Typologie du document
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DUA1
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Sort final2
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Observations
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DOSSIERS CENTRAUX
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Documents référencés (réf. DSP)
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C
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Originaux.
Une collection complète est gardée dans le service
A la fin de chaque année une collection complète doit être versée aux Archives Centrales
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Documents référencés :
Documents produits par DSP mais édités avec les références d’un autre service (e.g. SG/Inf, GR-DEM, CM/Inf, etc.
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S
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Copies.
Une collection complète est gardée dans le service.
Rien n’est envoyé aux archives.
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Chronos (courriers envoyés)
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3 ans
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D
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Copies.
Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.
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Dossiers par pays (courriers reçus, interne et externe)
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3 ans
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D
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Copies.
Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.
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Dossier « Général » (courrier divers reçu)
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3 ans
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D
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Copies.
Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.
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Rapports de missions du personnel de la DSP
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10 ans
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D
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Originaux.
Dossiers gardés 5 ans dans le service avant l’envoi aux archives.
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Rapports de missions
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3 ans
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D
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Copies.
Rapports de missions de toutes les autres Directions du CdE reçu par la DSP
Dossier gardé dans le service et détruit après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.
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Dossier gestion des postes
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3 ans
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T puis D ou S
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Copies.
Des informations concernant l’historique/l’évolution des postes, de la DSP seront conservées dans le service 3 ans et puis trier pour conservation dans le service ou destruction.
Les originaux sont conservés à la DRH.
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Bases de données
CEAD/PMM/RBB
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T et puis C
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Historique de la création des bases.
Documents courants (entretien, mise à jour, correspondances)
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FINANCES
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Finances : classique :
Engagements de dépenses BO + Comptes spéciaux (feuille d’engagement de dépenses + copies de justificatifs : contrats, factures, ordre de missions, etc.)
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5 ans
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D
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Originaux des pièces justificatives conservés par les Finances
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Finances : programmes joints
Contrats originaux + copies des rapports d’activités et financiers
Engagements de dépenses ( feuille d’engagement + copies de justificatifs)
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10 ans
après fin de contrat
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D
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support papier (originaux des contrats) + suivis financiers dans les Public Folders
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PLANIFICATION
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Documents de travail Programme d’activités
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5 ans
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D
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Documents d’élaboration du Programme d’activités (PoA) : contributions originales des DG, corrections et modifications apportées.
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Dossiers associés au Programme d’activités
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5 ans
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D
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Elaboration de documents associés au PoA : activités d’assistance, liste des réunions hors Strasbourg, …
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Recueil des mandats
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*
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C
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Documents électroniques et papier mis à jour plusieurs fois par an.
Dossiers (papiers) gardés 5 ans dans le service avant envoie aux archives.
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Procédure de convocation des comités d’experts intergouvernementaux
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3 ans
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D
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Documents électroniques et papier sous forme d’un tableau mis à jour plusieurs fois par an
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EVALUATION
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Documents de travail Evaluation du PoA
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5 ans
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D
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Documents d’élaboration de l’Evaluation du PoA : contributions originales des DG, corrections et modifications apportées.
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Evaluations (programmes ou mécanismes du CdE)
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5 ans
*
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D
C
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Documents de travail
Rapport final
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Evaluation de la méthode des Projets Intégrés
Documents de travail
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5 ans
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T et puis D ou C
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Cette activité est terminée.
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Politique d’évaluation
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5 ans après la publication du document définitif
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D
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Documents de travail
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MONITORING
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Dossiers prisonniers politiques
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10 ans (Ã partir de 2006)
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D
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Dossiers contributions aux rapports thématiques
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10 ans (Ã partir de 2006)
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D
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