Visio-conférences

Quelques recommandations

• Assurez-vous d’être dans un endroit calme. Évitez les environnements bruyants. Assurez-vous que vos portes et fenêtres sont fermées.
• Si plusieurs personnes participent à la même vidéoconférence et au même endroit, assurez-vous d’être dans une salle appropriée. Placez le micro le plus près possible du haut-parleur. Veillez à ne pas générer de son indésirable lorsque votre microphone est allumé.
• Ne pas connecter plusieurs ordinateurs sans casque dans la même pièce. Le risque de chocs acoustiques peut être sérieux pour tous les utilisateurs. 
• Utilisez un casque USB avec votre ordinateur.
• Fermez les autres applications qui pourraient produire des sons de notification. 
• Nous vous recommandons fortement d’utiliser l'application Zoom for bureau.
• Utilisez une connexion filaire au lieu du WiFi.
• Testez votre matériel (micro, caméra, haut-parleurs).

Se connecter à une réunion Kudo
Via navigateur ou application Zoom

Exemple d'invitation à rejoindre une réunion Zoom :

Le Conseil de l'Europe vous invite à rejoindre une réunion Zoom.
Sujet : Réunion zoom / Zoom meeting
Date : 8 febr. 2023 02:00 PM Paris
To join the meeting Zoom
https://coe-int.zoom.us/j/8689178XXXX?pwd=SjhsQmoxMyt1b0xONldHcHdYaGVPUT09
Meeting ID : 868 9178 XXXX
Mot de passe : XXXXX

 Notez que le numéro du lien est exactement le même que Meeting ID. En effet, il y a 2 manières de se connecter à Zoom :

Méthode 1 :
Copier-coller le lien dans le navigateur Internet
 

1. Copiez le lien que vous avez reçu. Ouvrez Google Chrome et collez ce lien dans la barre d'adresse.

2. Autorisez Zoom à utiliser le micro et la caméra.

3. Entrez votre nom (visible par tous sur Zoom).

4. Optionnel: cochez pour que Zoom se rappelle de votre nom lors de futures connexions à une réunion.

5. Sélectionnez le micro et la caméra qui seront utilisés par Zoom.

6. Rejoignez la réunion.
 

Méthode 2 :
Entrer le meeting ID dans l'application Zoom
 

Ouvrez l'application Zoom et cliquez sur "Rejoindre une réunion"

1. Entrez le meeting ID inscrit dans l'invitation

2. Entrez votre nom

3. Cliquez sur “Rejoindre”

1. Vous êtes alors invité à taper le mot de passe reçu dans l'invitation Zoom 

2. Cliquez sur “Rejoindre la réunion”

Différentes options de la page Participant de Zoom 

 1. Vue : Permet de choisir différentes manières d'afficher les participants : 

• Speaker (Intervenant) : met en avant l'image du participant actuellement en train de parler et diminue celles des autres. 
• Galerie : met toutes les vignettes des participants à la même taille.
• Show self view (Montrer sa propre image) : montre / cache sa propre caméra sur votre écran.
• Show non-video participants (Montrer les participants sans vidéo) : montre / cache à l'écran les gens qui ont la caméra coupée.
• Fullscreen (Plein écran) : Met l'interface de Zoom en plein écran.

2. Coupe/active votre micro et votre caméra.

3. Voir la liste des participants. Pour plus d'information, consultez la section "Comment utiliser la messagerie", ci-dessous.

4. Utiliser la messagerie avec tous les participants ou individuellement

5. Partager une présentation à l'écran pour tout le monde

6. Quitter la réunion (vous pouvez toujours vous reconnecter tant que la réunion est en cours).

Comment utiliser la messagerie de Zoom 

 Cliquez sur les icônes Participants et Messagerie en bas de l'écran pour ouvrir leurs fenêtres.

 Dans la fenêtre "Participants" vous pouvez voir qui est connecté. Vous pouvez allumer / éteindre votre micro en cliquant sur le petit icône correspondant à côté de votre nom.

 Dans la fenêtre "Messagerie" vous pouvez choisir entre:

• Ecrire à tous les participants à la fois
• Ecrire de façon privée à chacun d'eux
• Le bouton bleu Tous  vous permet de dérouler le menu pour voir les noms des autres participants et en choisir un pour lui écrire.

Comment partager votre écran sur Zoom 
Option possible uniquement depuis un ordinateur.
 

• Pour partager une présentation, vous devez d'abord ouvrir votre document. Ainsi, il est déjà prêt pour le partage.
• Ensuite, retournez sur Zoom et cliquez sur le bouton vert en bas de l'écran. 
• Vous verrez la fenêtre suivante :

1. Assurez-vous d'être sur l'onglet "Basique"

2. Choisissez “Ecran” parmis les différentes solutions.

3. Cliquez sur "Partager"

• A partir de là, ce que vous voyez à l'écran est ce que vous partagez aux autres participants.

4. Ensuite, allez sur votre document à partager pour que tout le monde puisse le voir.

 Si vous voulez partager un fichier contenant du son, veillez à cocher share sound avant de cliquer sur Share.

Quelques recommendations

• Téléchargez l'application Zoom lorsque vous vous connectez sur smartphone ou tablette. Vous trouverez l'application sur Google Play Store pour Android, ou l'App Store pour les appareils Apple.
  
  Une fois l'app installée, cliquez simplement sur le lien d'invitation reçu par e-mail. L'application s'ouvrira automatiquement.
• Assurez-vous d'être dans un lieu calme. Évitez les environnements bruyants. Fermez les portes et fenêtres autour de vous. 
• Si plusieurs personnes se connectent à la même réunion Kudo dans la même pièce, assurez-vous que la pièce est adaptée. Placez le micro le plus près possible de la personne qui parle. Évitez de générer des bruits indésirables lorsque le micro est allumé.
• Ne connectez pas plusieurs appareils dans la même pièce sans utiliser de casques ou d'écouteurs. Le risque de larsen (choc accoustique) est très élevé et peut être dangereux pour tous les utilisateurs. 
• Utilisez des écouteurs/casques équipés de micros intégrés.
• Désactivez les notifications sonores et mettez votre smartphone en mode silencieux.
• Utilisez le meilleur type de connexion à votre disposition : si votre Wi-Fi n'est pas assez puissant, essayez d'utiliser votre 4G/5G à la place.
• Organisez/participez à des tests en amont de votre réunion.
• Testez votre micro et caméra  Vous rejoindrez une "réunion test" où vous pourrez suivre les instructions afin de vous assurer du bon fonctionnement de vos appareils. 

Se connecter à Zoom sur iOS ou Android

Méthode 1 : 

• Si l'application ZOOM est installée sur votre appareil, cliquez simplement sur le lien d'invitation à la réunion que vous avez reçu par mail, par exemple.
• L'application ZOOM s'ouvrira automatiquement et vous serez connecté à la réunion.

Méthode 2 :

• Ouvrez l'application ZOOM
• Cliquez sur “Rejoindre une réunion” 
•    Sur l'écran suivant :
• 

1. Entrez le Meeting ID  Le Meeting ID est une suite de 11 chiffres contenus dans le lien que vous avez reçu. Il vous est habituellement communiqué sous cette forme :

Meeting ID : XXX XXXX XXXX
Mot de passe :  XXXXXX

2. Entrez le mot de passe  Le mot de passe vous sera communiqué (si pertinent) sous cette forme : 

Meeting ID : XXX XXXX XXXX
Mot de passe : XXXXXX

Veuillez noter que le mot de passe n'est pas nécessaire si vous rejoignez une réunion en cliquant directement sur le lien d'invitation, car il est "inclus" dans le lien.

3. Choisissez ensuite entre deux options : 

• "Ne pas me connecter à l'audio" lorsque vous rejoignez la réunion (il est recommandé de ne pas cocher cette case)
• "Couper ma vidéo" lorsque vous rejoignez la réunion (il est recommandé de cocher cette case. Vous pourrez activer votre caméra plus tard pendant que vous assister à la réunion, lorsque c'est à vous d'intervenir par exemple).

4. Cliquez sur "Rejoindre"
 

• Vous serez maintenant connecté·e à la réunion.

Différentes options de l'écran participant sur l'application mobile Zoom

Lorsque vous rejoignez la réunion, il vous est demandé de choisir une option de connexion à l'audio. Sélectionnez "Wi-Fi ou données cellulaires" 2 

Si l'écran disparait, cliquez sur "Join Audio" 1 puis "Wi-Fi ou données cellulaires" 2

L'écran suivant est l'interface principal de la réunion :

1. C'est la barre principale où vous trouverez toutes les options de la réunion.
Vous pouvez dérouler vers la gauche pour en voir plus (voir ci-dessous pour plus d'explication sur chaque bouton).

2. Cliquez sur cet icône pour voir les informations de la réunion (ID de la réunion, mot de passe, etc...)

3. Cliquez sur ce bouton pour quitter la réunion.

 Description des boutons :

Utilisez ce bouton pour couper / allumer votre micro.
 

Utilisez ce bouton pour couper / allumer votre caméra.

Utilisez ce bouton pour accéder à la liste des participants actuellement connectés à la réunion.

Utilisez ce bouton pour ouvrir la messagerie. Vous pouvez soit écrire à tous les participants ou envoyer un message privé à quelqu'un.

Utilisez ce bouton pour envoyer une réaction à quelqu'un. Vous pouvez aussi Lever la main pour signifier votre volonté de prendre la parole.

Utilisez ce bouton pour partager votre écran à toutes et tous. Cliquez sur le bouton puis sélectionnez "Ecran".

Utilisez ce bouton pour créer et montrer un tableau blanc à toutes et tous. Vous pouvez y dessiner quelque chose et donner la permissions aux autres de le faire aussi. 

 Utilisez ce bouton pour accéder aux paramètres et à l'interprétation (si disponible). Voir ci-dessous pour plus de détails.

 Paramètres : 

Ici vous pouvez modifier quelques paramètres dans votre application. Les plus utiles sont :

• Montrer les participant·es sans caméra : permet d'afficher ou non les participant·es qui n'ont pas activé leur caméra à l'écran. Il est recommandé de ne pas cocher cette case pour maintenir une visilité plus claire de votre réunion.
• Arrêter la vidéo : Si votre connexion est mauvaise, vous pouvez cocher cette case pour empêcher la vidéo. Ainsi vous améliorez la bande passante et la qualité du son que vous recevez et émettez.

 Interprétation :

Si l'interprétation est disponible, cliquez sur  et sélectionnez  . Vous aurez la possibilité de choisir entre l'audio original de la réunion ou d'écouter les langues interprétées.