Dans les Archives
  Ailleurs au Conseil de l'Europe
  Disponibles en ligne
 
  Collections et fonds
  Sélection
 
  Accès aux documents du Conseil de l'Europe
  Normes du Conseil de l'Europe
 
  Recherche et indexation
  Archivage
  Gestion des records
 
 

 
  Tableaux de gestion 

[Dernière mise à jour : 18 mars 2009]

Introduction aux tableaux de gestion du Conseil de l’Europe

 
 
Ce tableau s’applique, quels que soient leur support ou leur forme matérielle, aux documents créés ou stockés par le Service, au niveau individuel ou collectif. Il entre en vigueur à la date de la signature. Le document original est conservé aux Archives du Conseil de l'Europe et le correspondant archives et le contact archives du service en gardent une copie.

L’objet de ce tableau est de distinguer les documents qui doivent être conservés à titre définitif de ceux qui doivent être détruits après un certain temps.
 

Signatures

Le document original est signé par le chef du service, le correspondent archives, le contact archives et le chef des Archives.

Les tableaux de gestion facilitent le contrôle des documents d’une organisation, permettent aux responsables des documents de les détruire rapidement une fois leur période de conservation expirée et assurent la conservation d’un volume minimal de documents, dans une logique de gestion performante et rationnelle. Le stockage d’un trop grand nombre de documents est coûteux en personnel, en temps, en espace et en équipement.

Le contact archives du service, en collaboration avec le correspondant archives, est chargé de veiller à ce que la mesure de gestion spécifiée dans le tableau soit appliquée et à ce que le tableau soit régulièrement contrôlé pour garantir sa mise à jour.
 

Structure du tableau

Le tableau de gestion fait la distinction entre les documents qui doivent être conservés à titre définitif et ceux qui doivent être détruits après un certain temps.
 

Type de document

La première colonne décrit les catégories de documents.
 

DUA (Durée d’utilité administrative)

La seconde colonne indique, en années, la “durée d’utilité administrative ” des documents. Elle doit prendre en compte toute clause juridique relative à la conservation, ainsi que le temps durant lequel les documents doivent être conservés dans le service pour consultation.
 

Action

La troisième colonne indique les mesures de gestion qui doivent être appliquées à l’issue de la DUA. Ces mesures sont de quatre types:

D Destruction, après accord du chef des Archives du Conseil de l'Europe et du chef du service concerné

C Conservation définitive dans les Archives du Conseil de l'Europe.

T Conservation partielle dans les Archives après sélection.

S Conservation définitive dans le service
 

Notes

La quatrième colonne fournit des informations pratiques sur la gestion des documents.