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Archives(2003)DS12

6 November 2003

 

DG III, Section centrale

 
 
Activités concernées par ce tableau de gestion

La section centrale s’occupe de la gestion du personnel. Les « dossiers Personnel/contrats » sont des dossiers centralisés contenant des renseignements sur les agents de la DGIII (temporaires, permanents, CV, arrêtés, avis, échange de courriers avec la DRH, etc).

Les dossiers « Budget-Finances » regroupent tous les documents relatifs à la délégation administrative, aux responsabilités financières, au suivi du fonds commun, à la gestion financière et au règlement financier.

Les dossiers des Programmes d’assistances regroupent toutes les informations sur les projets d’assistance organisés conjointement avec la Banque de Développement du Conseil de l’Europe et, s’il y a eu, les conférences organisées dans le cadre des réseaux emploi et logement.

Les notes sortant de la Direction Générale sont regroupées dans « Chrono notes »

Les notes adressées à la DGIII par les autres Directions du Conseil sont regroupées dans le dossier « Entrées Notes».

Le « Chrono lettres » contient les courriers externes reçus par la Direction Générale et les réponses lorsqu’il y a lieu.

Les dossiers « Relations avec les Etats membres » contiennent les échanges de correspondance avec les états membres, pays classés par ordre alphabétique.

Le dossier « Rapports de mission » contient tous les rapports de mission de la DGIII ainsi que ceux envoyés par d’autres DG du Conseil de l’Europe (classement par DG)

Les dossiers d’activités de la DGIII contiennent des informations/documents envoyés par les différents secteurs de la Direction (CEB, DEQM, Santé, Migrations/Roms, Groupe Pompidou, Politiques sociales) et portent chacun le nom de la Direction ou du Service de la DGIII concerné.

Le dossier « Contributions » regroupe les notes en réponse aux demandes de contributions émanant des autres secteurs du Conseil de l’Europe (visites du Secrétaire Général, OJ des Délégués des Ministres, etc.).

Le dossier « Discours » regroupe les discours à des conférences internes ou externes, prononcés par Mme Battaini-Dragoni ou d’autres membres du secrétariat ou autres intervenants.

Typologie du document

DUA1

Sort final2

Observations

Dossier personnel-contrats

10

D

 

Dossier budget-finances

10

D

Après 5 ans ces dossiers sont transférés aux Archives Centrales.

Dossiers programmes d’assistance

10

C

 

Notes internes au CoE entrées/sorties

10

C

Après 5 ans ces dossiers sont transférés aux Archives Centrales.

Chrono Lettres

5

D

Copies

Dossier pays

10

C

 

Rapports de mission

10

C

 

Missions

2

D

 

Dossier activités DGIII

5

D

Dossier contenant des informations envoyées par les différentes unités de la DGIII, accords partiels inclus

Dossier relations internes COE

10

D

Dossier contenant des échanges de courrier entre la DGIII et les autres services du Conseil de l’Europe

Dossier contributions

3

D

Demandes des autres services du Conseil de l’Europe sur des sujets dépendant de la DGIII

Dossier discours

10

D

 

Dossier coordination

10

D

 


1 DUA – durée d’utilité administrative 

2 C - conservation aux archives centrales ; D - destruction