Tableaux de gestion 

Archives(2005)DS3

1 mars 2005

Secrétariat du Comité des Ministres

 
 
Activités concernées par ce tableau de gestion

Le secrétariat du Comité des Ministres est chargé (entre autres) de communiquer et de mettre à disposition du personnel, des représentations permanentes ainsi qu’aux Ministres, Délégués des Ministres et personnel autorisé toute la documentation* ayant trait aux activités du CoE.

*en accord avec les principes énoncés dans la résolution : Res(2001)6
 

Description	DUA1	Action2	Notes
Documents référencés et textes adoptés, Official referenced documents and adopted texts	5	C	Dès la production 2 copies de chaque document sont envoyées aux Archives Centrales via SCRIB. Un fichier Excel avec la liste des documents est envoyé chaque année aux Archives Centrales, A complete register (list) of all documents is sent to Central Archives each year
Chrono of Chairman of Deputies & of Secretary to the Committee of Ministers	5	C	Originaux
Chrono (incoming correspondence) & Notes for the file	5	C	Originaux
Speaking notes	20	D	Uniquement en version électronique, après 10 ans les fichiers sont transférés aux Archives Centrales
Documents distribués/Documents distributed	5	C
Groupes de rapporteurs et de travail/Rapporteur files & working parties	10	C	Référencés DD(année)N°
Dossiers droits de l’homme/Human rights file	Jusqu’à exécution du jugement	C	Les dossiers expurgés sont envoyés dès l’exécution du jugement vérifié
Finance & Budget	10	T	Tri effectué par le Sec CM, après 5 ans les dossiers sont transférés aux Archives Centrales
Dossiers Pays/Country Files Dossiers thématiques/Subject Files	15	T	Envoi des inventaires pour les dossiers thématiques et des dossiers complets pour les pays

¹ DUA – Durée d’Utilité Administrative / Length of administrative value (years)
² C – Conservation in the Archives ; D – Destruction ; T – Selection by Central Archives or Sec CM