Aby uzyskać certyfikat „Szlak Kulturowy Rady Europy”, sieci muszą przejść proces oceny w ramach przeprowadzanego co roku cyklu certyfikacji szlaków kulturowych Rady Europy. 

Cykl certyfikacji trwa około 10 miesięcy - od momentu złożenia do Sekretariatu dokumentów wymaganych przy ocenie (lipiec roku 0) do powiadomienia w sprawie decyzji o odnowieniu lub przyznaniu certyfikatu (czerwiec roku +1).

W każdym cyklu przeprowadzane są trzy rodzaje ewaluacji:

  • ocena sieci ubiegających się o uzyskanie certyfikatu: co roku sieci kandydujące mogą złożyć wniosek o certyfikację do Rady Zarządzającej EPA.  
  • ocena w trybie zwykłym certyfikowanych szlaków kulturowych Rady Europy: po uzyskaniu certyfikatu szlaki kulturowe muszą co pięć lat poddawać się regularnej ewaluacji, co pozwala Radzie Zarządzającej EPA stwierdzić czy w dalszym ciągu spełniają kryteria kwalifikowalności tematów, priorytetowych obszarów działania i wymogów funkcjonowania sieci oraz zapewnienia widoczności.
  • ocena w trybie nadzwyczajnym certyfikowanych szlaków kulturowych Rady Europy: certyfikowane szlaki kulturowe, których funkcjonowanie podczas oceny w trybie zwykłym zostało uznane za niezadowalające, muszą poddać się procesowi oceny w trybie nadzwyczajnym podczas kolejnego cyklu certyfikacji.

 

Rok 0

  • Marzec

Pismo powiadamiające o rozpoczęciu cyklu certyfikacji wysłane przez Sekretarza Wykonawczego Poszerzonego Porozumienia Częściowego Rady Europy w sprawie szlaków kulturowych (EPA) do certyfikowanych szlaków kulturowych Rady Europy podlegających ewaluacji w trybie zwykłym.

Zaproszenie do składania wniosków o certyfikat „Szlak Kulturowy Rady Europy” opublikowane na stronie internetowej Poszerzonego Porozumienia Częściowego Rady Europy w sprawie szlaków kulturowych (EPA).

  • 31 lipca

Ostateczny termin przesłania kompletnych dokumentów certyfikacji poprzez stronę internetową Rady Europy.

  • Sierpień

Analiza dokumentacji przesłanej w terminie do 31 lipca. Wybór przez Sekretariat EPA niezależnych ekspertów, którym zostanie powierzone przygotowanie sprawozdań z ewaluacji.

  • Wrzesień–listopad

Nawiązanie przez niezależnego eksperta kontaktu z zarządem szlaku kulturowego w celu weryfikacji złożonej dokumentacji oraz przygotowania sprawozdania z ewaluacji.

Wizyta terenowa niezależnego eksperta i spotkanie z zarządem szlaku kulturowego. Sporządzenie przez niezależnego eksperta sprawozdania z ewaluacji.

  • Grudzień

Ostateczny termin składania przez niezależnych ekspertów do Sekretariatu sprawozdań z ewaluacji.

  • Grudzień–styczeń

Badanie przez Sekretariat sprawozdań z ewaluacji i sporządzanie zaleceń dla Biura Rady Zarządzającej EPA.

 

Rok +1

  • Luty

Badanie sprawozdania z ewaluacji przez Biuro EPA, w razie potrzeby wysłuchanie ekspertów i sporządzanie rekomendacji dla Rady Zarządzającej EPA.

  • Marzec

Wysyłanie sprawozdań opracowanych przez ekspertów do kandydujących i certyfikowanych szlaków kulturowych podlegających ewaluacji wraz z prośbami o dodatkowe informacje dla Biura EPA. Zaproszenie do zaprezentowania szlaku kulturowego podczas posiedzenia Rady Zarządzającej EPA.

  • Maj

Posiedzenie Rady Zarządzającej.

Badanie przez Radę Zarządzającą EPA sprawozdań z ewaluacji oraz rekomendacji przygotowanych przez Biuro EPA.

Wysłuchanie przedstawicieli certyfikowanych szlaków kulturowych poddanych ewaluacji w trybie zwykłym i szlaków ubiegających się o certyfikat. Decyzja dotycząca odnowienia lub przyznania certyfikatu.

  • Czerwiec

Powiadomienie przez Sekretariat EPA szlaków kulturowych o wyniku dotyczącym ich certyfikacji jako „Szlak Kulturowy Rady Europy”.