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  Gestion des records 

[Dernière mise à jour : 16 janvier 2013]

Glossaire

 
 
Ce glossaire explique les notions clés en matière de gestion des documents et des records. Vous y trouverez les définitions utilisées par le Conseil de l’Europe pour cette activité.
 
 
triangle Cycle de vie de l'information

La gestion du cycle de vie de l’information désigne le processus par lequel l’information est traitée depuis sa création jusqu’à sa mise à disposition finale. Les cinq étapes comprennent la création/acquisition, l’identification/catalogage, le stockage/préservation, l’accès, l’élimination/réutilisation pour création.
Source : Politique d’archivage du Conseil de l’Europe, § 8.10

Pour en savoir plus
 
 
triangle Document

"Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité", quel que soit le format ou le support (physique, électronique ou analogique, texte, données, tableaux, images animées ou sons).
Basé sur ISO 15489-1

Pour en savoir plus
 
 
triangle Metadonnées

Information structurée qui décrit et/ou permet de trouver, gérer, contrôler, comprendre ou préserver des informations dans le temps. [Traduit de l’anglais]
Source : National Archives of Australia, dans une citation de Cunningham

Pour en savoir plus
 
 
triangle Politique

Une politique est une orientation générale sur la manière de règlementer les actes et les conduites d’une organisation. C’est une déclaration de principe exprimant la position d’une organisation sur un sujet et les raisons de l’existence d’une règle le concernant, traitant ainsi du "quoi" et du "pourquoi". [Traduit de l’anglais]
Source : Campbell, Writing effective policies and procedures, 1998
 
 
triangle Record

Un record désigne tout document créé ou reçu par le Conseil de l’Europe dans le cadre de ses activités et qui constitue une preuve des décisions et actions enterprises. Un record peut être un texte, une publication, une image, un enregistrement audio, sur support physique ou électronique.
Source : Gestion des documents et des records, brochure Conseil de l'Europe, 2010

Pour en savoir plus
 
 
triangle Rétention: période de rétention

La durée pendant laquelle des records doivent être gardés dans un certain lieu ou sous une certaine forme pour raison administrative, juridique, fiscale, historique ou pour d’autres raisons. [Traduit de l’anglais]
Source : American Society of Archivists

Pour en savoir plus
 
 
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Glossaire – pour en savoir plus

 
 
triangle Cycle de vie de l’information

La gestion du cycle de vie de l’information désigne le processus par lequel l’information est traitée depuis sa création jusqu’à sa mise à disposition finale. Les cinq étapes comprennent la création/acquisition, l’identification/catalogage, le stockage/préservation, l’accès, l’élimination/réutilisation pour création.
Source : Politique d’archivage du Conseil de l’Europe, § 8.10

En matière de records et d’archives, c’est un concept lié à la sauvegarde des records qui établit une analogie entre la vie d’un organisme vivant, qui naît, vit et meurt, et la vie d’un record, qui est créé, utilisé aussi longtemps qu’il a de la valeur puis est transféré vers un lieu d’archivage ou mis de côté pour destruction. [Traduit de l’anglais]
Source : International Records Management Trust
 
 
triangle Document

"Tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité", quel que soit le format ou le support (physique, électronique ou analogique, texte, données, tableaux, images animées ou sons).
Basé sur ISO 15489-1

Tout écrit ou enregistrement est considéré comme une unité.
Source : ISO 15489-1

Un document est traditionnellement considéré comme un ensemble d’informations fixées sur du papier, mais cette définition a été élargie afin d’englober les textes, images ou sons, en version analogique ou numérique, créés par un auteur.
Source : Politique d’archivage du Conseil de l’Europe, § 8.6
 
 
triangle Metadonnées

Informations structurées qui décrivent et/ou permettent de trouver, gérer, contrôler, comprendre ou préserver des informations dans le temps. [Traduit de l’anglais]
Source : National Archives of Australia, dans une citation de Cunningham

Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents archivés et leur gestion dans le temps.
Source : Moreq 2 ; ISO 15489-1

Dans le cadre de la gestion des records, les métadonnées sont définies comme des données décrivant le contexte, le contenu et la structure des records et leur gestion dans le temps.
Source : ISO 23081-1

  Métadonnées pour la gestion des records

Information structurée ou semi-structurée, qui permet la création, la gestion et l’utilisation des documents dans le temps à l’intérieur et au travers des domaines.
Source : ISO 23081-2

Généralement “données sur les données”;" d’une manière fonctionnelle, "données structurées sur les données." Les métadonnées incluent les données associées à un système d’information ou à un objet d’information pour des raisons de description, d’administration, des raisons juridiques, techniques, d’utilisation, d’application et de préservation. [Traduit de l’anglais]
Source : Dublin Core

Informations structurées qui décrivent et/ou permettent de trouver, gérer, contrôler, comprendre ou préserver d’autres informations dans le temps. Des métadonnées sont associées au record au moment de sa création et d’autres sont ajoutées par la suite, attestants des différentes étapes de sa vie: décision de conservation ou de destruction. [Traduit de l’anglais]
Source : National Archives of Australia

Données décrivant des documents d’archives et leur gestion dans le temps.
Source : Politique d’archivage du Conseil de l’Europe, § 8.11
 
 
triangle Record

Un record désigne tout document créé ou reçu par le Conseil de l’Europe dans le cadre de ses activités et qui constitue une preuve des décisions et actions enterprises. Un record peut être un texte, une publication, une image, un enregistrement audio, sur support physique ou électronique.
Source : Gestion des documents et des records, brochure Conseil de l'Europe, 2010

Information créé, reçue et preservée à titre de preuve et d’information par une personne morale ou physique dans l’exercice de ses obligations légales ou la conduite de son activité.
Source : ISO 15489-1

Un record est toute information créée, envoyée ou reçue au cours des activités de votre agence. Les records existent en de nombreux formats, y compris le papier et l’électronique. Ils apportent la preuve de ce qui s’est passé, quand ça s’est passé et qui a pris des décisions. Tous les records ne sont pas d’égale importance et ne doivent pas tous être gardés. [Traduit de l’anglais]
Source : National Archives of Australia

Sous-produit d’information (sans tenir compte ni de la forme ni du support) d’une activité organisationnelle et sociale, fournissant la preuve de transactions et de fonctions uniques ou en série. Tous les documents ne deviennent pas des archives. [Traduit de l’anglais]
Source : British Records Association

Informations enregistrées produites ou reçues au cours du lancement, de la conduite ou du parachèvement d’une activité individuelle ou institutionnelle et comprenant un contenu, un contexte et une structure suffisants pour fournir des preuves de l’activité. Cette définition s’applique à tous les enregistrements, quel que soit le format ou le support.

Un document d’archives apporte la preuve d’une transaction ou d’une décision. Une information ou un document peut devenir un document d’archives après avoir été déclaré dans un système de gestion des archives.
Source : Politique d’archivage du Conseil de l’Europe, § 8.12
 
 
triangle Rétention : période de rétention

La durée pendant laquelle des records doivent être gardés dans un certain lieu ou sous une certaine forme pour raison administrative, juridique, fiscale, historique ou pour d’autres raisons. [Traduit de l’anglais]
Source : American Society of Archivists

En matière de records et d’archives, c’est la durée pendant laquelle les records doivent être gardés dans un bureau ou un lieu de conservation adéquat avant d’être transférés aux archives ou détruits s’ils n’ont plus de valeur. Les périodes de rétention choisies doivent être conformes aux exigences législatives ou règlementaires autant qu’aux exigences administratives et opérationnelles.
Source : International Records Management Trust