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Archives(2004)DS3

7 July 2004

 

Human Rights Law and Policy Division, Intergovernmental Co-operation Division and Central Secretariat – DG II

 
 
Activities covered by this disposal schedule

Concerns documentation from the Director General, the Director and the Archives of the Human Rights Law and Policy Division and the Intergovernmental Co-operation Division
 

Description

DUA1

Action2

Notes

Referenced documents of CDDH and its subordinate bodies

-

C

A complete set kept in HRLP Division Archives for consultation.

On publication, two copies of each document sent to COEA either through PRIDE or by service (documents published in service) for conservation/integration in their collections

Theme files which include documents directly related to the work of the CoE (no pure documentation)

15

T

Theme files no longer of current departmental interest =
transfer to COEA for final evaluation /selection (historical/research interest) with DGII and eventual destruction/conservation

Meeting

(plenary meetings, working group meetings, conferences, Conferences, colloquys, Seminars and round tables and CoE Summits files)

10

D

Administrative documents ( organisation)

Transfer to COEA between 2 and 10 years

Meeting

(plenary meetings, working group meetings, conferences, Conferences, colloquys, Seminars and round tables and CoE Summits)

15

T

Documents/contributions/speeches/ Correspondence

Transfer to COEA between 5 and 10 years

CoE Relations with other International Organisations (general)

10

T

Retained three years in department then selection by COEA and Department

General outgoing correspondence

10

D

Transfer to COEA after 3 years

Chronological filing of various material

10

D

These can include correspondence, contributions, various administrative files

Preparatory work of legally binding instruments

15

C

For the moment kept in Department

External Conferences/ Colloquies/Symposia

15

T

Sent to COEA after 10 years

To keep contributions of COE staff

Activities of Other Directorates

10

D

-

Collection of CM Decisions since

Ongoing

S

Kept in service

Ombudsmen and National Human Rights Institutes

-

S

Kept in department as long as necessary –it should be noted that a whole series of files, particularly concerning the Round Tables, were transferred to the Office of the HR Commissioner in 2003

Country by Country Files

10

T

Files or material dating over 10 years may be transferred to COEA (to keep originals of mission reports, speeches, correspondence, records of CoE activities)

Director General

     

Correspondance avec les pays

10

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Correspondance avec des organismes divers et autres particuliers

10

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Missions Directeur Général

10

D

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

Speeches Directeur Général

10

D

10 ans dans le service

EB documents du conseil exécutif

10

D

Documents Confidentiels

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

(Kept by Executive board)

Correspondence chronologique :

1. Mémos in-out (Divers secteurs du CE)

2. Memos Cabinet

3. Mémos Comités des ministres

10

T

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

COUR DH – docs relatifs à la nouvelle Cour

10

D

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

COUR DH – Election des juges

10

D

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

COUR DH – exécution des arrêts de la Cour

10

C

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

COUR DH – réforme de la Cour

10

T

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

STAFF – mémos in-out et internes, màd, structure

10

C

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

STAFF – CV candidatures externes, + avis de vacances + formation

5

D

5 ans dans le service

STAFF – Dossiers ex-agents

10

C

 

STAFF – appréciation des agents

3

D

 

Secteurs de la DGII – rapports de missions de la DGII

10

T

5 ans dans le service

Secteurs de la DGII – mémos et divers concernant les diverses sections

10

D

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

Police et DH

5

D

5 ans dans le service

Nations Unies – divers correspondance et réunions (+ organisations similaires – Unesco, Unicef, TPI, Ht Commissariat DH, etc..

10

D

Transfert au COEA après 5ans dans le service

OSCE – divers correspondance, et réunions

10

D

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

Union européenne – divers correspondance et réunions

10

D

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

Réforme de la Cour

10

D

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

BUDGET / POA DGII par année - mémos

10

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Project management

POA restructuring

5

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Programme intervoug. D’activités

10

T

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

BUDGETS (doc)

10

T

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Rapports sur les activités du CE (doc)

10

T

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Programme d’activités (docs)

10

T

Transfert au COEA après 3 ans le service

Audit DGII

10

T

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

Mandat DGII et autres

10

T

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

50e anniversaire CE

10

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Ombudsmen

10

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

3e Sommet

10

T

Transfert au COEA après 5 ans dans le service

GT-dialogue

5

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

GR-I

5

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

GT-ROM

5

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

RAP-INF

5

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

GT-REF INST

5

D

Transfert au COEA après 3 ans dans le service

Director, Directorate I

     

Country files

2

 

Transfer to HRACD documentalist

Chronological correspondence

10

D

 

Budget/finance

7

D

 

Missions

5

T

 

Meeting files

5

D

Or sent to relevant Dept for selection/preservation

CM meeting docs

1

D

 


1 DUA – durée d’utilité administative / length of administrative value (years)

2 C - conservation in the archives ; D - destruction ; T - selection by COEA and department

3 S-Kept in the Department