Tableaux de gestion 

 

Archives(2005)DS10

4 novembre 2005

 

Direction de la Logistique, SPDP

 
 
Activités concernées par ce tableau de gestion

Le SPDP a en charge les activités suivantes :

· Gestion de toute la chaîne de la production documentaire (documents et publications), du prépresse à la finition
· Gestion des moyens d’impression et d’édition électroniques
· Relations avec les sous-traitants et les prestataires extérieurs
· Diffusion interne et externe des documents et du courrier
· Exploitation du système SCRIB
· Conseil aux Directions opérationnelles et gestion de leurs travaux en matière de prépresse (conception graphique, PAO, préparation éditoriale) et d’impression
 

Typologie du document

DUA1

Sort final2

Observations

Unité PAO

     

Travaux de mise en pages

     

1989-1992

5 ans

S

Archivés sur disquettes 5’1/2. Les travaux statutaires ont été retranscrits pour archivage Assemblée Parlementaire et Comité des Ministres

1992-aujourd’hui

5 ans

S

Archivés sur CD et DVD

Bon-à-tirer

6 mois

D

Concerne les travaux de mise en page (accord du service)

Films et cromalins de retour prestataires

5 ans

D

Envoyés par l’imprimeur

Logiciels PAO-conception grahique

10 ans

D

 

Correspondance électronique

5 ans

S

Archivé sur CD et concerne les prestataires informatiques

Unité Editoriale

     

Travaux statutaires de l’Assemblée Parlementaire

     

Textes adoptés

     

Fichiers de travail (papier)

1 an

D

 

Fichiers de travail (électronique)

1 an

D

Stockés dans les public folders

Fichiers des textes finis

2 ans

S

Conservation depuis 1999 dans le publics folders et sur le serveur InDesign, graver sur CD 1x par an

Documents et comptes-rendus

     

Fichiers de travail (électronique)

1 an

D

Stockés dans les public folders

Manuscrits/épreuves

2 ans

D

Sous format papier, corrigés par l’UE et visés par les services auteurs

Comité des Ministres

     

Textes adoptés et conventions

     

Documents de travail

18 mois

D

copies

Publications avec ISBN

     

Manuscrits/épreuves (papier)

18 mois

D

Corrigés par l’UE et visés par les services auteurs

Manuscrits/épreuves (électronique)

18 mois

D

Stockés dans les public folders

Correspondances publications (papier)

2 ans

D

Courriers liés aux publications (services auteurs et prestataires externes), conservés dans les dossiers

Correspondances publications (électronique)

2 ans

D

Stockés dans les public folders

Gestion administrative

     

Dossiers publications (papier)

5 ans

D

Contient les engagements de dépense, lettres de commande, bulletins de livraison, devis, contrats, factures (copies)

Dossiers publications (électronique)

5 ans

D

Stockés dans les public folders

Synthèse dossiers publications

10 ans

D

 

Dossiers consommables (papier)

2 ans

D

Lettres de commandes, appels d’offres, correspondance

Dossiers consommables (électronique)

5 ans

D

Stockés dans les public folders, graver 1x par an sur CD

Demandes interventions machines (papier)

2 ans

D

 

Demandes interventions machines (électronique)

5 ans

D

Stockés dans les public folders, graver 1x par an sur CD


1 DUA – durée d’utilité administrative 

2 S - conservation définitive dans le Service ; D - destruction