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Archives(2007)DS1

 

 

Tableau de gestion : Direction de la Planification Stratégique

 
 
Activités concernées par ce tableau de gestion

Les principales activités de la Direction de la Planification stratégique sont :

- l'orientation stratégique des Programmes d'activité du Conseil (activités intergouvernementales, d'assistance et conventionnelles), ainsi que des avis subséquents sur l'allocation des ressources ;

- la mobilisation proactive des ressources externes (Contributions volontaires et autres), incluant une meilleure présentation des projets, méthodes de travail et rapports ;

- suivi et évaluation des programmes à travers « Project Management Methodology » (PMM) qui inclut une estimation à court terme et une évaluation à long terme.

- en donnant des conseils concernant les réformes institutionnelles, notamment dans le cadre du Chapitre V du Plan d'Action du Troisième Sommet dans le but d'améliorer la rentabilité, l'impact, la transparence et la durabilité des activités du CdE.
 

Typologie du document

DUA1

Sort final2

Observations

DOSSIERS CENTRAUX

     

Documents référencés (réf. DSP)

*

C

Originaux.

Une collection complète est gardée dans le service

A la fin de chaque année une collection complète doit être versée aux Archives Centrales

Documents référencés :

Documents produits par DSP mais édités avec les références d’un autre service (e.g. SG/Inf, GR-DEM, CM/Inf, etc.

 

S

Copies.

Une collection complète est gardée dans le service.

Rien n’est envoyé aux archives.

Chronos (courriers envoyés)

3 ans

D

Copies.

Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Dossiers par pays (courriers reçus, interne et externe)

3 ans

D

Copies.

Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Dossier « Général » (courrier divers reçu)

3 ans

D

Copies.

Dossiers gardés dans le service et détruits après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Rapports de missions du personnel de la DSP

10 ans

D

Originaux.

Dossiers gardés 5 ans dans le service avant l’envoi aux archives.

Rapports de missions

3 ans

D

Copies.

Rapports de missions de toutes les autres Directions du CdE reçu par la DSP

Dossier gardé dans le service et détruit après 3 ans. Rien n’est envoyé aux archives.

Dossier gestion des postes

3 ans

T puis D ou S

Copies.

Des informations concernant l’historique/l’évolution des postes, de la DSP seront conservées dans le service 3 ans et puis trier pour conservation dans le service ou destruction.

Les originaux sont conservés à la DRH.

Bases de données

CEAD/PMM/RBB

 

T et puis C

Historique de la création des bases.

Documents courants (entretien, mise à jour, correspondances)

FINANCES

     

Finances : classique :

Engagements de dépenses BO + Comptes spéciaux (feuille d’engagement de dépenses + copies de justificatifs : contrats, factures, ordre de missions, etc.)

5 ans

D

Originaux des pièces justificatives conservés par les Finances

Finances : programmes joints

Contrats originaux + copies des rapports d’activités et financiers

Engagements de dépenses ( feuille d’engagement + copies de justificatifs)

10 ans

après fin de contrat

D

support papier (originaux des contrats) + suivis financiers dans les Public Folders

PLANIFICATION

     

Documents de travail Programme d’activités

5 ans

D

Documents d’élaboration du Programme d’activités (PoA) : contributions originales des DG, corrections et modifications apportées.

Dossiers associés au Programme d’activités

5 ans

D

Elaboration de documents associés au PoA : activités d’assistance, liste des réunions hors Strasbourg, …

Recueil des mandats

*

C

Documents électroniques et papier mis à jour plusieurs fois par an.

Dossiers (papiers) gardés 5 ans dans le service avant envoie aux archives.

Procédure de convocation des comités d’experts intergouvernementaux

3 ans

D

Documents électroniques et papier sous forme d’un tableau mis à jour plusieurs fois par an

EVALUATION

     

Documents de travail Evaluation du PoA

5 ans

D

Documents d’élaboration de l’Evaluation du PoA : contributions originales des DG, corrections et modifications apportées.

Evaluations (programmes ou mécanismes du CdE)

5 ans

*

D

C

Documents de travail

Rapport final

Evaluation de la méthode des Projets Intégrés

Documents de travail

5 ans

T et puis D ou C

Cette activité est terminée.

Politique d’évaluation

5 ans après la publication du document définitif

D

Documents de travail

MONITORING

     

Dossiers prisonniers politiques

10 ans (à partir de 2006)

D

 

Dossiers contributions aux rapports thématiques

10 ans (à partir de 2006)

D

 

1 DUA – durée d’utilité administrative ; * - illimitée

2 C - conservation définitive aux Archives Centrales ; T - tri ; D – destruction ; S – conservation dans le service