Tableaux de gestion 

Archives(2007)DS3

1 décembre 2007

Direction des technologies de l’information

 
 
Activités concernées par ce tableau :

La Direction des Technologies de l’Information (DIT) est une entité de support aux activités du Conseil de l’Europe dans le domaine des technologies de l’information et de la communication.

Il fait partie de la Direction Générale de l’Administration et de la Logistique (DGAL).

Les activités principales de la DIT sont :

· Définir la stratégie des Nouvelles Technologies selon le contexte et les priorités de l'Organisation

· Mettre en œuvre la stratégie des Nouvelles Technologies selon le Schéma Directeur du Système d’Information 2006 – 2010

· Assurer la fourniture et la maintenance des services standards

· Gérer le patrimoine historique de l'Organisation

Ce tableau est constitué de sept parties correspondant aux entités de la direction.
 

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
ADMINISTRATION CENTRALE
Stratégie du SI	Word PDF		C	Manuel adminis-tratif	A archiver dans ERMS
Comptes rendus : réunions de direction	Word	5 ans	D	Espace WSS des réunions de direction DGAL (Déf.)	A archiver dans Entreprise Vault
Comptes rendus : réunions groupes de travail (GT-CI ; GT-RSF), comités d’experts (CETI)	Word	10 ans	T	Site DIT	A archiver dans ERMS Conservation des documents définitifs par rapport de la Politique de collection
Documents à l’usage des utilisateurs : - recommandations - bonnes pratiques - modes d’emploi - procédures	Word PPT PDF	10 ans	D	Manuel Adminis-tratif
Mandats, bilans	Word	10 ans	T	Site DIT Managt	A archiver dans ERMS
Dossiers mission : rapports de missions ; lettres de missions (argumentaires) et demandes de remboursement	PDF Word	5 ans	D	Site DIT Managt : version déf.	Originaux des demandes de Rembourse-ment sont stockés aux Finances
Correspondances et documents divers	Word Txt PPT MSG PDF Papier	5 ans	D	Site DIT Managt	Une fois numérisées, les versions papier sont détruites
E-mails (destinataire)		5 ans	T	Site DIT Managt	A archiver dans ERMS A archiver dans Entreprise Vault
E-mails (copie)		2 ans	D
Dossier Chrono	papier	5 ans	D		Copies de documents volumineux reçus
eDITo	Html	Html	C	Site DIT Managt	A archiver dans ERMS
Calendrier des absences (hors workflow congés)		5 ans	D	Site DIT Managt

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
SECTION GESTION ADMINISTRA-TIVE ET FINANCIERE (SGAF)
Dossiers Contrats Appels d’offres Contrats Commandes	Papier ; e-mail	10 ans	D	direction	A archiver dans ERMS
Copies des factures	papier	5 ans
Commission de marché (engagement de plus de 50 mille d’Eur)	Papier; e-mail	10 ans		direction	A archiver dans ERMS
Téléphonie – facture Copies des factures	Papier	2 ans	D	direction	Originaux aux Finances
Ordonnances de dépenses	Papier	10 ans	D	direction	Factures avant FIMS ; dossier clos
Budget : documents de travail	Papier  Word Excel	5 ans	D	A partir de 2003 unique-ment Word dans RBB	Version définitive dans CM budget annuel
Licences	Papier	Illimité	C	direction	A archiver dans ERMS
Equipements sites distants	Papier	10 ans	D	direction	Dossier clos
Télécommuni-cations : rapports de consultants	Papier  Word	5 ans	D	direction	A archives dans Entreprise Vault
Tableau "incidents" (vols, détériorations du matériel)	Excel	3 ans	D	PF	A archives dans Entreprise Vault
Gestion du budget du personnel : - Paiement : personnel temporaire - Suivi : personnel permanent	Excel	5 ans	D	PF Disque Dur Backup régulier	A archives dans Entreprise Vault

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
SECURITE du SI
Politique de sécurité	Word	2 ans	C	Site Web de la DIT	A archiver dans ERMS
Etude et recomman-dations sur le périmètre de sécurité - Correspondance - Mémos	Word E-mail	5 ans	D	PF Site DIT Managt	A archives dans Entreprise Vault
Enquêtes administratives - Demandes d’enquête - Résultats des enquêtes	papier	10 ans	D	D (Direction)
Fichiers de mots de passe	Papier	Voir rubrique "Obser-vations" ci-contre	Voir rubrique "Obser-vations" ci-contre	Coffre Fort	Dossier tournant. Les anciens mots de passe sont détruits à l’attribution d’un nouveau mot de passe
Plan de reprise (plan d’action qui doit assurer la continuité des archives après sinistre)	Word	Modifications tous les 2 ans	D des anciennes versions après la modify-cation	PF	Plan de reprise = action qui doit assurer la continuité des services après sinistre

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
PORTEFEUILLE PROJETS / SDSI
Dossier projet : lancement : Lettre de mission	Word	Illimité	C	Drive réseau home = P	A archiver dans ERMS
Dossier projet : documents de travail	Excel	6 mois après la publication du doc. final	D	Drive réseau home = P
Dossier projet : rapport final	Excel	Illimité Elimination de la version ancienne au moment de la modification	C	Site DIT	A archiver dans ERMS
Budget d’investis-sement : documents préparatoires	Excel	Illimité	C	Drive réseau home = P	A archiver dans ERMS

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
SECTION INFRASTRUC-TURE SERVEURS ET STOCKAGE
Statistiques sur le Drive P	Excel	3 ans	D	WSS / ARES	Doc. 300 kb ; deux fois par mois A archiver dans ERMS
Statistiques annuelles			C
Dossiers pilotage	Word	La durée de vie du contrat + 5 ans	D	WSS / ARES	A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans
Maintenance serveurs	Excel	La durée de vie du contrat + 5 ans	D	WSS / ARES	A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans
Dossiers exploitation Descriptifs de plateformes	Word Excel Visio	La durée de vie du contrat + 5 ans	D	WSS / ARES	A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans
Liste des services fournis et les services activés sur les serveurs	Excel PDF Fichiers Texte	La durée de vie du contrat + 5 ans	D	WSS / ARES	A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans
Rapports divers fournis par l’équipe de l’exploitation ARES	Word Excel	La durée de vie du contrat + 5 ans	D	WSS / ARES	A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans
COMPARS Toutes activités ARES et activités coordonnées avec Network Services. Ex : mise en production, installation d’un nouveau serveur, création de sites Web etc.	Directe-ment sur WSS	La durée de vie du contrat + 5 ans	C	WSS	COMPARS fonctionnement similaire à l’Assistant multiservices mais destiné uniquement aux demandes internes à la section et aux interactions avec Network Services A archiver dans ERMS

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
DIVISION DES SERVICES METIER (DSM)
Comptes rendus de réunions de service	Word	6 mois	D	WSS
Correspondance	E-mail	5 ans	T		A archives dans Entreprise Vault
Application : projet - Lettre de mission - Cahiers de charges (CDC) - Contrats - Décisions - Notes : Mémos - Aspects financiers - Comptes rendus de réunions (CR)	Word	Durée d’exploi-tation	T	DSM Privé ; DA privé	Rapport final à archiver dans ERMS
Application : intégration - Doc. d’installation - Test : technique et fonctionnel - Validation	Word	Durée d’exploi-tation	T	DSM Privé ; DA privé
Application : production - Passeport (données techniques, identifications des auteurs, procédure d’appel) - Documentation d’exploitation - Documentation fonctionnelle - Documentation de suivi (reporting) - Comptes rendus de réunions (CR)	Electro-nique	Durée d’exploi-tation	T	DSM Privé ; DA privé	A archiver dans ERMS Passeport : à conserver dans ERMS 10 ans

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
CUSTOMER SERVICES DIVISION (CSD)
Dossier : Assistant multiservices : - Formulaires de demandes (Nature de service rendu via ASS)	PDF Word	1+2 : durée de vie d’appli-cation	D	Logiciel = Web assistant	A archiver dans ERMS
- Description détaillée de service - Demandes (certaines avec les formulaires spécifiques attachés (exemple : bordereaux d’archives)		2 ans	D
- Statistiques annuelles			C		Les statistiques peuvent être reprises dans RBB
Maintenance de parc de PC : - Savoir faire (how to) = information technique & historique (Script & procédure	Fichiers texte (Parfois partagés)	En principe durée d’exploi-tation d’une applica-tion ou d’un système ou multi-système	D	Serveur ; P:	Documents internes au service
- Information techniques spécifiques concernant les demandes envoyées via Assistant multiservices	Texte brut	La durée de traitement de la demande	D	Outlook (draft ou inbox) Assistant multi-services
Documentation technique sur le réseau	Word Excel Visio	Durée de vie d’exploi-tation + 5 ans en tant que base de connais-sance	D	PF : (le moins souvent possible) P: Tikiwiki sur Intranet
Documents projet	Word	Durée du projet	D	P:

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
Prêts de portables : - Formulaires : prêts long	Papier	3 ans	D	S
- Formulaires : prêts pool		2 ans
Formulaires : clés USB	Papier	2 ans	D	S
Revue ordi portable	Papier	2 ans	D	S
Porlatest	Excel	2 ans	D	Structure partagée : \\Quasimodo \csd\laptop \\Quasimodo \csd\mobile_ phoneodo /CSD/ LAPTOP	Historique et état de lieu : peut également servir pour les statistiques

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
INFORMATION LIFE CYCLE DIVISION (ILCD)
ADMINISTRATION
Politique et buts de la division  - Mandat : Politique d’archivage - Mandat : groupes	Word Papier	5 ans	C	Version Papier : S Version Word e-room
Rapports de réunions : - IMWG (rapports définitifs ; décisions)	Word	5 ans	C	E-Room	A archiver dans ERMS
- Division - Entités			D		A archives dans Entreprise Vault
Lettres de missions : projets	Word	5 ans	D	E-Room
Gestion d’espace	Papier Électro-nique	5 ans	T		A archiver dans ERMS
Commandes des livres pour les services - Bons de commande ; bons de livraison - Historique des commandes - Correspondance avec les fournisseurs	Papier	5 ans	D 2009 + 2 ans		Dossiers clos (activité supprimé) – BNUS 2009
Acquisitions et renouvellement de périodiques ; standing ordres	Papier	5 ans	D		Transfert aux Archives Centrales après 2 ans
Liste annelle des titres des périodiques			C
Courrier et mémos : relations externes et internes	Papier E-mail	5 ans	T	Outlook E-room	A archives dans Entreprise Vault
EINIRAS EUROLIB	Papier	5 ans	T		Transfert aux Archives Centrales après 2 ans
Dossiers de bases de données externes : Lexis Nexis, WMO, EdD	Papier	5 ans	D		Transfert aux archives Centrales après 2 ans

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
LMS et SIRSI Correspondance Contrat – copies modifications		10 ans	T	S	Conservés dans le service pendant la durée de vie de l’application ; Original de contrat au
Numérisation Correspondances, devis, appel d’offre – copies	Papier ; E-mail	5 ans	T		Originaux des devis et d’appel d’offre s sont conservés au SGAF A archives dans Entreprise Vault
Conservation (politique ; rapports annuels ; Statistiques)	Papier ; Word ; Excel	5 ans	T	PF ; P:	A archives dans Entreprise Vault
Transparence Réponses négatives	Papier	10 ans	C		Conservation dans le service pendant 2 ans
Statistiques annuelles	Excel Word	1 an	C	PF	A archiver dans EMRS
ILCD / technology unit
Rapport de mission	Word	5 ans	D	DIT managt (Intranet)	A archiver dans Entreprise Vault
Lettre de mission	Word	5 ans	D	DIT managt (Intranet)	A archiver dans Entreprise Vault
Compte rendu de réunions groupe de travail Vault	Word	5 ans	D	Local	Local = E ou G personnels dotés d’une sauvegarde A archiver dans Entreprise Vault
SAN ; Sauvegarde Lancement de projet : Lettre de mission	Word, Excel PPT	5 ans	D	Local	A archiver dans Entreprise Vault
Cahiers de tests	Word	2 ans		Local	A archiver dans Entreprise Vault
Exploitation	WORD, PDF	Durée de vie de l’exploi-tation + 5 ans		serveur Anubis pour SAN	A archiver dans EMRS

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
Entreprise Vault : Projet - Lancement de projet (lettre de mission)	Word	2 ans	D	Local, E-Room	Cahier de charges et appels d’offres : Originaux : SGAF
- Clôture du Projet : rapport final	Word	2 ans	C	Local	A archives dans ERMS
- Exploitation : Recettes (la conformité avec le cahier de charges)	Word, PDF	Durée de produit (min. 5 ans)	D	Local	A archive dans Entreprise Vault ou si DUA plus de 10 ans dans ERMS
ERMS (Electronic Records Managment System) : Lancement de projet : - lettre de mission	Word	2 ans	C	E-Room	A archives dans ERMS
- Cahier des charges : version provisoire		Jusqu’à la rédaction de la version finale	D
- Rapport final		2 ans	C		A archives dans ERMS
ILCD / Service d’archives
Rapports annuels d’activités	Papier Word PDF	2 ans	C	PF	A archives dans ERMS
Tableaux de gestion		2 ans	C	PF
Compte rendus  des réunions: - réunions d’équipe d’Archives - réunions des correspondants d’archives		5 ans	D	E-Room	A archives dans Entreprise Vault
Rapports de missions / formations		5 ans	D		A archives dans Entreprise Vault

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
Dossiers exposition : - Contrats de prêt - Correspondance	Papier E-mail	5 ans	T	S; P	A archives dans ERMS
Dossiers thématiques : - Catalogage ; (notice ; manuel) - Formation	Papier Word PPT (power point)	10 ans	T	S PF, E-Room	Versions papier envoyées aux archives après 2 ans Docs électroniques archivés dans ERMS
Access aux documents : règles & politique	Électro-nique	5 ans	C	PF	A archiver dans ERMS
Bordereaux de demandes de conservation provisoires validés	Papier Electro-nique	Jusqu’à la destruction des dossiers	C	S (Help-desk)	A archiver dans ERMS
Bordereaux de demandes de conservation définitives validés	Papier Electro-nique	Illimité	C	S	Doc. électroniques à archiver dans ERMS
Bordereaux d’élimination validés	Papier Electro-nique	Illimité	C	S	Doc. électroniques à archiver dans ERMS
Outils de recherche Inventaires (Leitz, Libre noir (black book)) - Webcat catalogue, Hyperion	Internet Papier PF Excel	Illimité	C	S	Doc. électroniques à archiver dans ERMS
Projet : Collection des affiches	Papier, Word, Excel	Jusqu’à la fin du projet	T	E-Room P:	A archiver dans Entreprise Vault
Projet : Archives orales	Papier Word	Jusqu’à la fin du projet	T		A archiver dans Entreprise Vault

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
ILCD Service unit
WCD					Tous les dossiers sont sauvegardés sur DVD tous les 2 mois
- Activités techniciens (activités, récapitulatifs réguliers, révision de priorités)	Mails avec ou sans Pièces jointes ; Excel ; Word, power point	2 ans	D	PTS sur E Folders Outlook les dernières versions sur WSS du WCD ; WSS d’Exploi-tation Ares)	A archiver dans Entreprise Vault
- Bilans et perspectives annuelles		10 ans	C		A archiver dans ERMS Bilans et perspectives annuels sont intégrés dans les bilans synthétisés de la DIT, DGAL… et à la préparation du budget
- Bull/TMA		2 ans	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Documentation – historique (Base de connaissance, Doc technique, Doc utilisateur)		Durée de vie de la base	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Evolutions du WCD (changements applicatifs / évolutions fonctionnelles)		5 ans	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Formation externalisée au WCD pour les utilisateurs		2 ans	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Groupe WCD (dossier Clos depuis que le site WSS existe)		2 ans	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Instranet – éditeur de l’application: .Copies du financement et des licences (certains originaux qui servent à la préparation des budgets) . Aspects technique d’Instranet		5 ans	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Platform aspects technique (serveurs, backup, sécurité, autorisation, logs, base de données…)		Durée de vie d’appli-cation	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Services utilisateurs (besoins spécifiques de chaque entité qui utilise WCD		Durée de vie d’appli-cation	D		A archiver dans Entreprise Vault
- Documents destinés aux utilisateurs du WCD (Ordre du jour et compte rendu de réunions ; bibliothèque de documents, historiques des livraisons)	Excel ; Word Word + méta-données Power point	10 ans	T	WSS du groupe WCD	A archiver dans Entreprise Vault A archiver dans ERMS Pas de conservation de versions antérieures
ILCD - Echanges liées au fonctionnement administratifs interne - Bibliothèque (copies d’informations diverses	E-mail ; Word	5 ans	D	Folders Outlook	A archiver dans Entreprise Vault
ECM - Réponse à l’appel d’offre - Interview - Produits	E-mail Excel, Word Papier (?)	Durée de vie du projet	D	Folders Outlook ; E-Room	A archiver dans Entreprise Vault
WIKI - Lancement du projet	E-mail	Durée de vie du projet	D	Folders Outlook	A archiver dans Entreprise Vault
Autres projet en participation	E-mail avec pièces jointes Word ou Excel	Durée de vie des projets	D	Folders Outlook	A archiver dans Entreprise Vault

Typologie du document	Format	DUA	Sort final	Lieu de conservation	Observations
FORMATION : - Planning - Convocations - Fiches présence	E-mail Word	5 ans	T	Calendrier Outlook Assistant multiservice
- Statistiques annuelles	Excel	Illimité	C		A archiver dans ERMS