Les candidatures au Diplôme européen sont présentées au Conseil de l’Europe par les autorités nationales pertinentes et soumises au Groupe de spécialistes sur le Diplôme européen des espaces protégés qui doit se prononcer si l’espace en question est d'intérêt européen exceptionnel.

Une expertise sur les lieux peut être organisée pour examiner en détail les caractéristiques, l'efficacité des mesures de protection, la qualité de la gestion et les problèmes. Après cela, le Groupe de spécialistes décide s’il transmet ou non la candidature au Comité des Ministres, qui est l’organe habilité, à décider d’octroyer le Diplôme européen à l’espace concerné. Dans la plupart des cas, la proposition du Groupe de spécialistes d’octroyer le diplôme est accompagnée de recommandations et, le cas échéant, de conditions pour améliorer la gestion ou le système de protection de l’espace.

Le Diplôme est attribué pour une durée de 5 ans. Il peut être renouvelé pour une période de 10 ans, renouvelable de périodes successives de 10 ans. 

Le Diplôme a un mécanisme unique de surveillance. Un rapport annuel doit être envoyé au Conseil de l’Europe par les autorités responsables de la gestion de chaque zone diplômée et a pour but de présenter les actions et mesures prises par les autorités gestionnaires durant l’année écoulée de façon à se conformer avec les recommandations et/ou conditions attachées au Diplôme européen.

L’année précédant la fin de validité du Diplôme européen ou en cas de menace sérieuse envers une zone ou une détérioration importante du site, une visite d’évaluation sur les lieux peut être décidée par le Groupe de spécialistes sur le Diplôme européen des espaces protégés et conduite par des experts indépendants.

Les rapports des visites d’évaluation sur les lieux sont examinés par le Groupe de spécialistes et déterminent sa décision de renouveler le Diplôme européen ou de garder les zones sous surveillance.

Pour toutes les zones détenant le Diplôme, les candidatures au Diplôme européen, les rapports annuels et leur analyse par le Groupe de spécialistes, les rapports des visites d’évaluation sur les lieux, les Résolutions octroyant ou renouvelant les Diplôme européen sont disponibles ci-dessous.