Tableaux de gestion 

 

DS/DC(2009)1

10 mars 2009

 

Direction de la communication

 
 
Activités concernées par ce tableau de gestion

Les services de la Direction de la communication ont en charge :

- La gestion de la communication externe de l’Organisation, en particulier vers le public et vers la presse.

- La gestion et la coordination de la communication interne, en particulier à travers le portail intranet de l’Organisation.

Les objectifs principaux des services de la Direction de la communication sont :

- Assurer la communication sur les activités et les prises de position du Conseil de l’Europe et en particulier de ses organes – Comité des Ministres et Assemblée parlementaire – ainsi que du Secrétaire Général en tant que porte-parole de l’Organisation et responsable du Secrétariat ; faire de même pour les organes et les institutions du Conseil de l’Europe, comme la Cour européenne des Droits de l’Homme, le Congrès, le commissaire aux droits de l’homme et les organes et secrétariats de ses accords partiels ;

- concevoir les stratégies de communication nécessaires pour faire connaître les activités de l’Organisation dans un cadre global aussi cohérent que possible et en veillant à ce que la communication spécifique des différents secteurs de l’Organisation ne porte pas préjudice à la cohérence de son image ;

- coordonner les actions de communication menées à l’initiative des divers organes ;

- dans la politique de communication, cibler prioritairement le grand public, mais prendre également en compte les gouvernements, les responsables politiques et les spécialistes internationaux, en utilisant tous les moyens à sa disposition (médias, nouvelles technologies de l’information sites Web, publications, relations publiques, manifestations médiatiques, colloques, etc.) ;

- assurer et intensifier, en partenariat avec la DGAL, la communication interne de l’Organisation par le biais du portail intranet et de ses sites Web.

Pour atteindre ces objectifs, la Direction de la communication

- établit et développe des contacts avec des journalistes pour veiller à la couverture médiatique des activités de l’Organisation ;

- organise les relations avec la presse (conférences de presse, interviews des représentants de l’Organisation, débats, émissions de radio et de télévision, etc.) ;

- rédige et diffuse les communiqués de presse de l’Organisation sous la forme la plus professionnelle possible et d’une manière adaptée à la communication journalistique ;

- met en place et favorise un réseau de journalistes et de correspondants de presse dans les grandes capitales européennes ;

- gère les ressources photographiques et audiovisuelles de l’Organisation en vue de les diffuser dans les médias appropriés et assure autant que possible leur disponibilité par le biais d’une diffusion multimédia ;

- améliore la communication à l’aide des nouvelles technologies de l’information, en particulier des portails :

- développe ces portails dans un grand nombre de langues européennes afin de toucher le plus grand nombre possible d’européens et notamment de journalistes ;

- élabore une charte graphique commune pour les sites Web des instances du Conseil de l’Europe et développe une politique commune de communication et de publication pour ces sites afin de faciliter leur mise à jour et, ainsi, d’assurer la pertinence des ressources documentaires consultables en ligne ;

- assure l’ensemble des contacts avec le public désireux de mieux connaître le Conseil de l’Europe et, dans ce cadre, organise des visites du Conseil de l’Europe, produit et diffuse de la documentation à l’intention des non-spécialistes (brochures et autres matériels),

- élabore des supports de communication, gère un service d’information du public, et organise des événements ou y participe ;

- suit et coordonne les actions des «ambassadeurs» de bonne volonté ;

- gère l’octroi du parrainage du Secrétaire Général aux manifestations extérieures ;

- en collaboration avec le Service des Technologies de l’Information (STI ou en anglais DIT Department for Information Technology), gère l’ensemble des documents produits par l’Organisation, en adoptant à cette fin des normes communes aux différents services du Secrétariat (gestion de la connaissance) ;

- développe une politique éditoriale (livres) :

- développe une stratégie commerciale pour la distribution européenne et internationale des publications de tous les services du Secrétariat ;

- protège l’image de l’Organisation telle qu’elle est véhiculée dans la production graphique du Secrétariat, en particulier en ce qui concerne l’utilisation des logos, des emblèmes, des drapeaux, etc.;

- constitue un réseau de spécialistes internationaux, de responsables politiques et de centres d’analyse politique dont les membres peuvent être consultés sur les grands enjeux internationaux et peuvent participer à des colloques pluridisciplinaires sur des sujets qui intéressent l’Organisation ;

- coordonne l’élaboration du rapport annuel sur les activités du Conseil de l’Europe.

Ce tableau de gestion est constitué de quatre tableaux relatifs aux archives des unités de la Direction de la communication.
 
 
Unité de la stratégie et de la coordination

Elle a en charge :

- de s’occuper de la communication interne et externe de la Direction de la communication.
- d’organiser les réunions externes et internes.

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Bureau administratif et financier

Il a en charge :

-d’élaborer la stratégie et la politique de la communication du Conseil de l’Europe.
-de s’occuper de la gestion du personnel et des finances de la direction.

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Division des relations publiques

Elle a en charge :

- l’organisation des événements et du soutien des campagnes destinés à sensibiliser davantage le grand public, les médias et des groupes de spécialistes à l’Organisation et à ses activités.

- d’apporter des conseils professionnels et une assistance à d’autres secteurs du Conseil de l’Europe.

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Division de l’information publique et des publications

Elle a en charge :

- d’assurer un large rayonnement à l’expertise que le Conseil de l’Europe possède dans de nombreux domaines.

- la politique des publications de l’organisation.

- la recherche de partenariats avec des instituts de recherche internationaux ou des personnalités de renom.

- la définition de la stratégie commerciale et promotionnelle pour la diffusion des publications. Elle assure également la gestion centralisée de toutes les questions touchant au copyright.

- la coordination et la gestion des contenus des portails (y compris les langues non officielles),

- le développement et la coordination de la communication en ligne.

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Division de la presse

Elle se charge de :

-de récolter les articles de presse concernant le Conseil de l’Europe.
-de diffuser les communiqués de presse et les discours.

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Unité de la production audiovisuelle

Elle a en charge :

- d’assurer la partie audiovisuelle de la communication. A ce titre le service est amené à couvrir en photo vidéo et audio*, les activités de l’Organisation pour lesquelles une diffusion vers la presse et/ou vers les portails Internet est prévue.

- les documents générés par les activités du service multi-supports : pellicule photo, CD-photo, CD-audio, bande magnétique audio, cassettes vidéo, CD-rom, DVD etc.

Les activités couvertes étant réputées présenter une valeur historique tous les documents originaux sont destinés à être conservés définitivement. Le service gère lui-même ces archives audiovisuelles et dispose des outils logiciels et matériels ainsi que des locaux pour ce faire.

A cela s’ajoutent les documents administratifs liés à la gestion du service et les dossiers techniques propres aux activités.

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