. Pour les documents papier, cela implique un transfert aux archives.

· Destruction
Destruction signifie la destruction des records papier ou la suppression des records électroniques. Quand des records électroniques sont supprimés, toutes les copies et sauvegardes, ainsi que le master, doivent à leur tour être supprimés afin de ne plus pouvoir être consultés.

· Révision de la rétention
La durée de rétention doit être revue, par exemple quand un processus ou une responsabilité nouvelle se crée ou quand un nouveau processus va être mis en place.

· Sélection des informations utiles
Cette sélection intervient quand plusieurs documents d’une série ont une valeur qui se prolonge, en tant que ressource d’information, au-delà de la fin de la durée de rétention. Cependant, cela ne signifie pas qu’ils aient obligatoirement une valeur permanente ou même archivistique. C’est pourquoi, la rétention doit être réappliquée à intervalles réguliers en utilisant la durée de rétention initiale. Par exemple : si un record est conservé 5 ans et qu’à la fin de sa durée de rétention il contient une information importante, on peut prolonger sa rétention 5 ans de plus.

· Révision pour conservation
Cette révision intervient quand plusieurs records (pas toute la série) peuvent avoir une valeur archivistique au-delà de la fin de leur durée de rétention en fonction de la nature de la série et de l’activité. Cette révision intervient également dans le cas d’un échantillonnage.

Aussi « tag de métadonnée ».

Un tag est un mot clé ou un terme assigné à une source d’information. Un tag correspond à une valeur de métadonnée et se réfère généralement à des valeurs de métadonnées non contrôlées et non structurées (comme utilisé par exemple pour le partage de photos Flickr), mais est aussi utilisé pour se référer à des valeurs de métadonnées en général, en particulier dans sa forme verbale tagger.

En taggant un document, vous êtes sûrs de marquer le document avec les valeurs nécessaires afin de pouvoir le retrouver plus tard et/ou être trouvé par d’autres.

Le TWS est une solution de stockage temporaire de documents et de records électroniques du Conseil de l’Europe. Cette solution de stockage permet la génération rapide de liens vers des documents rendus ainsi accessibles à partir des nouveaux sites Web du Conseil de l’Europe.

Le stockage des documents dans le TWS ne peut pas excéder trois ans et aboutira vers la solution d’archivage définitive du système de gestion des records RMS (Records Management System). Contrairement au TWS, le RMS est un système de gestion des records qui suit le plan de classement fonctionnel du Conseil de l’Europe, et qui permet la gestion des records à long terme en respectant les tableaux de gestion. La réalisation d’un tableau de gestion de l’entité concernée est un prérequis pour le déploiement du RMS.

Un vocabulaire contrôlé est une liste restreinte de termes (mots ou expressions) utilisés pour indexer (tagger) et retrouver des contenus. Le vocabulaire est contrôlé pour compenser l’ambiguïté et la diversité du langage naturel. Il existe différents types de vocabulaires contrôlés qui diffèrent par les relations existant entre les termes. On trouve généralement des relations d’équivalence (synonyme, etc.) qui renvoient vers le terme à employer. On peut également trouver des relations hiérarchiques ou associatives entre les termes.

  Vocabulaires contrôlés du Conseil de l'Europe sur vocabularies.coe.int