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[Dernière mise à jour : 12 octobre 2009]

Archives centrales

 

Référence :

FrSBCOE

Intitulé :

Archives centrales du Conseil de l'Europe

Date de création des documents :

1949 –

Niveau de description :

Fonds

Quantité/Volume :

Archives papier : environ 3 000 mètres ; archives audiovisuelles : plus de 10 000 heures d’enregistrements originaux (au 2 octobre 2009).

Nom du producteur :

Conseil de l’Europe

Histoire administrative :

Depuis leur création en 1949, les Archives ont été réorganisées et rattachées, à différentes reprises, à plusieurs secteurs de l’Organisation.

En 1950, les Bureaux des archives, documents et courrier se trouvaient directement sous l’autorité du Cabinet du Secrétaire Général (Note de service n°52). En 1956, les bureaux des archives et des documents furent transférés à la Direction des études tandis que le Bureau du courrier était placé sous les Services généraux. Par la Décision 313 du 25 juillet 1960, le Bureau des archives a fusionné avec le Bureau du courrier et ils ont été placés sous la responsabilité du Cabinet.

En 1977, quand le Chef du Cabinet est devenu le Directeur de l’administration, le Bureau des archives a été placé sous la Direction de l’Administration. En 1987, les Archives ont été transférées à la Division de la Bibliothèque et de la Documentation, elle-même rattachée au Département des conférences, de la documentation et de l’informatique. Quand ce Département fut dissout en 1990, les Archives ont été rattachées, avec la Bibliothèque, au Service de l’édition et de la documentation (SEDDOC), nouvellement créé, où elles devinrent la Division de l’information et de la documentation (INFODOC). En 2000, le SEDDOC fut démantelé, et la Bibliothèque et les Archives rattachées à la Direction de la communication et de la recherche.

En 2005, la Bibliothèque et les Archives ont été transférées au Service des technologies de l’information (devenu en 2007 la Direction des technologies de l’information) de la Direction générale de l’administration et de la logistique. Suite à une réorganisation interne de ce Service en avril 2006, les Archives font désormais partie d'une nouvelle division intitulée "Division du cycle de vie de l’information".

Les fonctions principales des Archives sont:

- d’assurer la conservation à long terme des documents essentiels relatifs à l’histoire de l’Organisation;

- d’assurer la continuité de l’Organisation même en cas de perte ou de destruction d’une partie de l’information;

- de satisfaire aux critères juridiques en matière de conservation des documents essentiels;

- de donner accès aux fonds et collections des Archives.

Les Archives comprennent les archives historiques, dont la plupart sont accessibles au public, et les archives intermédiaires, uniquement accessibles aux services producteurs.

Pour en savoir plus, consulter le descriptif propre à chaque collection et fonds.

Conditions d’accès :

Les principaux textes régissant l'accès aux documents sont disponibles sur le site des Archives.

Instruments de recherche :

Pour accéder à des documents particuliers, consulter les descriptions des différents fonds et collections.

Procédures d’archivage :

Les premières règles d’archivage sont parues en 1949 : Distribution du courrier (Note de service n°1) et Enregistrement des documents (Note de service n°2).

En 1951, une nouvelle règle fut adoptée utilisant le système de Classification décimale universelle et les pratiques de l’UNESCO : Enregistrement du courrier (Note de service n°71) et Organisation of Registry (Note de service n°72, disponible en anglais seulement).

Le système d’enregistrement du courrier fut révisé en 1962 : Instructions révisées du Bureau du courrier et des archives.
En 1974, on introduisit un système de classement par sujet : Amendments to the current correspondence and archives system (Note de service n° 530, disponible en anglais seulement). Ce système a été supprimé à nouveau en 1979 ; depuis cette date, tous les dépôts sont classés selon leur provenance.

En 2001, le rôle et la responsabilité des Archives ont été clairement définis ; la procédure des tableaux de gestion a été mise en place et un groupe de correspondants archives a été créé (voir RAP-INF(2001)6).

En mai 2009, le Secrétaire Général a adopté une nouvelle Politique d’archivage pour l'Organisation, introduisant la gestion de l’information tout au long de son cycle de vie et la notion de "documents essentiels".

Date de la description :

Données rassemblées le 22/05/2009, mises à jour le 02/10/2009.