Concerns documentation from the Director General, the Director and the Archives of the Human Rights Law and Policy Division and the Intergovernmental Co-operation Division
Description
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DUA1
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Action2
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Notes
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Referenced documents of CDDH and its subordinate bodies
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C
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A complete set kept in HRLP Division Archives for consultation.
On publication, two copies of each document sent to COEA either through PRIDE or by service (documents published in service) for conservation/integration in their collections
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Theme files which include documents directly related to the work of the CoE (no pure documentation)
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15
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T
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Theme files no longer of current departmental interest =
transfer to COEA for final evaluation /selection (historical/research interest) with DGII and eventual destruction/conservation
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Meeting
(plenary meetings, working group meetings, conferences, Conferences, colloquys, Seminars and round tables and CoE Summits files)
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10
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D
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Administrative documents ( organisation)
Transfer to COEA between 2 and 10 years
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Meeting
(plenary meetings, working group meetings, conferences, Conferences, colloquys, Seminars and round tables and CoE Summits)
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15
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T
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Documents/contributions/speeches/ Correspondence
Transfer to COEA between 5 and 10 years
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CoE Relations with other International Organisations (general)
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10
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T
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Retained three years in department then selection by COEA and Department
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General outgoing correspondence
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D
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Transfer to COEA after 3 years
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Chronological filing of various material
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D
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These can include correspondence, contributions, various administrative files
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Preparatory work of legally binding instruments
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C
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For the moment kept in Department
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External Conferences/ Colloquies/Symposia
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15
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T
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Sent to COEA after 10 years
To keep contributions of COE staff
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Activities of Other Directorates
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10
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D
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Collection of CM Decisions since
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Ongoing
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S
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Kept in service
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Ombudsmen and National Human Rights Institutes
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S
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Kept in department as long as necessary –it should be noted that a whole series of files, particularly concerning the Round Tables, were transferred to the Office of the HR Commissioner in 2003
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Country by Country Files
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10
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T
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Files or material dating over 10 years may be transferred to COEA (to keep originals of mission reports, speeches, correspondence, records of CoE activities)
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Director General
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Correspondance avec les pays
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Correspondance avec des organismes divers et autres particuliers
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Missions Directeur Général
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10
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D
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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Speeches Directeur Général
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10
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D
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10 ans dans le service
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EB documents du conseil exécutif
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D
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Documents Confidentiels
Transfert au COEA après 5 ans dans le service
(Kept by Executive board)
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Correspondence chronologique :
1. Mémos in-out (Divers secteurs du CE)
2. Memos Cabinet
3. Mémos Comités des ministres
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10
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T
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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COUR DH – docs relatifs à la nouvelle Cour
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10
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D
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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COUR DH – Election des juges
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10
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D
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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COUR DH – exécution des arrêts de la Cour
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10
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C
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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COUR DH – réforme de la Cour
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10
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T
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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STAFF – mémos in-out et internes, mà d, structure
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10
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C
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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STAFF – CV candidatures externes, + avis de vacances + formation
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D
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5 ans dans le service
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STAFF – Dossiers ex-agents
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C
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STAFF – appréciation des agents
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3
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D
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Secteurs de la DGII – rapports de missions de la DGII
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10
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T
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5 ans dans le service
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Secteurs de la DGII – mémos et divers concernant les diverses sections
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10
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D
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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Police et DH
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5
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D
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5 ans dans le service
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Nations Unies – divers correspondance et réunions (+ organisations similaires – Unesco, Unicef, TPI, Ht Commissariat DH, etc..
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D
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Transfert au COEA après 5ans dans le service
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OSCE – divers correspondance, et réunions
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10
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D
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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Union européenne – divers correspondance et réunions
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10
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D
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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Réforme de la Cour
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10
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D
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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BUDGET / POA DGII par année - mémos
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10
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Project management
POA restructuring
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5
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Programme intervoug. D’activités
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10
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T
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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BUDGETS (doc)
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10
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T
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Rapports sur les activités du CE (doc)
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10
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T
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Programme d’activités (docs)
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10
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T
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Transfert au COEA après 3 ans le service
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Audit DGII
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10
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T
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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Mandat DGII et autres
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10
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T
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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50e anniversaire CE
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10
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Ombudsmen
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10
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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3e Sommet
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10
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T
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Transfert au COEA après 5 ans dans le service
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GT-dialogue
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5
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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GR-I
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5
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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GT-ROM
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5
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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RAP-INF
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5
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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GT-REF INST
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5
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D
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Transfert au COEA après 3 ans dans le service
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Director, Directorate I
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Country files
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2
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Transfer to HRACD documentalist
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Chronological correspondence
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10
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D
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Budget/finance
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7
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D
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Missions
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5
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T
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Meeting files
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5
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D
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Or sent to relevant Dept for selection/preservation
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CM meeting docs
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1
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D
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