Règlement

OING/Conf/2016/Rules

Règlement de la Conférence des Organisations internationales non gouvernementales (OING) du Conseil de l'Europe

Adopté par la Conférence des OING le 24 juin 2016

1. Conférence des OING
2. Bureau de la Conférence des OING
3. Commission Permanente de la Conférence des OING
4. Commissions
5. Élections
6. Comité de vérification et de litiges
7. Procédure de modification du Règlement

1.      Conférence des OING

1.1      Composition de la Conférence des OING

1.1.1    La Conférence des OING rassemble les OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe.

1.1.2    Les délégué(e)s des OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe constituent la Conférence des OING.

1.1.3    Les délégué(e)s des ONG nationales dotées du statut de partenariat auprès du Conseil de l'Europe peuvent être invité(e)s aux sessions de la Conférence avec voix consultative.

1.2.     Structure de la Conférence des OING

1.2.1    La Conférence des OING est dotée d’un Bureau et d’une Commission Permanente dont la composition et les fonctions sont définies dans les paragraphes 2 et 3 du présent règlement.

1.2.2    La Conférence est présidée par le/la Président(e) élu(e) par l’assemblée plénière selon les règles mentionnées dans le paragraphe 5.3 du présent règlement.

1.2.3    La Conférence des OING décide de la création, du nombre et la dénomination des Commissions thématiques.

1.2.4    Elle décide de la création de Conseils d’experts et fixe leur mandat et la durée de ce dernier.

1.3       Mandat de la Conférence des OING

1.3.1    La Conférence des OING est l’organe représentant les OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l’Europe.

1.3.2    En tenant compte des priorités du Conseil de l’Europe, elle décide de ses orientations politiques, définit et adopte son plan d’actions.

1.3.3    Elle adopte des prises de position sur les questions de fond et peut les adresser, sous forme de Recommandations ou de Résolutions, aux autres organes du Conseil de l’Europe, à d’autres Institutions internationales ou nationales ainsi qu’aux médias.

1.3.4    La Conférence des OING approuve le rapport d'activité de sa Commission Permanente et entend les rapports de ses Commissions thématiques.

1.3.5    La Conférence des OING, ainsi informée, dégage les orientations générales de l'action à mener en vue d’assumer sa participation au "Quadrilogue" du Conseil de l'Europe, d’assurer le bon fonctionnement du statut participatif et de contribuer ainsi à l’affirmation du rôle politique de la Société Civile au sein du Conseil de l’Europe.

1.3.6    Elle détermine, en conséquence, les objectifs de sa Commission Permanente.

1.3.7    La Conférence des OING peut décerner le titre de Président(e) d’honneur de la Conférence des OING à un(e) ancien(ne) Président(e) en raison des services rendus et de l'action accomplie en faveur de la promotion de la place et du rôle des OING au sein du Conseil de l'Europe.

1.4       Fonctionnement de la Conférence des OING

1.4.1    Le/la Président(e) de la Conférence des OING, avec l’aide des membres du Bureau, développe et dirige les travaux politiques de la Conférence, veille au bon fonctionnement du Bureau et de la Commission Permanente et à la bonne exécution des mandats confiés à ses membres. Le/la Président(e) de la Conférence des OING représente officiellement la Conférence des OING lors de manifestations auxquelles la Conférence ou sa Commission Permanente sont conviées. Il/elle peut déléguer cette représentation à un membre de la Commission Permanente.

1.4.2    En cas d'empêchement momentané du/de la Président(e) de la Conférence des OING d'exercer son mandat, l'un(e) des Vice-Président(e)s le/la remplace, après accord entre les membres du Bureau de la Conférence des OING. En cas d'empêchement définitif du/de la Président(e) d'exercer son mandat, l'un(e) des Vice-Président(e)s le/la remplace, après accord entre les membres du Bureau de la Conférence, jusqu'à la prochaine session de la Conférence des OING où l’on procède à une nouvelle élection.  Sauf si le remplacement intervient à moins d’un an de la fin du mandat du Président, ce remplacement est assimilé à l’accomplissement d’un mandat complet de trois ans. Le/la Président(e) prend alors le titre de « Président(e) par intérim ».

1.4.3.   La gouvernance des différentes instances  de la Conférence des OING est assurée par des représentant(e)s élu(e)s par les OING membres de la Conférence au cours d’une réunion plénière. Une fois élu, le représentant exerce sa fonction à titre personnel.

1.4.4    Au cas où l’OING qui l’a présenté aux élections venait à cesser ses activités ou à perdre son statut participatif, le/la représentant(e) élu(e) ne pourra plus exercer sa fonction au sein de la Conférence des OING.

1.4.5    La Conférence des OING se réunit en session au moins deux fois par an, de préférence, lors de sessions ordinaires de l'Assemblée Parlementaire du Conseil de l'Europe.

1.4.6    La réunion plénière de la Conférence est présidée par le/la Président(e) de la Conférence des OING. Le secrétariat de la Conférence des OING est chargé d’adresser par mail les convocations et l’ordre du jour au moins un mois avant la réunion plénière de la Conférence. Tout document destiné à la réunion sera publié dans les 2 langues (anglaise et française) sur le site de la Conférence et ainsi mis à la disposition des OING dotées du statut participatif au moins deux semaines avant la réunion.

1.4.7    Toute proposition de sujet soumise par un(e) délégué(e) d’une OING susceptible de présenter un intérêt pour la Conférence des OING et déposée au Secrétariat de la Conférence 30 jours avant la réunion de la Conférence, peut être soumise à la Conférence des OING après accord du Bureau. La Commission Permanente peut être saisie de questions urgentes et les inscrire à l’ordre du jour de la Conférence sans délai préalable.

1.4.8    Pour toutes les réunions plénières de la Conférence des OING, les délégué(e)s des OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe doivent émarger la liste de présence à l’entrée de la réunion. Ils/elles ont le droit de vote à raison d’une voix par OING.

1.4.9    Toutes les décisions de la Conférence des OING sont prises par vote à main levée, à la majorité relative des délégué(e)s présent(e)s. Le secret du scrutin peut être demandé par le/la Président(e) de la Conférence ou par un tiers des délégué(e)s présent(e)s.

1.4.10  Les OING qui se trouvent empêchées de participer à une réunion plénière de la Conférence des OING peuvent donner procuration à une autre OING pour voter en lieu et place, l’OING qui reçoit la procuration ne pouvant recevoir plus d’une procuration et ne pouvant ainsi disposer au total que de deux voies (avec la sienne propre)

1.4.11  Lors de ses réunions plénières, la Conférence ne statue valablement qu’en présence de la moitié des délégué(e)s. Toutes les décisions prises par la Conférence des OING doivent être mises à la disposition de ses membres, par écrit, au plus tard quarante-cinq jours après sa tenue.

2.       Bureau de la Conférence des OING

2.1       Composition du Bureau de la Conférence des OING

2.1.1    Le Bureau de la Conférence des OING est composé :

de ses membres avec voix délibérative :

-           le/la Président(e) de la Conférence,

-           de quatre Vice-Président(e)s, dont l’un(e) est chargé(e) de l’égalité entre les femmes et les hommes

-           les trois Rapporteurs de la Conférence

et un participant de plein droit avec voix consultative :

-           le/la Président(e) « d’OING-Service » qui est invité(e) à donner son avis sur tout sujet ayant un impact budgétaire.

2.2       Mandat du Bureau de la Conférence des OING

2.2.1    Le Bureau assure la mise en œuvre des décisions de la Conférence des OING et coordonne le travail mené au sein de la Commission Permanente.

2.2.2    Il est responsable de la mise en œuvre de la politique de communication interne et externe de la Conférence des OING.

2.2.3    Il est chargé de préparer les Ordres du jour des réunions de la Conférence des OING et de sa Commission Permanente.

2.3       Fonctionnement du Bureau de la Conférence des OING

2.3.1.   Les réunions du Bureau sont présidées par le/la Président(e) de la Conférence des OING ou par l’un(e) de ses Vice-Président(e)s.

2.3.2    Les membres du Bureau ayant voix délibérative (cf. article 2.1 du présent Règlement) sont élus sur proposition de l’OING qu’ils représentent auprès du Conseil de l’Europe, et exercent leur fonction à titre personnel.

2.3.3    En cas de démission ou d’empêchement définitif d’un membre du Bureau de la Conférence des OING, le siège vacant fait l’objet d’une nouvelle élection selon la procédure décrite au chapitre 5. Sur proposition du Bureau, la Commission permanente peut décider de ne pas organiser de nouvelle élection jusqu’à la fin du mandat de ce membre.

3.      Commission Permanente de la Conférence des OING

3.1       Composition de la Commission Permanente de la Conférence des OING

3.1.1    La Commission Permanente de la Conférence des OING est composée :

de ses membres avec voix délibérative :

-           le/la) Président(e), les quatre Vice-Président(e)s et les trois Rapporteurs de la Conférence,

-           les Président(e)s et Vice-Président(e)s des Commissions thématiques,

et des participants de plein droit avec voix consultative :

-           les Président(e) des Conseils d’experts,

-           le/la Président(e) « d’OING-Service »,

-           le/la Président(e) du Comité de vérification et de litige,

-           le/la Président(e) sortant(e) de la Conférence des OING pendant les trois années qui courent à compter de la cessation de ses fonctions pour permettre une continuité avec les actions et études engagées au cours de son mandat,

3.1.2    Les participants de plein droit de la Commission Permanente avec voix consultative interviennent dans les débats sur les sujets qui concernent l’instance qu’ils président.

3.1.3    Les responsables des groupes de travail (cf. §3.2.2) des commissions, les délégué(e)s chargé(e)s de mission par le/la Président(e) de la Conférence (cf. article 3.3.3 du présent Règlement) et à titre exceptionnel, d’autres délégué(e)s d’OING dotées du statut participatif peuvent être invité(e)s aux réunions de la Commission Permanente en qualité d’observateurs. Les personnes invitées donnent leur avis sur un sujet prévu à l’ordre du jour de la réunion.  

3.2       Mandat de la Commission Permanente des OING

3.2.1    La Commission Permanente est garante de la qualité des travaux menés au sein de la Conférence des OING. Elle assure la coordination entre la Conférence des OING et ses Commissions thématiques. Elle veille à la cohérence des travaux des Commissions thématiques ainsi qu’au respect des grandes orientations définies par la Conférence. Elle a un rôle de consultation et de proposition envers la Conférence des OING et son Bureau.

3.2.2    Elle valide la création et la fin du mandat de Groupes de travail au sein des Commissions thématiques. (cf. § 4.3.3)

3.2.3    Elle prend acte des projets de Résolutions et de Recommandations issues des Commissions thématiques et les soumet à la Conférence pour adoption en fonction de la stratégie politique globale de la Conférence des OING. En cas d’urgence, et en l’absence de réunion proche de la Conférence, elle peut adopter une Résolution ou une Recommandation au nom de la Conférence.

3.2.4    Elle définit les relations extérieures de la Conférence des OING auprès des institutions internationales, européennes et nationales, ainsi qu’auprès des médias.

3.2.5    Elle formule des avis sur la liste des OING auxquelles le Secrétaire Général a l'intention d'octroyer, de refuser ou de retirer le statut participatif.

3.2.6    Elle facilite le travail des Commissions thématiques en :

-           coordonnant le fonctionnement des Commissions thématiques et des Conseils d’expert,

-           organisant, tous les trois ans et lorsque c’est nécessaire, les scrutins relatifs aux élections du/de la Président(e) et des Vice-Président(e)s de chaque Commission thématique.

3.2.7    Elle valide la nomination des représentant(e)s de la Conférence aux différents comités directeurs et sous-comités du Conseil de l’Europe.

3.2.8    Elle suscite et valide l'élaboration de contributions émanant des Commissions thématiques, et s'assure qu'elles soient transmises aux autres instances du Conseil de l'Europe.

3.2.9    Elle coordonne les travaux relatifs aux questions administratives et financières de la Conférence des OING et de ses Commissions thématiques en liaison avec la Division de la Société civile du Conseil de l’Europe et l'Association « OING-Service ».

3.3       Fonctionnement de la Commission Permanente

3.3.1    La Commission Permanente se réunit, sauf exception, pendant les sessions de l’Assemblée Parlementaire et entre ces sessions si besoin est, ainsi que, si possible, à l’occasion des sessions du Congrès des Pouvoirs Locaux et Régionaux.

3.3.2    Les réunions de la Commission Permanente sont présidées par le/la Président(e) de la Conférence des OING ou par l'un(e) de ses Vice-Président(e)s.

3.3.3    Le/la Président(e) peut nommer, après consultation du Bureau de la Conférence, des Chargé(e)s de missions choisi(e)s parmi les délégué(e)s des OING dotées du statut participatif, qu'ils/elles soient membres ou non de la Commission Permanente, pour des missions spécifiques à durée déterminée.

3.3.4    Toutes les décisions de la Commission Permanente sont prises par vote à main levée, à la majorité relative des membres présents ayant une voix délibérative (une voix par membre). Le scrutin secret peut être demandé par le/la Président(e) ou par le tiers des membres présents ayant voix délibérative.

3.3.5    Le compte rendu des réunions de la Commission Permanente est publié dans les 2 langues sur le site de la Conférence dans les 45 jours qui suivent la réunion.

4.      Commissions

4.1      Composition des Commissions

4.1.1   Les réunions des Commissions thématiques sont ouvertes à toutes les OING dotées du statut participatif et aux ONG invitées.

4.2      Mandat des Commissions thématiques

4.2.1   Les Commissions thématiques ont pour but de faciliter la concertation des OING par secteurs d'intérêt, de présenter un interlocuteur commun à toutes les instances du Conseil de l'Europe et d'exercer ainsi  une participation plus efficace aux travaux de ces instances.

4.2.2   Ces Commissions thématiques prennent en compte les travaux du Conseil de l'Europe et font part au Conseil de l’Europe des préoccupations de leurs membres. Elles établissent leur plan de travail en cohérence avec les orientations et le(s) plan(s)  d’action de la Conférence des OING.

4.2.3   Chaque Commission traite ses thématiques spécifiques tout en veillant à coordonner ses activités avec les autres Commissions thématiques.

4.2.4   Sous réserve de l’arbitrage de la Commission permanente, chaque Commission thématique décide de sa participation aux Comités Directeurs et Groupes d’experts et aux Commissions de l’Assemblée Parlementaire et du Congrès des Pouvoirs Locaux et Régionaux.

4.3      Fonctionnement des Commissions thématiques

4.3.1   Les Commissions thématiques se réunissent pendant les Sessions de la Conférence des OING.

4.3.2   Chaque Commission thématique est animée par un(e) Président(e) et deux Vice-Président(e)s

4.3.3   Chaque Commission thématique peut proposer à la Commission Permanente la création de groupes de travail pour des thèmes spécifiques et pour une durée limitée. Placé sous la responsabilité directe du/de la Président(e) de la Commission thématique dont il dépend, chaque groupe de travail reçoit un mandat précisant ses attributions et les objectifs à atteindre. Il rend compte régulièrement de son activité au/à la Président(e) de la Commission thématique et diffuse le compte rendu de sa réunion dans un délai de trois mois. Il lui transmet les documents élaborés avant toute mise en oeuvre et diffusion éventuelles.

4.3.4   Chaque Commission thématique est tenue de présenter à la première réunion de l’année de la Conférence des OING, par écrit, un rapport sur ses activités. La Commission Permanente peut également demander aux Commissions thématiques de présenter des rapports intermédiaires de leurs activités, tant oraux qu'écrits.

4.3.5   En cas de démission ou d’empêchement définitif d’un(e) Président(e) ou d’un(e) Vice-Président(e) de Commission thématique, le siège vacant fait l’objet d’une nouvelle élection selon la procédure décrite au chapitre 5. Si le poste vacant est celui du/de la Président(e), un(e) Vice-Président(e) assure la fonction « ad interim ». Sur proposition du Bureau, la Commission permanente peut décider de ne pas organiser de nouvelle élection jusqu’à la fin du mandat.

5.      Elections

5.1      Principes généraux

5.1.1   Les membres de la Commission Permanente ayant voix délibérative (cf. article 3.1.1 du présent Règlement) sont élus par la Conférence des OING pour un mandat de trois ans.

5.1.2   Les candidatures sont ouvertes aux représentant(e)s des OING dotées du statut participatif auprès du Conseil de l'Europe, membres de la Conférence des OING au moment de l’appel à candidatures.

5.1.3   Une même OING ne peut détenir simultanément qu’un seul mandat électif donnant voix délibérative à la Commission Permanente. Par ailleurs, elle ne peut pas être candidate à deux élections se déroulant dans la même session de la Conférence.

5.1.4   Chaque élection est organisée en deux tours :

-          Dans le cas d’un scrutin uninominal, si aucune majorité absolue des suffrages exprimés ne se dégage au premier tour, un second tour se tient à la majorité relative entre les deux candidat(e)s ayant recueilli le plus de suffrages. En cas d’égalité des suffrages au second tour, est élu(e) le/la candidat(e) dont l’OING a la plus forte ancienneté dans la Conférence ou en cas d’ancienneté équivalente par tirage au sort.

-          Dans le cas d’un scrutin multinominal, les candidat(e)s ayant obtenu la majorité absolue des suffrages exprimés au premier tour sont élu(e)s. Si tous les postes n’ont pas été pourvus, un deuxième tour se tient à la majorité relative entre les candidat(e)s restant(e)s. En cas d’égalité, les règles ci-dessus s’appliquent.

A la différence des bulletins nuls, les bulletins blancs sont intégrés dans le calcul des suffrages exprimés. Est considéré comme nul tout bulletin comportant des ajouts quels qu’ils soient. Un bulletin blanc est un bulletin ne comportant aucun nom.

5.2      Procédure

5.2.1    Quatre-vingt dix jours avant la date de la séance de la Conférence des OING qui procédera à une élection, le Secrétariat de la Conférence lance un appel à candidatures auprès de toutes les OING dotées du statut participatif, à l’exception de celles qui ne peuvent se représenter (cf. articles 5.3.1, et 5.4.1 du présent Règlement).

5.2.2    Soixante jours au plus tard avant la date de la séance de la Conférence qui procédera à l'élection, les candidatures doivent parvenir au Secrétariat de la Conférence des OING. Chaque OING qui présente un(e) candidat(e) remplit et transmet au Secrétariat de la Conférence un formulaire de candidature qui doit revêtir la signature de son/sa Président(e) ou de son/sa Vice-Président(e) ou de son/sa Secrétaire Général(e) et en aucun cas la signature du/de la délégué(e) proposé(e) par l'OING concernée, même si celui/celle-ci occupe une de ces fonctions.

5.2.3    En outre, chaque candidature à la Présidence de la Conférence des OING doit non seulement être proposée par l'OING représentée, mais également être soutenue par un minimum de dix OING dotées du statut participatif, soutiens dont il sera fait part à la Commission Permanente. Chaque soutien doit être rédigé sur papier à en-tête de l'OING soutenant cette candidature, et doit revêtir la signature du/de la Président(e) ou du/de la Vice-Président(e) ou du/de la Secrétaire Général(e) de ladite OING et en aucun cas la signature du/de la délégué(e) proposé(e) par l’OING concernée, même si celui/celle-ci occupe une de ces fonctions. Une OING ne peut soutenir qu'une seule candidature à la Présidence.

5.2.4    Le Comité de vérification et de litige examine dans les meilleurs délais la régularité de chaque candidature (cf. article 6.3 du présent Règlement).

5.2.5    Les candidat(e)s retenu(e)s par le Comité de vérification et de litige doivent pouvoir effectuer, au cours des semaines qui précèdent les élections, une campagne d'information auprès de toutes les OING dotées du statut participatif. Les modalités de cette campagne sont validées par la Commission Permanente sur proposition du Comité de vérification et de litige.

5.2.6    Les bulletins de vote sont remis aux délégué(e)s des OING au moment de l'émargement de la Conférence des OING. L'élection a lieu par vote secret après que chaque candidat(e) se soit présenté(e) devant la Conférence, la Commission Permanente fixant le temps de parole pour chaque candidat(e), après avis du Comité de vérification et de litige, en fonction du nombre de candidatures.

5.2.7    Les opérations de vote sont supervisées par quatre scrutateurs désignés par la Conférence des OING parmi les délégué(e)s des OING n'ayant pas fait acte de candidature, assistés par un représentant du Secrétariat de la Conférence des OING et en présence d’un membre du Comité de vérification et de litige. Les bulletins de vote sont dépouillés immédiatement après le vote. Il est dressé un procès-verbal de ce dépouillement qui doit mentionner le nombre total de bulletins de vote ainsi que le nombre des bulletins blancs ou nuls.

5.3       Election du/de la Président(e) de la Conférence des OING

5.3.1    Le/la Président(e) de la Conférence des OING est élu(e) pour un mandat de trois ans par la Conférence.  Le/la candidat(e) à la Présidence de la Conférence des OING doit obligatoirement avoir fait partie d’une Commission Permanente précédente. Il/elle ne peut dépasser deux mandats consécutifs de Président(e) et ne pourra poser sa candidature à un poste quelconque du Bureau qu’après un délai au-moins égal à sa présence ininterrompue au Bureau.

5.4       Election des Vices-Président(e)s et des Rapporteurs de la Conférence des OING

5.4.1    Les trois Vices-Président(e)s, le/la Vice-Président(e) chargé(e) de l’égalité entre les femmes et les hommes et les trois Rapporteurs de la Conférence des OING sont élu(e)s pour un mandat de trois ans par la Conférence. Un(e) Vice-Président(e) ou un Rapporteur ne peut dépasser deux mandats consécutifs. A l’issue de cette période, un(e) ancien(ne) Vice-Président(e) ou Rapporteur ne peut poser sa candidature à un poste au Bureau, à l’exception de celui de Président(e) de la Conférence, qu’après l’écoulement d’un délai de six ans.

5.4.2    L'élection du/de la Président(e) de la Conférence précède celle des Vice-Président(e)s qui est elle-même suivie par celle des Rapporteurs.

5.4.3     La présentation des candidat(e)s et les scrutins interviennent à la suite de l'approbation du rapport d'activité de la Commission Permanente.

5.5       Election des Président(e)s et des Vice-Président(e)s des Commissions thématiques

5.5.1    Chaque Commission thématique est animée et représentée par un(e) Président(e) et deux Vice-Président(e)s, élu(e)s pour un mandat de trois ans, chacun d’eux ne pouvant dépasser deux mandats consécutifs dans une même commission.

5.5.2    Ces Président(e)s et Vice-Président(e)s sont élu(e)s par la Conférence des OING.

5.4.3    L'élection des Président(e)s des commissions précède celle des Vice-Président(e)s.

6.       Comité de vérification et de litige

6.1        La Conférence des OING désigne en son sein, pour un mandat de trois ans, sur proposition du/de la Président(e) de la Conférence et après avis du Comité sortant, un Comité vérification et de litige composé de cinq membres, dont aucun n’est membre avec voix délibérative de la Commission Permanente. Une même personne ne peut être membre du Comité pendant plus de deux mandats consécutifs.

6.2       Le Comité de vérification et de litige désigne en son sein son/sa Président(e) qui siège avec voix consultative à la Commission Permanente.

6.3       Ce Comité est chargé :

-           de procéder à la vérification des candidatures visées par le chapitre 5 du présent Règlement et de suivre les procédures de chacune de ces élections, avec l’aide d'un représentant du Secrétariat de la Conférence des OING,

-           de régler tout litige qui pourrait naître de l’application du présent Règlement et plus largement dans le fonctionnement des instances de représentation des OING.

6.4       Le relevé de conclusion des séances du Comité est présenté à la Commission Permanente, puis est publié sur le site internet de la Conférence des OING.

6.5       Si un membre du Comité est candidat à une élection au sein des instances de la Conférence, il suspend temporairement sa participation aux séances du comité qui traite de cette élection.

7.       Procédure de modification du Règlement de la Conférence des OING

7.1       Toute proposition de modification à ce Règlement doit être déposée par écrit et diffusée à toutes les OING dotées du statut participatif au plus tard soixante jours avant la date de la prochaine séance de la Conférence des OING.  Elle doit être adoptée par une majorité des deux-tiers des membres votants.

7.2       Tout Règlement régulièrement voté par la Conférence des OING annule et remplace les versions précédentes.