Arrêté N° 1165 du 20 octobre 2003

sur les statuts de l’Amicale du personnel du Conseil de l’Europe

VU les discussions tenues par l’Assemblée Générale du Personnel du 11 avril 2003 sur la proposition de créer une nouvelle Amicale du personnel, conjointement formulée par le Comité du Personnel et par le Comité de l’Amicale pré-existante, et les décisions prises à cet égard (notamment celle d’organiser un référendum à ce sujet ouvert aux agents actifs et retraités) ;
VU que le référendum des agents tenu le 5 juin 2003 sur le projet de statuts portant création de la nouvelle Amicale du personnel s'est conclu par l'approbation du texte par 89,17% des électeurs qui se sont exprimés à ce sujet ;
CONSIDERANT que ce résultat positif devrait permettre désormais à la nouvelle Amicale de voir le jour dès le 1^er janvier 2004 ;
Conscient du rôle important que l’Amicale du Personnel est appelée à jouer dans la vie sociale et culturelle de notre Organisation ;
Ayant mené pendant l’été 2003 une concertation à ce sujet avec toutes les parties intéressées puis ayant consulté formellement le Comité du Personnel, conformément à l’article 5 de l’annexe I au Statut du Personnel,

Le Secrétaire Général fixe par le présent arrêté les statuts de la nouvelle Amicale comme suit :

Chapitre 1 : Constitution, buts et composition
Article 1

L'Amicale du Personnel (ci-après dénommée « l'Amicale ») est un organe oeuvrant dans le cadre du statut du personnel du Conseil de l'Europe. Sous l'égide de l'Assemblée Générale du Personnel et en coopération avec le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale et le Comité du Personnel, elle est l'instance de participation des agents et anciens agents au sens du para. 1 de l’article 3 ci-dessous dans les domaines social, culturel, sportif et de loisirs. Dans l'exercice de sa fonction, elle veille à établir des relations de coopération et de complémentarité avec les organisations syndicales et professionnelles actives au sein du Conseil de l'Europe, ainsi qu'avec les autres instances/associations existantes poursuivant des objectifs communs (notamment l'Association internationale des Anciens du Conseil de l'Europe).

Article 2

Le but de l'Amicale est de contribuer à l'amélioration des conditions de vie du personnel, de promouvoir la solidarité et la cohésion entre les agents du Conseil de l'Europe, ainsi que d'entreprendre, d'encourager et de veiller au bon fonctionnement des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs mises en place au bénéfice de ses membres.
L’Amicale a également pour objectif de stimuler la convivialité et les échanges à l’intérieur du cercle élargi constitué par le personnel du Conseil de l’Europe et celui des missions diplomatiques sises à Strasbourg, ainsi que leurs familles.
Dans la poursuite de ses objectifs, l’Amicale veille plus particulièrement à mettre en valeur la solidarité entre les Etats membres du Conseil de l’Europe et leur diversité culturelle.

Article 3

L'Amicale est composée de membres et de membres associés.
1. Les membres sont :

toutes les personnes ayant la qualité d'agent ou d’agente du Secrétariat Général du Conseil de l'Europe ou pour lesquelles l'Organisation agit comme employeur (à l'exception des juges de la Cour européenne des droits de l'homme) ;
toutes les personnes visées ci-dessus ayant cessé d'être employées au Secrétariat Général du Conseil de l'Europe en raison d'une invalidité permanente ou d'un départ à la retraite et bénéficiant, à ce titre, d'une pension versée par le Conseil de l'Europe ;

à l'exception de celles qui ont exprimé par écrit leur volonté de ne pas faire partie de l'Amicale ou de s'en retirer.

2. Les membres associés sont :

les conjoints, concubins ou partenaires légaux et/ou les descendants directs à charge d'un membre de l'Amicale ;
les juges de la Cour européenne des droits de l'homme, ainsi que leurs conjoints, concubins ou partenaires légaux et/ou leurs descendants directs à charge ;
les anciens agents du Conseil de l'Europe ne bénéficiant pas d'une pension versée par l'Organisation, ainsi que leurs conjoints, concubins ou partenaires légaux et/ou leurs descendants directs à charge ;
les personnes employées par une Représentation permanente d'un Etat membre du Conseil de l'Europe, par une mission diplomatique ou consulaire ou par une organisation internationale présente à Strasbourg (Parlement européen, UNHCR ...), ainsi que leurs conjoints, concubins ou partenaires légaux et/ou leurs descendants directs à charge ;
les personnes travaillant dans le contexte du Conseil de l'Europe sans que celui-ci n'agisse à leur égard comme employeur (personnel des sociétés de restauration ou d'entretien, de la banque, de la librairie...), ainsi que leurs conjoints, concubins ou partenaires légaux et/ou leurs descendants directs à charge ;
toute autre personne qui souhaite s'intégrer dans les activités d'une section de l'Amicale, sous condition qu'elle soit parrainée par au moins deux membres actifs de la section à laquelle elle veut participer

ayant fait part de leur volonté expresse d'adhérer à l'Amicale.

Sauf indication contraire, le terme de « membres », lorsqu'il est utilisé dans les présents statuts, recouvre les membres et les membres associés.

Article 4

La qualité de membre implique le versement d'une cotisation annuelle à l'Amicale. Le montant des cotisations est fixé chaque année par une décision de l'Assemblée Générale du Personnel, sur proposition du Comité de l'Amicale. Pour les membres, le paiement de la cotisation fera l'objet d'un prélèvement annuel sur le salaire ou la pension. Ce prélèvement sera effectué par l’Administration du Conseil de l’Europe, sur la base des informations qui lui seront fournies à cet effet par l’Amicale et sous la responsabilité de cette dernière ¹. Pour les membres associés, la cotisation fera l'objet d'un règlement volontaire par tout moyen approprié.
Des personnes morales, notamment les entreprises travaillant dans le contexte du Conseil de l’Europe, peuvent également adhérer à l’Amicale en tant que membres contributeurs. Le montant de leur contribution est fixé d’un commun accord avec le comité, sans qu’il puisse être inférieur à 10 fois le montant de la cotisation des personnes physiques.

Note  Les personnes effectuant un stage ou une visite d'étude au Conseil de l'Europe ont, en principe, accès gratuitement aux activités de l'Amicale sauf exception dûment motivée.

Chapitre 2 : Administration et fonctionnement
Article 5

Les organes de l'Amicale sont :

l'Assemblée Générale du Personnel, agissant en tant qu'Assemblée Générale de l'Amicale ;
Le Comité de l'Amicale (ci-après dénommé « le Comité ») ;
La Commission de contrôle de l’Amicale ;
Les sections agissent en tant qu'organe subsidiaire du Comité.

Article 6

L'Assemblée Générale du Personnel, agissant en tant qu'Assemblée Générale de l'Amicale :

examine les rapports du Comité sur la situation financière et les activités écoulées ;
examine le rapport de la Commission de contrôle ;
approuve ou rejette les comptes et donne ou non quitus à cet égard au Comité sortant ;
fixe le montant des cotisations pour l'année suivante ;
élit les membres du nouveau Comité pour un mandat de deux ans.

L'élection des membres du Comité est supervisée par le Bureau électoral, qui lance un appel à candidatures quinze jours calendaires au moins avant l’Assemblée Générale. Elle se fait selon un mode de scrutin pluri nominal (chaque membre disposant d'un nombre de voix au plus égal au nombre de sièges à pourvoir). Sont déclarés élus les candidats ayant le plus de voix. En cas d'égalité de voix est déclaré élu le candidat ou la candidate du sexe sous représenté au Comité, ou à défaut le candidat ou la candidate ayant le plus d'ancienneté à l'Amicale.

Article 7

Le Comité de l'Amicale est composé de membres élus, de membres et de membres de droit :

le nombre de membres élus est fixé par l'Assemblée Générale. Celle-ci procède à l'élection sur la base de candidatures individuelles présentées par des membres de l'Amicale à jour de leur cotisation, à l'exclusion des membres associés. Les candidatures doivent être notifiées au président ou à la présidente du Bureau électoral au moins huit jours calendaires avant la réunion.
les membres autres que les membres élus sont les responsables des sections et activités de l'Amicale.
les membres de droit sont le président ou la présidente du Comité du Personnel, qui est de droit co-président ou co-présidente de l'Amicale, et un représentant ou une représentante du Secrétaire Général ou de la Secrétaire Générale.

Les organisations syndicales et professionnelles actives au sein du Conseil de l'Europe, ainsi que les instances/associations oeuvrant dans le cadre de l'Organisation pour réaliser des objectifs communs avec l'Amicale (notamment l'AIACE) peuvent désigner un représentant ou un représentante pour siéger au sein du Comité à titre d'observateur.

Le Comité choisit, parmi ses membres élus, le Président ou la Présidente de l'Amicale, ainsi qu'un Vice-Président ou une Vice-Présidente, un Secrétaire exécutif ou une Secrétaire exécutive et un trésorier ou une trésorière. Le Président ou la Présidente de l'Amicale et le Président ou la Président du Comité du Personnel sont désignés co-présidents de l'Amicale. Les deux co-présidents, le vice-président ou la vice-présidente, le secrétaire exécutif ou la secrétaire exécutive et le trésorier ou la trésorière forment le Bureau du Comité.
Le Comité adopte - après avoir consulté au préalable le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale - son règlement intérieur, dans lequel sont précisées les modalités de gestion des activités et des avoirs de l’Amicale. Il procède à la répartition des dossiers parmi ses membres, et prend toute décision visant à assurer son bon fonctionnement et celui de l'Amicale. Il établit chaque année, à l’intention de l’Assemblée Générale, un rapport sur la situation financière et les activités de l’Amicale, qui est mis à la disposition des membres huit jours calendaires au moins avant la réunion de l’Assemblée Générale.

En cas de démission d'un membre élu, celui-ci est remplacé par le candidat ou la candidate non élu ayant obtenu le plus grand nombre de voix lors de l'élection. En cas d'égalité de voix est déclaré élu le candidat ou la candidate du sexe sous représenté au Comité, ou à défaut le candidat ou la candidate ayant le plus d'ancienneté à l'Amicale. Si la liste des candidats non élus est épuisée, le comité peut procéder à la désignation d’un nouveau membre par cooptation. Les membres remplaçant un membre démissionnaire siègent jusqu’à la fin du mandat de celui-ci.

Article 8

La Commission de contrôle est composée de trois membres élus par l'Assemblée Générale, en même temps que le Comité et selon les mêmes règles.
Elle vérifie les comptes et examine la gestion des biens de l'Amicale. Elle établit pour l'Assemblée Générale un rapport qui est mis à la disposition des membres de l'Amicale, huit jours calendaires au moins avant la réunion.
La fonction de membre de la commission est incompatible avec celle de membre du Comité.

Article 9

L'Amicale met en place un fonds de solidarité géré par trois membres désignés par le Comité en son sein. Les modalités d'attribution et de suivi sont fixées dans le cadre du règlement intérieur du Comité.

Article 10

Les activités de l'Amicale sont gérées soit directement par le Comité soit par des sections qui se constituent au sein de l'Amicale en vue de contribuer, chacune dans son domaine, à la réalisation des buts définis à l'Article 2. Les sections gèrent librement leurs activités, dans les limites fixées par le présent statut et par le règlement intérieur du Comité.
Les activités de l'Amicale et des sections sont ouvertes gratuitement à tous les membres de l'Amicale, sauf exceptions dûment motivées. Le Comité de l'Amicale prend les mesures nécessaires, y compris sur le plan financier, pour assurer le respect de ce principe.
Les sections adressent chaque année un rapport financier et d'activités au Comité. Des informations pertinentes tirées de ces rapports sont incluses dans le rapport consolidé que présente le Comité de l'Amicale à l'Assemblée Générale du Personnel.

Article 11

L'Amicale dispose de fonds provenant notamment des sources suivantes :

cotisations de ses membres
subventions
intérêts et produits bancaires
contributions en relation avec les activités de l’Amicale

Article 12

L'Amicale est seule responsable des activités entreprises en son nom. Nul ne peut être inquiété ni lésé sur le plan professionnel à raison d'activités qui, de l'avis de l'Amicale, ont été régulièrement accomplies en tant que membre de celle-ci, dans le respect des obligations de service qui s'imposent à chacun.
Dans ses activités, l'Amicale encourage les initiatives visant à promouvoir l'image du Conseil de l'Europe à l'extérieur. Toutefois, sa responsabilité ne saurait être engagée vis-à-vis de personnes qui ne sont pas membres de l'Amicale.

Article 13

L’Amicale fonctionne selon le principe du bénévolat. Toutefois, l’assistance administrative nécessaire à son fonctionnement est assurée par le ou la secrétaire de l’Amicale, qui travaille sous l’autorité du Président ou de la Présidente de l’Amicale et en étroite coopération avec le secrétariat du Comité du Personnel. Le Secrétaire Général ou la Secrétaire Générale du Conseil de l'Europe veille à ce que l'Amicale soit intégrée dans le cadre logistique et informatique du Conseil de l’Europe.

Chapitre 3 : Modification des statuts et dissolution
Article 14

Les statuts de l'Amicale du Personnel peuvent être modifiés par l'Assemblée Générale du Personnel sur proposition du Comité de l'Amicale, du Comité du Personnel ou d'au moins 50 membres. Les propositions de modification sont inscrites à l'ordre du jour de l'Assemblée Générale, sous réserve du respect des modalités prévues - notamment en terme de délais - dans le règlement intérieur de l'Assemblée Générale Les statuts ne peuvent être modifiés qu'à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Article 15

L'Amicale ne peut être dissoute par l'Assemblée Générale qu'à la majorité des deux tiers des membres présents ou représentés.

Chapitre 4 : Dispositions transitoires
Article 16

La nouvelle Amicale du Personnel est créée par le présent arrêté, qui fait suite aux décisions de l’Assemblée Générale du personnel du 11 avril 2003 et au référendum tenu le 5 juin 2003.
Les présents statuts entreront en vigueur le 1^er janvier 2004, et la nouvelle Amicale commencera à fonctionner à partir de cette date. Conformément aux décisions prises, le 26 mars 2003, par l’Assemblée Générale de l’Amicale du Personnel pré-existante, cette dernière cessera définitivement ses activités le 31 décembre 2003 et ses biens et avoirs seront transférés à la nouvelle Amicale.