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Archives(2007)DS3

1 décembre 2007

 

Direction des technologies de l’information

 
 
Activités concernées par ce tableau :

La Direction des Technologies de l’Information (DIT) est une entité de support aux activités du Conseil de l’Europe dans le domaine des technologies de l’information et de la communication.

Il fait partie de la Direction Générale de l’Administration et de la Logistique (DGAL).

Les activités principales de la DIT sont :

· Définir la stratégie des Nouvelles Technologies selon le contexte et les priorités de l'Organisation

· Mettre en œuvre la stratégie des Nouvelles Technologies selon le Schéma Directeur du Système d’Information 2006 – 2010

· Assurer la fourniture et la maintenance des services standards

· Gérer le patrimoine historique de l'Organisation

Ce tableau est constitué de sept parties correspondant aux entités de la direction.
 

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

ADMINISTRATION CENTRALE

         

Stratégie du SI

Word

PDF

 

C

Manuel adminis-tratif

A archiver dans ERMS

Comptes rendus :

réunions de direction

Word

5 ans

D

Espace WSS des réunions de direction DGAL

(Déf.)

A archiver dans Entreprise Vault

Comptes rendus : réunions groupes de travail (GT-CI ; GT-RSF), comités d’experts (CETI)

Word

10 ans

T

Site DIT

A archiver dans ERMS

Conservation des documents définitifs par rapport de la Politique de collection

Documents à l’usage des utilisateurs :

- recommandations

- bonnes pratiques

- modes d’emploi

- procédures

Word

PPT

PDF

10 ans

D

Manuel Adminis-tratif

 

Mandats, bilans

Word

10 ans

T

Site DIT Managt

A archiver dans ERMS

Dossiers mission :

rapports de missions ; lettres de missions (argumentaires) et demandes de remboursement

PDF

Word

5 ans

D

Site DIT Managt : version déf.

Originaux des demandes de Rembourse-ment sont stockés aux Finances

Correspondances et documents divers

Word

Txt

PPT

MSG

PDF

Papier

5 ans

D

Site DIT Managt

Une fois numérisées, les versions papier sont détruites

E-mails (destinataire)

 

5 ans

T

Site DIT Managt

A archiver dans ERMS

A archiver dans Entreprise Vault

E-mails (copie)

2 ans

D

Dossier Chrono

papier

5 ans

D

 

Copies de documents volumineux reçus

eDITo

Html

Html

C

Site DIT Managt

A archiver dans ERMS

Calendrier des absences (hors workflow congés)

 

5 ans

D

Site DIT Managt

 


Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

SECTION GESTION ADMINISTRA-TIVE ET FINANCIERE (SGAF)

         

Dossiers Contrats

Appels d’offres

Contrats

Commandes

Papier ; e-mail

10 ans

D

direction

A archiver dans ERMS

Copies des factures

papier

5 ans

Commission de marché (engagement de plus de 50 mille d’Eur)

Papier; e-mail

10 ans

 

direction

A archiver dans ERMS

Téléphonie – facture

Copies des factures

Papier

2 ans

D

direction

Originaux aux Finances

Ordonnances de dépenses

Papier

10 ans

D

direction

Factures avant FIMS ; dossier clos

Budget : documents de travail

Papier  Word

Excel

5 ans

D

A partir de 2003 unique-ment Word dans RBB

Version définitive dans CM budget annuel

Licences

Papier

Illimité

C

direction

A archiver dans ERMS

Equipements sites distants

Papier

10 ans

D

direction

Dossier clos

Télécommuni-cations :

rapports de consultants

Papier 

Word

5 ans

D

direction

A archives dans Entreprise Vault

Tableau "incidents" (vols, détériorations du matériel)

Excel

3 ans

D

PF

A archives dans Entreprise Vault

Gestion du budget du personnel :

- Paiement : personnel temporaire

- Suivi : personnel permanent

Excel

5 ans

D

PF

Disque Dur

Backup régulier

A archives dans Entreprise Vault

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

SECURITE du SI

         

Politique de sécurité

Word

2 ans

C

Site Web de la DIT

A archiver dans ERMS

Etude et recomman-dations sur le périmètre de sécurité

- Correspondance

- Mémos

Word

E-mail

5 ans

D

PF

Site DIT Managt

A archives dans Entreprise Vault

Enquêtes administratives

- Demandes d’enquête

- Résultats des enquêtes

papier

10 ans

D

D (Direction)

 

Fichiers de mots de passe

Papier

Voir rubrique "Obser-vations" ci-contre

Voir rubrique "Obser-vations" ci-contre

Coffre Fort

Dossier tournant. Les anciens mots de passe sont détruits à l’attribution d’un nouveau mot de passe

Plan de reprise (plan d’action qui doit assurer la continuité des archives après sinistre)

Word

Modifications tous les 2 ans

D des anciennes versions après la modify-cation

PF

Plan de reprise = action qui doit assurer la continuité des services après sinistre


Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

PORTEFEUILLE PROJETS / SDSI

         

Dossier projet : lancement :

Lettre de mission

Word

Illimité

C

Drive réseau home = P

A archiver dans ERMS

Dossier projet : documents de travail

Excel

6 mois après la publication du doc. final

D

Drive réseau home = P

 

Dossier projet : rapport final

Excel

Illimité

Elimination de la version ancienne au moment de la modification

C

Site DIT

A archiver dans ERMS

Budget d’investis-sement : documents préparatoires

Excel

Illimité

C

Drive réseau home = P

A archiver dans ERMS

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

SECTION INFRASTRUC-TURE SERVEURS ET STOCKAGE 

         

Statistiques sur le Drive P

Excel

3 ans

D

WSS / ARES

Doc. 300 kb ; deux fois par mois

A archiver dans ERMS

Statistiques annuelles

 

C

Dossiers pilotage

Word

La durée de vie du contrat + 5 ans

D

WSS / ARES

A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans

Maintenance serveurs

Excel

La durée de vie du contrat + 5 ans

D

WSS / ARES

A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans

Dossiers exploitation

Descriptifs de plateformes

Word

Excel

Visio

La durée de vie du contrat + 5 ans

D

WSS / ARES

A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans

Liste des services fournis et les services activés sur les serveurs

Excel

PDF

Fichiers Texte

La durée de vie du contrat + 5 ans

D

WSS / ARES

A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans

Rapports divers fournis par l’équipe de l’exploitation ARES

Word

Excel

La durée de vie du contrat + 5 ans

D

WSS / ARES

A archives dans Entreprise Vault ou dans ERMS si DUA + 5 égale ou plus que 10 ans

COMPARS

Toutes activités ARES et activités coordonnées avec Network Services. Ex : mise en production, installation d’un nouveau serveur, création de sites Web etc.

Directe-ment sur WSS

La durée de vie du contrat + 5 ans

C

WSS

COMPARS fonctionnement similaire à l’Assistant multiservices mais destiné uniquement aux demandes internes à la section et aux interactions avec Network Services

A archiver dans ERMS

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

DIVISION DES SERVICES METIER (DSM)

         

Comptes rendus de réunions de service

Word

6 mois

D

WSS

 

Correspondance

E-mail

5 ans

T

 

A archives dans Entreprise Vault

Application : projet

- Lettre de mission

- Cahiers de charges (CDC)

- Contrats

- Décisions

- Notes : Mémos

- Aspects financiers

- Comptes rendus de réunions (CR)

Word

Durée d’exploi-tation

T

DSM Privé ; DA privé

Rapport final à archiver dans ERMS

Application : intégration

- Doc. d’installation

- Test : technique et fonctionnel

- Validation

Word

Durée d’exploi-tation

T

DSM Privé ; DA privé

 

Application : production

- Passeport (données techniques, identifications des auteurs, procédure d’appel)

- Documentation d’exploitation

- Documentation fonctionnelle

- Documentation de suivi (reporting)

- Comptes rendus de réunions (CR)

Electro-nique

Durée d’exploi-tation

T

DSM Privé ; DA privé

A archiver dans ERMS

Passeport : à conserver dans ERMS 10 ans

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

CUSTOMER SERVICES DIVISION (CSD)

         

Dossier : Assistant multiservices :

- Formulaires de demandes (Nature de service rendu via ASS)

PDF

Word

1+2 : durée de vie d’appli-cation

D

Logiciel = Web assistant

A archiver dans ERMS

- Description détaillée de service

- Demandes (certaines avec les formulaires spécifiques attachés (exemple : bordereaux d’archives)

2 ans

D

 

- Statistiques annuelles

 

C

Les statistiques peuvent être reprises dans RBB

Maintenance de parc de PC :

- Savoir faire (how to) = information technique & historique (Script & procédure

Fichiers texte (Parfois partagés)

En principe durée d’exploi-tation d’une applica-tion ou d’un système ou multi-système

D

Serveur ; P:

Documents internes au service

- Information techniques spécifiques concernant les demandes envoyées via Assistant multiservices

Texte brut

La durée de traitement de la demande

D

Outlook (draft ou inbox)

Assistant multi-services

Documentation technique sur le réseau

Word

Excel

Visio

Durée de vie d’exploi-tation + 5 ans en tant que base de connais-sance

D

PF : (le moins souvent possible)

P:

Tikiwiki sur Intranet

 

Documents projet

Word

Durée du projet

D

P:

 

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

Prêts de portables :

- Formulaires : prêts long

Papier

3 ans

D

S

 

- Formulaires : prêts pool

2 ans

Formulaires : clés USB

Papier

2 ans

D

S

 

Revue ordi portable

Papier

2 ans

D

S

 

Porlatest

Excel

2 ans

D

Structure partagée : \\Quasimodo \csd\laptop

\\Quasimodo \csd\mobile_ phoneodo /CSD/ LAPTOP

Historique et état de lieu : peut également servir pour les statistiques

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

INFORMATION LIFE CYCLE DIVISION (ILCD)

         

ADMINISTRATION

         

Politique et buts de la division 

- Mandat : Politique d’archivage

- Mandat : groupes

Word

Papier

5 ans

C

Version Papier : S

Version Word e-room

 

Rapports de réunions :

- IMWG (rapports définitifs ; décisions)

Word

5 ans

C

E-Room

A archiver dans ERMS

- Division

- Entités

D

A archives dans Entreprise Vault

Lettres de missions : projets

Word

5 ans

D

E-Room

 

Gestion d’espace

Papier

Électro-nique

5 ans

T

 

A archiver dans ERMS

Commandes des livres pour les services

- Bons de commande ; bons de livraison

- Historique des commandes

- Correspondance avec les fournisseurs

Papier

5 ans

D 2009 + 2 ans

 

Dossiers clos (activité supprimé) – BNUS 2009

Acquisitions et renouvellement de périodiques ; standing ordres

Papier

5 ans

D

 

Transfert aux Archives Centrales après 2 ans

Liste annelle des titres des périodiques

C

Courrier et mémos : relations externes et internes

Papier

E-mail

5 ans

T

Outlook

E-room

A archives dans Entreprise Vault

EINIRAS

EUROLIB

Papier

5 ans

T

 

Transfert aux Archives Centrales après 2 ans

Dossiers de bases de données externes : Lexis Nexis, WMO, EdD

Papier

5 ans

D

 

Transfert aux archives Centrales après 2 ans

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

LMS et SIRSI

Correspondance

Contrat – copies

modifications

 

10 ans

T

S

Conservés dans le service pendant la durée de vie de l’application ; Original de contrat au

Numérisation

Correspondances, devis, appel d’offre – copies

Papier ; E-mail

5 ans

T

 

Originaux des devis et d’appel d’offre s sont conservés au SGAF

A archives dans Entreprise Vault

Conservation (politique ; rapports annuels ; Statistiques)

Papier ; Word ; Excel

5 ans

T

PF ; P:

A archives dans Entreprise Vault

Transparence

Réponses négatives

Papier

10 ans

C

 

Conservation dans le service pendant 2 ans

Statistiques annuelles

Excel

Word

1 an

C

PF

A archiver dans EMRS

ILCD / technology unit

         

Rapport de mission

Word

5 ans

D

DIT managt (Intranet)

A archiver dans Entreprise Vault

Lettre de mission

Word

5 ans

D

DIT managt (Intranet)

A archiver dans Entreprise Vault

Compte rendu de réunions groupe de travail Vault

Word

5 ans

D

Local

Local = E ou G personnels dotés d’une sauvegarde

A archiver dans Entreprise Vault

SAN ; Sauvegarde

Lancement de projet :

Lettre de mission

Word, Excel

PPT

5 ans

D

Local

A archiver dans Entreprise Vault

Cahiers de tests

Word

2 ans

Local

A archiver dans Entreprise Vault

Exploitation

WORD, PDF 

Durée de vie de l’exploi-tation + 5 ans

serveur Anubis pour SAN

A archiver dans EMRS

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

Entreprise Vault : Projet

- Lancement de projet (lettre de mission)

Word

2 ans

D

Local, E-Room

Cahier de charges et appels d’offres : Originaux : SGAF

- Clôture du Projet : rapport final

Word

2 ans

C

Local

A archives dans ERMS

- Exploitation : Recettes (la conformité avec le cahier de charges)

Word, PDF

Durée de produit (min. 5 ans)

D

Local

A archive dans Entreprise Vault ou si DUA plus de 10 ans dans ERMS

ERMS (Electronic Records Managment System) :

Lancement de projet :

- lettre de mission

Word

2 ans

C

E-Room

A archives dans ERMS

- Cahier des charges : version provisoire

Jusqu’à la rédaction de la version finale

D

 

- Rapport final

2 ans

C

A archives dans ERMS

ILCD / Service d’archives

         

Rapports annuels d’activités

Papier

Word

PDF

2 ans

C

PF

A archives dans ERMS

Tableaux de gestion

2 ans

C

PF

 

Compte rendus  des réunions:

- réunions d’équipe d’Archives

- réunions des correspondants d’archives

5 ans

D

E-Room

A archives dans Entreprise Vault

Rapports de missions / formations

5 ans

D

 

A archives dans Entreprise Vault

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

Dossiers exposition :

- Contrats de prêt

- Correspondance

Papier

E-mail

5 ans

T

S; P

A archives dans ERMS

Dossiers thématiques :

- Catalogage ; (notice ; manuel)

- Formation

Papier

Word

PPT (power point)

10 ans

T

S

PF, E-Room

Versions papier envoyées aux archives après 2 ans

Docs électroniques archivés dans ERMS

Access aux documents : règles & politique

Électro-nique

5 ans

C

PF

A archiver dans ERMS

Bordereaux de demandes de conservation provisoires validés

Papier

Electro-nique

Jusqu’à la destruction des dossiers

C

S (Help-desk)

A archiver dans ERMS

Bordereaux de demandes de conservation définitives validés

Papier

Electro-nique

Illimité

C

S

Doc. électroniques à archiver dans ERMS

Bordereaux d’élimination validés

Papier

Electro-nique

Illimité

C

S

Doc. électroniques à archiver dans ERMS

Outils de recherche

Inventaires (Leitz, Libre noir (black book))

- Webcat catalogue, Hyperion

Internet

Papier

PF

Excel

Illimité

C

S

Doc. électroniques à archiver dans ERMS

Projet : Collection des affiches

Papier, Word, Excel

Jusqu’à la fin du projet

T

E-Room

P:

A archiver dans Entreprise Vault

Projet : Archives orales

Papier

Word

Jusqu’à la fin du projet

T

 

A archiver dans Entreprise Vault

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

ILCD Service unit

         

WCD

       

Tous les dossiers sont sauvegardés sur DVD tous les 2 mois

- Activités techniciens (activités, récapitulatifs réguliers, révision de priorités)

Mails avec ou sans Pièces jointes ; Excel ; Word, power point

2 ans

D

PTS sur E

Folders Outlook

les dernières versions sur WSS du WCD ; WSS d’Exploi-tation Ares)

A archiver dans Entreprise Vault

- Bilans et perspectives annuelles

 

10 ans

C

 

A archiver dans ERMS

Bilans et perspectives annuels sont intégrés dans les bilans synthétisés de la DIT, DGAL… et à la préparation du budget

- Bull/TMA

 

2 ans

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Documentation – historique (Base de connaissance, Doc technique, Doc utilisateur)

 

Durée de vie de la base

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Evolutions du WCD (changements applicatifs / évolutions fonctionnelles)

 

5 ans

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Formation externalisée au WCD pour les utilisateurs

 

2 ans

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Groupe WCD (dossier Clos depuis que le site WSS existe)

 

2 ans

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Instranet – éditeur de l’application:

.Copies du financement et des licences (certains originaux qui servent à la préparation des budgets)

. Aspects technique d’Instranet

 

5 ans

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Platform aspects technique (serveurs, backup, sécurité, autorisation, logs, base de données…)

 

Durée de vie d’appli-cation

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Services utilisateurs (besoins spécifiques de chaque entité qui utilise WCD

 

Durée de vie d’appli-cation

D

 

A archiver dans Entreprise Vault

- Documents destinés aux utilisateurs du WCD (Ordre du jour et compte rendu de réunions ; bibliothèque de documents, historiques des livraisons)

Excel ; Word

Word + méta-données

Power point

10 ans

T

WSS du groupe WCD

A archiver dans Entreprise Vault

A archiver dans ERMS

Pas de conservation de versions antérieures

ILCD

- Echanges liées au fonctionnement administratifs interne

- Bibliothèque (copies d’informations diverses

E-mail ; Word

5 ans

D

Folders Outlook

A archiver dans Entreprise Vault

ECM

- Réponse à l’appel d’offre

- Interview

- Produits

E-mail

Excel, Word

Papier (?)

Durée de vie du projet

D

Folders Outlook ; E-Room

A archiver dans Entreprise Vault

WIKI

- Lancement du projet

E-mail

Durée de vie du projet

D

Folders Outlook

A archiver dans Entreprise Vault

Autres projet en participation

E-mail avec pièces jointes Word ou Excel

Durée de vie des projets

D

Folders Outlook

A archiver dans Entreprise Vault

Typologie du document

Format

DUA

Sort

final

Lieu de conservation

Observations

FORMATION :

- Planning

- Convocations

- Fiches présence

E-mail

Word

5 ans

T

Calendrier Outlook

Assistant multiservice

 

- Statistiques annuelles

Excel

Illimité

C

 

A archiver dans ERMS