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DUA¹

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Observations

DOSSIERS CENTRAUX

Documents référencés (réf. DSP)

*

C

Originaux.

Une collection complète est gardée dans le service

A la fin de chaque année une collection complète doit être versée aux Archives Centrales

Documents référencés :

Documents produits par DSP mais édités avec les références d’un autre service (e.g. SG/Inf, GR-DEM, CM/Inf, etc.

S

Copies.

Une collection complète est gardée dans le service.

Rien n’est envoyé aux archives.

Chronos (courriers envoyés)

3 ans

D

Copies.

Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Dossiers par pays (courriers reçus, interne et externe)

3 ans

D

Copies.

Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Dossier « Général » (courrier divers reçu)

3 ans

D

Copies.

Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Rapports de missions du personnel de la DSP

10 ans

D

Originaux.

Dossiers gardés 5 ans dans le service avant l’envoi aux archives.

Rapports de missions

3 ans

D

Copies.

Rapports de missions de toutes les autres Directions du CdE reçu par la DSP

Dossier gardé dans le service et détruit après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Dossier gestion des postes

3 ans

T puis D ou S

Copies.

Des informations concernant l’historique/l’évolution des postes, de la DSP seront conservées dans le service 3 ans et puis trier pour conservation dans le service ou destruction.

Les originaux sont conservés à la DRH.

Bases de données

CEAD/PMM/RBB

T et puis C

Historique de la création des bases.

Documents courants (entretien, mise à jour, correspondances)

FINANCES

Finances : classique :

Engagements de dépenses BO + Comptes spéciaux (feuille d’engagement de dépenses + copies de justificatifs : contrats, factures, ordre de missions, etc.)

5 ans

D

Originaux des pièces justificatives conservés par les Finances

Finances : programmes joints

Contrats originaux + copies des rapports d’activités et financiers

Engagements de dépenses ( feuille d’engagement + copies de justificatifs)

10 ans

après fin de contrat

D

support papier (originaux des contrats) + suivis financiers dans les Public Folders

PLANIFICATION

Documents de travail Programme d’activités

5 ans

D

Documents d’élaboration du Programme d’activités (PoA) : contributions originales des DG, corrections et modifications apportées.

Dossiers associés au Programme d’activités

5 ans

D

Elaboration de documents associés au PoA : activités d’assistance, liste des réunions hors Strasbourg, …

Recueil des mandats

*

C

Documents électroniques et papier mis à jour plusieurs fois par an.

Dossiers (papiers) gardés 5 ans dans le service avant envoie aux archives.

Procédure de convocation des comités d’experts intergouvernementaux

3 ans

D

Documents électroniques et papier sous forme d’un tableau mis à jour plusieurs fois par an

EVALUATION

Documents de travail Evaluation du PoA

5 ans

D

Documents d’élaboration de l’Evaluation du PoA : contributions originales des DG, corrections et modifications apportées.

Evaluations (programmes ou mécanismes du CdE)

5 ans

*

D

C

Documents de travail

Rapport final

Evaluation de la méthode des Projets Intégrés

Documents de travail

5 ans

T et puis D ou C

Cette activité est terminée.

Politique d’évaluation

5 ans après la publication du document définitif

D

Documents de travail

MONITORING

Dossiers prisonniers politiques

10 ans (à partir de 2006)

D

Dossiers contributions aux rapports thématiques

10 ans (à partir de 2006)

D