Tableaux de gestion 

 

Archives(2003)DS2

12 mars 2003

 

Direction générale IV : Education, culture et patrimoine, jeunesse et sport

 
 
Activités concernées par ce tableau de gestion

La Direction Générale de l’Education, de la Culture et du Patrimoine, de la Jeunesse et du Sport (DG IV) a pour mandat de garantir la mise en oeuvre de la Convention culturelle européenne (CCE) par le biais d’activités visant la promotion du dialogue interculturel et de la coopération culturelle, de la citoyenneté démocratique active, du patrimoine culturel et naturel européen commun, en donnant à la jeunesse un essor constant à chaque stade des activités du Conseil de l’Europe.

Sont couverts par ce tableau :

Activités intergouvernementales dans les domaines suivants :

- éducation,
- enseignement supérieur et recherche,
- patrimoine culturel et naturel,
- culture,
- jeunesse,
- sport.

Accords partiels

- Eurimages,
- Accord EUROPA risques majeurs,
- Carte jeunes,
- CELV Graz.

Comités conventionnels

- dopage (T-DO),
- violence de spectateurs (T-RV).

Conférences de ministres specialises

- éducation (MED),
- enseignement supérieur et recherche (CD-ESR),
- patrimoine (CDPAT),
- aménagement du territoire (CEMAT).
- jeunesse (MJN),
- sport (MSL).
 

Typologie du document

DUA1

Action2

Notes

Documents référencés

5

C

Un jeu complet de tous les documents (+ liste) est transmis chaque année aux Archives centrales (AC)

Originaux de publications

3

C

- Séries : Transfert aux AC avec 1 copie de chaque langue de la publication

- Publ. ponctuelles : transférer fichier électronique aux AC qui stockeront sous forme PDF

       

A. – Directeur Général

     

Administration

10

C

Transfert aux AC après 5 ans

Agendas

5

C

Contient info de base

Correspondance envoyée : chrono

5

D

Copie se trouve dans dossier concerné

Correspondance reçue (par pays) : chrono

5

D

Copie se trouve dans dossier concerné

Discours ou notes pour discours

5

D

 

Dossiers par pays

10

C

Transfert aux AC après 5 ans

Finances, budget

10

D

Info reprise dans docs officiels ‘budget’

Memos, circulaires

5

D

Copie se trouve dans dossier concerné

Missions

10

C

Transfert aux AC après 5 ans

Personnel (=Division centrale)

20

D

Transfert aux AC après 15 ans

Recherche et docs récurrents

10

T

Transfert aux AC après 5 ans

       

B. – Directeur / Direction

     

Budget

5

D

Info reprise dans docs ‘budget’ officiels

Chrono courrier reçu et réponse

5

T

 

Chrono notes : circulaires ; pour le dossier, destinées à la Direction, signées par le Directeur

5

T

N’ayant pas trait à une activité spécifique

Discours ou notes pour discours

5

D

 

Dossiers par pays

20

C

Transfert possible aux AC après 10 ans

Enquêtes transversales : contributions

2

D

Info reprise dans docs CAB, CM ou autres

Finances : Programmes joints avec Commission européenne

5

T

Tri pour ne garder que le plus important

Missions avec rapports de mission

5

D

 

Personnel de la Direction (= autre que Division Centrale)

20

C

Transfert aux AC après 10 ans (confidentiel)

       

C. – Chef de Division / Division

     

Chrono

2

D

Copie se trouve dans dossier concerné

Diplôme européen : expertises

5

C

Regrouper au Service, par zone diplômée

Dossiers : réunions, correspondance

10

C

Transfert aux AC après 5 ans (possible après 2 ans)

Experts : contrats ponctuels

20

D

Transfert aux AC après 5 ans

Finances, budget

3

D

Info reprise dans docs CAB, CM ou autres

Mémos, circulaires

5

D

Copie se trouve dans dossier concerné

Missions

5

D

 

Personnel de la Division (= ce qui n’est pas classé à la Division Centrale)

15

D

Transfert aux AC après 10 ans (confidentiel)

 

D. – CEJ / FEJ / SPORT : Documents usuels communs avec C. ci-dessus

Stages de langues et formation

5

T

 

Sessions d’études : dossier complet

5

T

 

Subventions : dossier complet

5

T

 

D1 – Carte Jeunes : Documents usuels communs avec C. ci-dessus

D2 – CEJ Budapest : Documents usuels communs avec C. ci-dessus ;

Copie des textes officiels et des publications se trouvent également à Strasbourg ;

Dossiers concernant activités et administration : restent archivés à Budapest.

 

E. – « EUR–OPA Major Hazards » : Documents usuels communs avec C. ci-dessus

 

F. – EURIMAGES : Documents usuels communs avec C. ci-dessus

Contributions des Etats membres sur politique du Fonds (bipartites, évaluation

7

C

 

Coproduction : films non soutenus, projets sans suite, dont le soutien a été annulé

5

T

Conservation maximum : 30 ans

Coproduction : films soutenus

10

C

 

Coproduction : scénarios de films soutenus

3

C

 

Coproduction : scénarios des projets sans suite, non soutenus

5

D

 

Distribution : films non soutenus, non valables, sans suite

2

T

Conservation maximum : 30 ans

Distribution : films soutenus

5

C

 

Documents administratifs : logo, brevet, etc.

5

C

 

Dossiers en cours : réunions comité, bureau

8

C

 

Festivals

5

D

 

Programmes de soutien aux salles

5

C

 

Revues spécialisées

3

D

 
 

G. – CELV Graz : Documents usuels communs avec C. ci-dessus

Plans à moyen terme

4

C

Dossiers transférés à Strasbourg à la fin de chaque Plan.

- Dossiers 2000-2003 transférés après septembre 2003.


1 DUA – durée d’utilité administative / length of administrative value (years) ;

2 C - conservation aux Archives Centrales ; D - destruction ; T = Tri par les Archives centrales