Tableaux de gestion 

 

Archives(2006)DS3

20 avril 2006

 

Direction de la Logistique, DGAF

 
 
Activités concernées par ce tableau de gestion

Cette Division est en charge, auprès de la Directrice, de l’ensemble des questions administratives et financières de la DLOG. Son activité est donc à la fois :

Interne à la Direction, pour permettre, à ses Services/Divisions d’assumer au mieux leurs missions en leur apportant le support nécessaire dans la gestion de leurs ressources financières et humaines, de leurs contrats de travaux, de fournitures et de services : préparation, suivi de l’exécution et contrôle de gestion des différents budgets selon les modalités en vigueur de la gestion financière décentralisée ; coordination et suivi des contrats ; relations avec la Direction des Finances.

Gestion administrative des ressources humaines de la Direction, relations avec la DRH.

Suivi administratif et juridique des contrats d’assurances, des loyers, de la concession de la restauration.

Et au service des Directions/Services de l’Organisation, afin de leur apporter conseil et expertise, en particulier :

- en matière douanière, fiscale et réglementaire pour toute acquisition ou expédition de biens ou services, dans le cadre des Privilèges et Immunités dont bénéficie le Conseil de l’Europe ;

- à l’occasion de besoins en fournitures et matériel de bureau, ou en matériel et prestations destinés à l’organisation des réunions et conférences

- dans la gestion des manifestations (conférences, expositions) et les voyages des agents et des experts gouvernementaux.

 

Typologie du document

DUA1

Sort final2

    Observations

Budget, Finances

     

Budget

6

D

 

Contrats Bâtiments, mobilier, installations, fournitures, etm. Bâtiments (Centre Européen de la Jeunesse, Pharmacopée).

Durée du contrat + 10

D

Destruction 10 ans après la fin du contrat

Classement : chrono des Factures

6

D

 

Factures : Expos, Réunions, Parkings, Accords

6

D

 

Recettes

6

D

 

Gestion des heures supplémentaires

5

D

 

Ordres de missions

2

D

 

Engagements de dépenses

8

D

 

Ordonnances de dépenses

8

D

 

Assurances

     

Locaux, Bâtiments et Installations, matériels et œuvres d'art.

Durée du contrat + 10

D

Destruction 10 ans après la fin du contrat

Magasin de fournitures

     

Bons de commande, lettres de commande

5

D

Sauvegardes des bases de données de gestion sur CD ROM depuis 1999 (conservé dans le service au format Access)

Gestion des stocks : Bons de sortie de fournitures; Produits informatiques.

5

D

Sauvegardes des bases de données de gestion sur CD ROM depuis 2002 (conservé dans le service au format Access)

Courrier des fournisseurs

5

D

 

Habillement

5

D

 

Produits détaxés

2

D

    Formulaires électroniques sauvegardés sur CD ROM depuis 2004

Douanes et exonérations fiscales

     

Dossier Fioul

10

D

 

Dossier Alcools et tabacs : produites détaxés

10

D

 

Dossier Franchises + Lettres de courrier

10

D

Base de données sauvegardées sur CD ROM depuis 1998 (conservé dans le service au format Access)

Correspondances

     

Notes diverses

5

D

Courrier internes relatifs à l'occupation des bureaux, mémos, correspondance fournisseurs.

Public Folder : Gestion comptable, correspondances, tableaux de révision de prix, etc…

10

D

environ 10 Folders. Sauvegarde annuelle sur CD ROM à partir de 2006 au format original

Conférences

     

Notes concernant les organisations des réunions et le les réservation de salles

2

D

 

Bureau des voyages

     

Avoirs et demandes de remboursements

3

D

 

Assurances voyages (agents en missions)

10

D

 

Contrats compagnie aérienne

10

S

 

Dossiers d'Assurance

Durée du contrat +10

D

Destruction 10 ans après la fin du contrat.

Publics Folders : Assurances, voyages des agents, courriels cie aérienne, courriels services.

3

D

Environ 50 Folders. Sauvegarde annuelle sur CD ROM à partir de 2006 au format original


1 DUA – durée d’utilité administrative 

2 D - destruction ; S - conservation dans le service