· Gestion de toute la chaîne de la production documentaire (documents et publications), du prépresse à la finition
· Gestion des moyens d’impression et d’édition électroniques
· Relations avec les sous-traitants et les prestataires extérieurs
· Diffusion interne et externe des documents et du courrier
· Exploitation du système SCRIB
· Conseil aux Directions opérationnelles et gestion de leurs travaux en matière de prépresse (conception graphique, PAO, préparation éditoriale) et d’impression
Typologie du document
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DUA1
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Sort final2
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Observations
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Unité PAO
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Travaux de mise en pages
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1989-1992
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5 ans
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S
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Archivés sur disquettes 5’1/2. Les travaux statutaires ont été retranscrits pour archivage Assemblée Parlementaire et Comité des Ministres
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1992-aujourd’hui
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5 ans
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S
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Archivés sur CD et DVD
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Bon-Ã -tirer
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6 mois
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D
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Concerne les travaux de mise en page (accord du service)
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Films et cromalins de retour prestataires
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5 ans
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D
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Envoyés par l’imprimeur
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Logiciels PAO-conception grahique
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10 ans
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D
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Correspondance électronique
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5 ans
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S
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Archivé sur CD et concerne les prestataires informatiques
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Unité Editoriale
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Travaux statutaires de l’Assemblée Parlementaire
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Textes adoptés
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Fichiers de travail (papier)
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1 an
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D
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Fichiers de travail (électronique)
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1 an
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D
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Stockés dans les public folders
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Fichiers des textes finis
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2 ans
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S
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Conservation depuis 1999 dans le publics folders et sur le serveur InDesign, graver sur CD 1x par an
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Documents et comptes-rendus
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Fichiers de travail (électronique)
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1 an
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D
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Stockés dans les public folders
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Manuscrits/épreuves
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2 ans
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D
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Sous format papier, corrigés par l’UE et visés par les services auteurs
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Comité des Ministres
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Textes adoptés et conventions
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Documents de travail
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18 mois
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D
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copies
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Publications avec ISBN
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Manuscrits/épreuves (papier)
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18 mois
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D
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Corrigés par l’UE et visés par les services auteurs
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Manuscrits/épreuves (électronique)
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18 mois
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D
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Stockés dans les public folders
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Correspondances publications (papier)
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2 ans
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D
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Courriers liés aux publications (services auteurs et prestataires externes), conservés dans les dossiers
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Correspondances publications (électronique)
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2 ans
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D
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Stockés dans les public folders
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Gestion administrative
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Dossiers publications (papier)
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5 ans
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D
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Contient les engagements de dépense, lettres de commande, bulletins de livraison, devis, contrats, factures (copies)
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Dossiers publications (électronique)
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5 ans
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D
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Stockés dans les public folders
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Synthèse dossiers publications
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10 ans
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D
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Dossiers consommables (papier)
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2 ans
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D
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Lettres de commandes, appels d’offres, correspondance
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Dossiers consommables (électronique)
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5 ans
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D
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Stockés dans les public folders, graver 1x par an sur CD
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Demandes interventions machines (papier)
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2 ans
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D
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Demandes interventions machines (électronique)
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5 ans
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D
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Stockés dans les public folders, graver 1x par an sur CD
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